Afin de régir les possibilités et obligations des différentes parties, des documents commerciaux doivent être édités.
Toute prestation touristique est accompagnée de documents commerciaux. Ces documents sont définis par le Code du tourisme.
Ces documents peuvent être imprimés ou dématérialisés (nous parlerons alors de e-documents) afin d’être fournis au client.
Parmi ces documents, certains sont facultatifs quand d’autres sont obligatoires.
Les quatre documents à obligatoirement fournir au client dans le cadre d’une prestation touristique sont les suivants :
Devis
Il s’agit d’un document commun dans le monde du commerce. Il permet au vendeur de récapituler les demandes du client et d’évaluer un prix. Une fois le devis édité, il est soumis au client pour validation. Cette éventuelle validation de la part du client donnera lieu à l’édition du contrat de vente.
Contrat de vente
Le contrat de vente reprend les éléments du devis avec un prix définitif. Il détaille les conditions conclues entre le vendeur et le client et permet d’officialiser la transaction. Il s’agit d’un document juridique qui engage les parties dès signature : le vendeur s’engage à fournir la prestation demandée par le client (dans le cadre d’un contrat de vente pour une prestation touristique, il y a obligation de résultat). Le client, quant à lui, s’engage à effectuer le règlement en temps et en heure. Un acompte est souvent demandé lors de la signature du contrat de vente.
Carnet de voyage
Davantage marketing que juridique, le carnet de voyage permet au vendeur de regrouper dans un carnet l’ensemble des documents qui seront nécessaires au client pour profiter pleinement de sa prestation. Ce carnet contient donc, par exemple les différents titres de transports préachetés, le programme journalier une fois sur place, ou encore les conditions de l’assurance éventuellement souscrite par le client.
Facture
La facture reprend le détail des coûts de la prestation et est obligatoirement remise au client. Celui-ci devra s’en acquitter en fonction des délais de règlement préalablement convenus avec le prestataire de voyage.