I) Définition
Le processus d'achat désigne les actions réalisées par une entreprise dans le but d'obtenir des produits ou des services en se fournissant à l'extérieur. Ces produits se destinent au maintien des activités commerciales de l'entreprise.
Les processus d'achat concernent autant les achats stratégiques que les achats non-stratégiques.
II) Enjeux de l'achat stratégique
L'achat stratégique assure les besoins de la stratégie commerciale de l'entreprise en l'approvisionnant des matériaux de base, indispensables à son cœur d'activité.
L'achat stratégique contribue au maintien de l'avantage concurrentiel grâce à l'analyse de la demande clientèle et du marché de l'approvisionnement. Elle permet aussi d'analyser les concurrents.
Par ailleurs, le plan d'approvisionnement stratégique implique quelques paramètres :
L'outil d'approvisionnement à privilégier ;
Les relations à établir ;
Les offres de fournisseurs à étudier.
III) Enjeux de l'achat non-stratégique
L'achat non-stratégique assure l'approvisionnement en matériaux directs et matériaux indirects. Les premiers constituent l'ensemble ou une partie des produits et services proposés par l'entreprise à ses clients. Les seconds sont exploités au sein de l'entreprise. En tout cas, ces matériaux sont utilisés dans les activités assurant le fonctionnement interne de l'entreprise.
Une bonne gestion des processus d'achat signifie rentabilité et productivité pour l'entreprise. Malgré les difficultés et les contraintes des processus d'achat, un gain de temps et de budget est à prévoir si les processus sont construits méthodiquement.
IV) Les étapes du processus d'achat
Les processus d'achat débutent par l'identification des besoins de l'entreprise. La rédaction d'un cahier des charges détaille les spécificités du service ou du produit à acheter ainsi que les conditions d'achat :
Description et caractéristiques du produit ;
Conditions commerciales (prix, conditions de règlement des factures, etc.) ;
Critères à remplir par les fournisseurs.
Le processus se poursuit par la recherche et le choix des fournisseurs. Une première sélection s'impose concernant la zone géographique, la qualité du produit proposé et la collecte d'informations concernant les fournisseurs.
Un appel d'offres est diffusé et l'entreprise peut par la suite procéder à l'analyse des offres en se basant sur plusieurs critères :
La qualité de l'offre ;
Le coût ;
Le délai de livraison proposé.
La négociation précède le passage de commande et la contractualisation. Une fois le contrat signé, le fournisseur livre le produit et les processus d'achat se terminent par un contrôle de conformité du produit livré avec le cahier des charges.