I) Définition
Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive dans une entreprise, ce dernier doit être intégré de différentes manières. D'abord, « administrativement » : le nouveau collaborateur doit être déclaré aux organismes compétents. Ensuite « socialement » : le nouveau collaborateur doit être « on-boardé » comme il faut pour faciliter son intégration auprès des équipes de travail et sa prise de poste, et favoriser son efficacité dans ses missions.
II) Les formalités administratives d’embauche
Avant d’arriver dans l’entreprise, le nouveau collaborateur doit être déclaré comme nouveau travailleur de l’entreprise auprès d’organismes spécifiques. C’est ce qu’on appelle la déclaration préalable à l’embauche (DPAE), qui est une procédure obligatoire lors d’un recrutement.
Objectifs et spécificités de la DPAE
- Doit être réalisée dans les 8 jours précédant l’embauche
- Permet de déclarer le nouveau collaborateur
- Permet de déclarer le nouveau collaborateur auprès des organismes sociaux (CPAM)
- Permet de déclarer le salarié auprès de la médecine du travail
Avec cette déclaration préalable à l’embauche, le nouveau collaborateur est finalement déclaré auprès de l’URSSAF (Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocation Familiales) ou de la MSA (Mutualité Sociale Agricole) selon le régime de l’entreprise.
Côté entreprise, le service RH de l’entreprise devra mettre à jour son SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) et communiquer l’arrivée d’un nouveau collaborateur.
III) Processus d’intégration et onboarding
Après avoir été embauché, le nouveau collaborateur doit être intégré à l’entreprise. Étant donné qu’il ne connaît personne et très peu l’entreprise, des moyens et des outils doivent être mis en place pour faciliter l’intégration de ce dernier. On parle alors de réussir l’onboarding et de processus d’intégration.
Outils et moyen pour préparer l’intégration
Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur :
- Attribution d’un nouveau bureau
- Attribution du matériel : ordinateur et autres matériels spécifiques
- Annoncer l’arrivée du collaborateur
- Préparer un kit d’accueil : livret, badge, guide, etc.
Accueillir le nouveau collaborateur :
- L’accompagner dans son arrivée dans l’entreprise
- Lui présenter son matériel et son poste de travail
- Le faire participer à des formations internes
- Lui présenter les équipes de travail
- L’accompagner dans ses missions
- Lui attribuer un mentor/un superviseur
Suivre l’intégration du nouveau collaborateur :
- Faire des bilans avec le nouveau collaborateur
- Le faire participer à de nouvelles formations selon ses besoins
- Le faire évoluer dans ses missions