I) Définition
Les outils collaboratifs désignent les moyens techniques permettant de communiquer et d'échanger des informations et des documents au sein d'une entreprise. Il s'agit, en général, de logiciels et d'applications installés sur le réseau informatique interne ou accessibles en ligne.
II) Enjeux
Les outils collaboratifs simplifient le travail des salariés en tout point :
Accéder aux documents partout et à tout moment grâce aux outils de partage de fichiers en ligne ;
Améliorer les échanges entre collaborateurs en s'informant en temps réel sur l'avancement du projet via un outil de gestion de projet.
Optimiser l'autonomie, la créativité et le dépassement de soi, ce qui est à l'origine de à % de productivité supplémentaire ;
Accélérer les prises de décision grâce aux échanges qui se font en temps réel ;
Gain de temps parce que les équipes ne doivent pas forcément se déplacer pour des réunions en présentiel ;
Fédérer les équipes et booster le sentiment d'appartenance malgré des distances géographiques entre les différentes branches de l'entreprise.
III) Les outils de partage de travail
Google Drive, Dropbox, Microsoft SkyDrive, OneDrive et Office sont parmi les principaux outils de sauvegarde et de partage de fichiers en ligne.
Au-delà du simple partage, ils présentent diverses fonctionnalités intuitives et indispensables, par exemple l'archivage automatique, la compression des documents volumineux, etc.
IV) Les outils de communication
Les principaux outils collaboratifs de communication comprennent entre autres Messenger, WhatsApp ou encore Slack. Ils servent à envoyer et à recevoir des messages individuels ou de groupe.
Les réseaux sociaux d'entreprise favorisent également le travail en équipe tout en développant des liens sociaux entre collègues, notamment en s'en servant pour organiser des événements, un afterwork, etc.
% des entreprises françaises ont investi dans un réseau social d'entreprise selon les chiffres de et ces chiffres ont largement évolué depuis.
Il existe actuellement plusieurs réseaux sociaux d'entreprise : Yammer, BlueKiwi, Tibbr, Jive, etc. Bientôt, le groupe Meta de Mark Zuckerberg va lancer Workplace by Facebook (initialement appelé Facebook at Work).
Cette digital Workplace rassemblera l'ensemble du personnel sur une même plateforme. C'est la version professionnelle de Facebook.
Les outils collaboratifs dédiés aux vidéoconférences font aussi partie des outils de communication indispensables.
Microsoft Office Live, Skype, Glowbl ou encore Meeting permettent ainsi de garder le contact avec des interlocuteurs à distance avec des fonctionnalités d'animation d'équipes, de personnalisation de l'environnement de « réunion », etc.