Parties du référentiel concernées
Cette leçon vous aidera dans l’étude du bloc de compétences 2 « Conception et mise en œuvre de solutions de communication », au niveau de l’activité « Achats et relations avec des prestataires ».
Objectif du cours
Contribuer à la construction et à la commercialisation d’offres médias et/ou digitales innovantes.
Plan de cours
Introduction
I. Le recours aux prestataires
II. Définition
III. Appels d’offres privés et publics
IV. Publication des appels d’offres
V. Procédure des appels d’offres
VI. Exemples
Introduction
Dans le cadre de la conception et de la production des moyens nécessaires à la mise en place d’un projet de communication, l’agence de communication doit interagir avec plusieurs acteurs.
En effet, la mise en œuvre d’un projet de communication suppose la mobilisation de compétences, de ressources matérielles et de techniques diverses.
Or, rares sont les agences qui possèdent en interne des acteurs aussi diversifiés en raison d’un manque de compétences, de temps ou de moyens matériels.
I. Le recours aux prestataires
La sélection des prestataires ayant les compétences externes nécessaires à la réalisation du projet de communication est une des étapes clés dans la mise en œuvre d’un projet de communication.
Il s’agit alors de mettre en place un plan de prospection, afin de rechercher les prestataires extérieurs capables de répondre aux besoins déclarés.
Aussi, les annonceurs et les agences-conseils en communication doivent alors sous-traiter les compétences en externe, en ayant recours à des prestataires ou des fournisseurs spécialisés à même d’apporter l’expertise recherchée.
II. Définition
Un appel d’offres désigne une procédure par laquelle un acheteur potentiel interroge différents prestataires ou fournisseurs, dans le but de leur faire une proposition commerciale en réponse à un besoin de prestations et en respectant les différents critères indiqués dans un cahier des charges préétabli.
La procédure d’appel d’offres est obligatoire dans le cadre des marchés publics.
III. Appels d’offres privés et publics
L'appel d'offres peut être aussi bien public que privé.
1) Appels d’offres privés
Les appels d'offres privés concernent surtout les échanges en B to B, autrement dit entre entreprises.
Il s’agit de mettre en concurrence plusieurs prestataires en vue de choisir la meilleure offre en fonction de différents critères établis par l’acheteur et inscrits dans le cahier des charges.
La consultation peut prendre la forme d’une simple demande de devis.
Toutefois, la remise d’un cahier des charges est essentielle si la demande de prestation est complexe et nécessite d’être détaillée.
La recherche et l’identification des prestataires peuvent se faire par la mise en place d’une veille informationnelle, autrement appelée sourcing.
La sélection du prestataire peut se faire à partir d’une grille d’évaluation connue de tous qui listera différents critères, tels que :
- la date de création et l’ancienneté de l’entreprise du prestataire ;
- son niveau d’expertise et son expérience dans le domaine concerné ;
- sa réputation et sa fiabilité ;
- la qualité de ses services ;
- ses équipes et leurs organisations ;
- sa plus-value stratégique ou créative ;
- ses prix ;
- le respect des délais de fabrication et/ou de livraison ;
- ses conditions de vente ;
- ses délais…
L’ensemble de ces prestataires constitue un réseau qui s’entretient et s’enrichit au fil des projets. Il convient de maintenir à jour ce réseau en créant et en actualisant un fichier ou une base de données des prestataires.
2) Appels d’offres publics
Dans ce cas, l’annonceur est un organisme public ou parapublic.
Ces appels d’offres sont surtout utilisés dans le cas d’une passation d’un marché public.
Il s’agit d’une procédure par laquelle une collectivité publique fait appel à des entreprises pour répondre à des marchés spécifiques.
Contrairement aux marchés privés, les marchés publics doivent se faire par le biais d’un appel d’offres. Autrement dit, le demandeur est dans l’obligation de transmettre publiquement l’information selon laquelle il recherche une entreprise.
Les appels d'offres publics sont plus réglementés et soumis aux règles plus ou moins contraignantes du pays où ils sont lancés.
IV. Publication des appels d’offres
Les appels d’offres peuvent être publiés sur divers supports, le but étant que chaque entreprise puisse être informée des besoins de l’acheteur et lui soumettre sa candidature.
Le seul cas où l’entreprise peut être choisie directement par l’acheteur concerne des travaux inférieurs à 40 000 €. Passé ce seuil, l’acheteur est dans l’obligation de publier son appel d’offres sur des supports officiels consultés par les entreprises. Ces dernières pourront ensuite soumettre leur candidature à l’acheteur qui, après une procédure extrêmement précise, fera son choix définitif.
V. Procédure des appels d’offres
Un appel d’offres consiste en la rédaction d’une demande aux différents fournisseurs et se résume la plupart du temps à une commande concernant une prestation, sa rémunération, ses délais et ses conditions de règlement.
En principe, la procédure d’appel d’offres se déroule en deux phases principales :
- la première phase consiste à analyser les entreprises susceptibles d’être retenues ;
- la deuxième phase est dédiée à l’analyse des offres reçues.
VI. Exemples
Les prestataires qui peuvent être contactés dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de communication :
- en print : les graphistes, les photographes, les imprimeurs, les sérigraphes, les gestionnaires de fichiers… ;
- au niveau du Web : les infographistes, les hébergeurs, les spécialistes du référencement, les spécialistes de l’e-mailing… ;
- en audiovisuel : les sociétés de production… ;
- pour l’achat d’espaces médias : les régies ;
- pour l’organisation d’événements : les designers d’espace, les fabricants d’objets et supports publicitaires, les traiteurs, les agences d’hôtesses…