I) Définition
Une messagerie électronique est un outil numérique permettant d’envoyer des messages électroniques (des e-mails). Les messageries électroniques sont composées de différentes fonctionnalités selon l’éditeur qui les a créées.
II) Les fonctionnalités d’une messagerie électronique
- Carnet d’adresses : recenser et organiser les contacts
- Dossiers : trier et classer les différents mails suivant ses préférences
- Règles de filtrage : quel mail vous recevez, quel mail vous ne recevez pas
- Liste de diffusion : pour créer des mails groupés
- Signature électronique : pour qu’à chaque fin de mail apparaissent les coordonnées de façon automatique.
- Note de service : permet de transmettre une information dans le sens hiérarchie/personnel. La note de service peut être en format physique (papier) ou électronique.
- Tableau de bord : permet de transmettre des informations par rapport au suivi des objectifs de l’entreprise. Le tableau de bord est l’outil principal du manager, c’est ce qui lui permet de prendre des décisions et de suivre les données cruciales de l’entreprise.
- Procès-verbal : permet de reprendre par écrit tout ce qui a été dit et décidé pendant une réunion de direction.
- Rapport : un rapport ou une « note de synthèse » ou encore un « compte-rendu » est un document qui reprend un problème avec une analyse et propose une ou plusieurs solutions. Le rapport peut être physique et/ou numérique.
III) Rédiger un rapport
Un rapport est fait à la demande d’un supérieur hiérarchique. Il peut y avoir deux types de rapport :
Rapport d’étude (pour analyser en amont une décision)
Rapport d’opportunité (pour justifier une décision importante)
Ces deux types de documents (rapports, notes de synthèse ou comptes-rendus) permettent de faire des synthèses et du suivi. Ils aident à planifier les prochains objectifs et les prochaines missions. Enfin, ils permettent de garder une trace écrite des décisions, ainsi que des justifications des décisions qui ont été prises.
IV) PowerPoint
Très utilisé en entreprise comme pendant les études, le PowerPoint permet de présenter des diaporamas à plusieurs personnes à la fois en présentiel et à distance. Un des substituts de PowerPoint est Prezi.
V) Messageries instantanées
Plusieurs types de messageries instantanées existent : le SMS, le MMS, mais aussi les messageries des réseaux sociaux et les plus récentes telles que Slack.
Il existe d’autres formes de communication écrite : les affiches, les contenus informationnels, les livrets, les journaux internes...