L’organisation comptable est hiérarchisée.
Cette hiérarchisation comprend cinq niveaux globaux, qui se suivent dans le temps, regroupés en deux grandes phases.
Phase 1 : activité quotidienne
- Niveau 1 : enregistrement des pièces justificatives (bons de commande, factures, notes de frais...) ;
- Niveau 2 : tenue du journal (Nous allons répertorier chaque transaction, appelée « écriture ». Une même écriture se répétera sur chacun des comptes [compte de résultat, compte d’exploitation...].).
Chaque écriture comprend un débit ET un crédit, car s’il s’agit d’un débit (pour l’achat d’un bien marchand par exemple), il y a crédit en termes d’actif (on gagne un bien) et si il y a crédit (pour la vente d’un bien marchand par exemple), il y a débit en termes d’actif (On fait entrer du chiffre d’affaires, mais on cède un bien marchand.).
- Niveau 3 : report général (Il s’agit d’automatiser le stockage de chaque donnée dans chacun des comptes.).
Phase 2 : contrôle et fin d’exercice
- Niveau 4 : solde tout compte et balance (Il s’agit d’éditer la balance entre les débits et les crédits pour vérifier qu’il n’y ait pas d’oublis ou d’incohérences.) ;
- Niveau 5 : bilan comptable et compte de résultat. Dans ce dernier niveau, le comptable va faire une synthèse du patrimoine de l’entreprise en différenciant les actifs (biens possédés par l’entreprise) et les passifs (dettes contractées par l’entreprise).
Il va finalement mesurer l’activité de l’entreprise grâce au compte de résultat, qui fait la différence entre les charges et les produits et permet de distinguer un résultat en bénéfice ou en perte.