I) Définition
Le contrat se définit comme un accord de volonté entre au moins deux parties, qui s’engagent l’une envers l’autre à des obligations respectives. Cet accord peut être bilatéral (deux parties) ou multilatéral (plus de deux co-contractants).
Le contrôle et le suivi des contrats représentent l’ensemble des mécanismes mis en œuvre pour surveiller la bonne exécution des termes contractuels. Ils sont effectués pour diagnostiquer les éventuels abus qui subsistent dans les clauses d’un contrat.
II) Avantages
Contrôler et suivre les contrats permet d’assurer le respect par les parties contractantes de leurs obligations respectives. Par ailleurs, le processus assure une bonne reconduction des contrats sans aucun risque. Le contrôle oblige également les parties prenantes à dénoncer des clauses quand elles semblent abusives, voire illégales. C’est une stratégie qui garantit la bonne gestion d’un contrat.
III) Enjeux
Le contrôle et le suivi des contrats sont généralement effectués grâce à des indicateurs qui sont préalablement fixés par l’équipe de gestion. Cependant, pendant l’exécution des engagements, les données peuvent être influencées par divers facteurs imprévus, voire irrésistibles, notamment dans les situations de force majeure. À cet effet, l’équipe de contrôle doit pouvoir adapter les indicateurs aux nouvelles réalités du contrat.
IV) Fonctionnement
Le suivi des contrats est du ressort des directions juridiques des entreprises. Le personnel de cette direction s’assure que les engagements de chaque partie sont respectés. Cette pratique leur permet aussi de se concentrer sur les obligations de leur propre entreprise.
Le suivi du contrat peut être mis en œuvre avec un logiciel dédié. Il s’agit par exemple du logiciel Excel, qui est souvent utilisé par beaucoup de gestionnaires de contrat. Il permet d’avoir un œil sur les contrats en cours d’exécution, les clauses en cas de révision, leurs dates d’échéance, etc.
V) Cadre juridique
Le juge est le garant du contrôle et du suivi des contrats. Il intervient quand l’ordre public est atteint ou lorsque l’une des parties co-contractantes n’assume pas les responsabilités qui lui incombent. Le juge n’agit que sur la demande d’une des parties du contrat. Il interprète les clauses et identifie les éventuels abus, auxquels il apporte des solutions.
Cependant, il est strictement interdit au juge d’effectuer des modifications des termes du contrat. En réalité, le juge ne fait que des recommandations. Il ne fait pas partie du contrat et n’est donc pas éligible à décider des clauses.