I) Définition
La qualité du travail administratif permet à l'entreprise d'avoir une meilleure traçabilité de l'information, une meilleure rentabilité, une meilleure coordination entre les collaborateurs de l'entreprise et de rendre plus efficients les échanges avec les parties prenantes.
II) Le tableau de répartition des tâches
Pour optimiser le travail administratif, il est important de réaliser un tableau de répartition des tâches (TRT) des membres du service. Ce tableau va permettre de lister clairement le temps passé sur chaque tâche administrative par les différents opérateurs.
III) Optimiser le travail administratif
Pour optimiser le travail administratif des opérateurs et l'organisation des tâches, il est possible d'utiliser la méthode QQOQCP autour de l'organisation administrative déjà en place :
Comment sont réalisées les tâches ?
Qui s'occupent de quoi ?
Quand sont gérées les différentes tâches ?
Où sont stockées les informations traitées ?
Quels sont les coûts liés à la gestion administrative ?
En menant cette étude par la méthode QQOQCP, il sera possible de mieux comprendre l'état actuel du service administratif et il sera possible de mieux déterminer les axes d'améliorations possibles.
IV) L'évaluation des informations administratives
Pour être correctement traitées, les informations administratives peuvent être évaluées et classifiées de différentes manières :
Par séquence : unique ou multiple ;
Par périodicité : régulière ou ponctuelle ;
Par caractère : collectif ou individuel ;
Par dominance : d'organisation ou de communication ;
Par origine : interne ou externe ;
Par traitement : manuel ou automatisé.
V) Les outils pour gérer les informations administratives
Différents outils internes ou externes peuvent être utilisés pour gérer les informations administratives :
Les fiches processus ;
Les listes de contrôle ;
Les plannings ;
Les modes opératoires ;
Les tableaux de suivi ;
Les graphiques et les schémas ;
Les solutions SaaS, ERP et GPI.