Légende de la leçon
Vert : définitions
Introduction
Accueillir et intégrer un nouveau collaborateur est une phase importante pour le salarié, comme pour l'entreprise. Cela permet au nouveau salarié de se sentir à l'aise, d'arriver dans un cadre de confiance et d'être opérationnel rapidement.
Cette phase commence avant l’arrivée du salarié et se continue plusieurs mois après son embauche dans l’entreprise.
L'intégration permet également au nouveau salarié de s'approprier plus facilement les codes de l’entreprise, ses fonctions, de se situer dans les différents processus opérationnels de l'entreprise et de faire connaissance avec ses nouveaux collègues.
Pour l'entreprise, cela permet de favoriser la rétention des nouveaux collaborateurs et de réduire le taux de départs anticipés (départs durant une période d'essai). C'est aussi un moyen pour favoriser le bien-être et la motivation.
On parle souvent de processus d'onboarding qui signifie embarquement du point de vue littéraire, et désigne du point de vue des ressources humaines une phase d'intégration où le salarié aura un parcours d'accueil et d'intégration optimisé.
I. Les différentes phases
1) La préparation
C’est une phase importante, car elle montre le sérieux et prouve la crédibilité de l’entreprise. En effet, une mauvaise préparation dénote une mauvaise gestion et un manque de rigueur au sein de la société.
En amont de l’arrivée d’un nouveau collaborateur, il faut :
- prévoir un temps pour les formalités administratives, c'est-à-dire tous les documents nécessaires pour établir le contrat de travail, remplir la DSN, noter son arrivée sur le registre unique du personnel, etc. ;
- vérifier que tous les outils mis à disposition du nouveau salarié soient prêts et en état de fonctionnement (badge, téléphone, ordinateur…) ;
- préparer son poste de travail. Il faut que le salarié se sente attendu, qu’il ait un bureau attribué ;
- prévenir l’équipe de l’arrivée d’un nouveau collègue en détaillant son profil, ses futures fonctions, etc. ;
- communiquer avec le futur salarié sur ses horaires, la posture à adopter, la tenue vestimentaire et le déroulé de sa première journée.
2) L’accueil
Cette phase permet au nouvel arrivant de se sentir en confiance au sein de l’entreprise et d’avoir le sentiment qu’il est le bienvenu. Pour cela il faut :
- finaliser les formalités d’embauche ;
- lui donner sa fiche de poste et le livret d’accueil ;
- lui faire la visite de l’entreprise et lui montrer son poste de travail ;
- lui présenter l’équipe avec laquelle il va travailler et les fonctions de chacun ;
- lui attribuer une personne référente si besoin ;
- faire un point/bilan en fin de journée pour connaître le ressenti du nouveau collaborateur après cette première immersion.
3) Le suivi
L’intégration d’un nouveau salarié continue plusieurs mois après son arrivée. Cette phase alterne les périodes de suivi et celles de formations. En effet, pour qu’un salarié soit heureux, il faut lui apporter la formation adéquate à son poste de travail et lui octroyer des moments d’échanges avec la direction durant lesquels il peut poser les questions qui sont restées en suspens.
Pour le suivi, il faut positionner dans le planning du salarié les entretiens, les bilans, les réunions diverses et les dates de formations. Il est important aussi d’instaurer une fiche de suivi qui retrace la montée en compétences du salarié. Cette fiche peut être remplie à chaque entretien avec la direction. Cela permet de suivre l’évolution du nouveau collaborateur.
II. L’importance de l’intégration d’un salarié
1) Enjeu pour la société
- La fidélisation du salarié à son entreprise. Plus le nouveau collaborateur se sentira en adéquation avec son entreprise, plus il voudra rester au sein de cette dernière.
- L’attrait de l’entreprise. Le turn-over est un élément néfaste à l’image de marque de la société. Les futurs salariés se renseignent et c’est un point déterminant dans leur choix. S’il y a trop de turn-over, c’est qu’il y a un problème au sein de la société.
À savoir
80 % des nouveaux salariés décident dans les six premiers mois s’ils restent ou non.
La performance économique de l’entreprise. Un salarié motivé est bien plus performant et a envie de s’impliquer pour augmenter le chiffre d'affaires de la société pour laquelle il travaille.L’ambiance au sein même de l’entreprise. Si les employés sont heureux au travail, le climat social s’en trouve apaisé et serein. Les conflits sociaux disparaissent.
2) Enjeu pour le salarié
- Plus de motivation. Un salarié heureux est un salarié qui travaille et qui s’implique et s’engage dans ses tâches professionnelles.
- Le sentiment d’appartenance à la société. Ce sentiment est très en vogue avec l’apparition du team building, des journées d’intégration. Il y a une sorte de corporatisme. On partage les mêmes valeurs que son entreprise.
- Être opérationnel plus rapidement. Si le salarié se sent bien dans son nouveau poste de travail, il va apprendre plus vite et vouloir réussir sans tarder.