I) Définition
L'appel d’offres se définit comme la procédure à travers laquelle un acheteur demande à des prestataires de lui faire une proposition commerciale.
L'appel d’offres en question est alors diffusé pour répondre à un besoin spécifique de produit ou de service. L'acheteur établit un cahier des charges présentant les caractéristiques de la prestation ou du produit attendu.
Les entreprises prestataires se mettent quant à elle en concurrence pour que l'acheteur choisisse celle qui répond le mieux à ses besoins, conformément aux critères établis dans le cahier des charges.
II) Appels d'offres publics
Le Code de la Commande Publique encadre les appels d'offres publics. Il exige un strict respect de la réglementation. Les procédures sont relativement contraignantes et les entreprises postulantes disposent toutes des mêmes chances parce que le processus est strictement balisé.
La diffusion de publicité suffisante (notamment sur des plateformes dédiées, en ligne) est obligatoire pour les acheteurs publics afin de déclencher la mise en concurrence.
Et si un fournisseur veut, par exemple mieux comprendre l'offre et lever des ambiguïtés, il devra faire parvenir un courrier à l'acheteur public pour soulever les points concernés.
Les réponses et explications seront ensuite envoyées à tous les prestataires ayant retiré le dossier.
En tout cas, les fournisseurs peuvent facilement prospecter sur des appels d'offres publics. Ils peuvent répondre en ligne aux marchés qui les intéressent.
III) Appels d'offres privés
Les appels d'offres privés se mettent en place dans un cadre moins strict. Les acheteurs peuvent organiser leur processus d'appel d'offres de manière totalement libre et autonome. Cependant, le traitement des offres n'est pas forcément aussi transparent et objectif que sur les marchés publics.
Évidemment, malgré une certaine liberté, l'acheteur privé doit décrire clairement sa procédure pour rester crédible face aux fournisseurs.
Par ailleurs, les prestataires intéressés peuvent poser facilement des questions à l'acheteur sans pour autant voir les réponses envoyées à la concurrence. L'acheteur est également plus à l'écoute des fournisseurs.