I) Enjeux du référencement fournisseurs
Les services achats d'une entreprise optimisent les coûts en évitant les dépenses inutiles grâce au choix et au référencement des fournisseurs. À long terme, il permet d'anticiper l'évolution des chiffres d'affaires afin d'améliorer la rentabilité de l'entreprise.
Quatre enjeux majeurs motivent les services achats à bien référencer les fournisseurs :
Gagner du temps puisque chaque fournisseur est qualifié ;
Limiter les risques grâce à une sélection restreinte qui privilégie les fournisseurs de confiance sur le long terme ;
Augmenter le pouvoir de négociation avec moins de fournisseurs, plus de volume d'achat et naturellement baisse du coût des commandes ;
Challenger périodiquement les fournisseurs afin de dynamiser les échanges.
II) Comment référencer les fournisseurs ?
Une phase de négociation est indispensable avant le référencement fournisseurs proprement dit. Une relation de confiance doit être en place en se basant sur des éléments concrets :
Tarifs globaux compétitifs ;
Délais de livraison convenables ;
Produits conformes entre la négociation et la livraison ;
Volonté de s'imprégner du cahier des charges de l'entreprise ;
Définition d'objectifs quantitatifs et qualitatifs communs avec l'entreprise ;
Définition de prix juste et de délai de livraison réalisable.
Concernant le référencement, les services achats s'assurent que les fournisseurs répondent aux exigences des acheteurs avant de les intégrer dans la base de données de l'entreprise. Les salariés peuvent aussi participer à la négociation et une relation de confiance doit s'établir entre les différentes parties prenantes.
III) Dématérialiser les processus de transaction avec l'e-procurement
Utilisé surtout en BtoB, l'e-procurement dématérialise les processus transactionnels par le biais de solutions en ligne. Celles-ci prennent essentiellement en charge trois phases du processus de transaction :
La sélection des produits ;
L'envoi des commandes ;
La facturation.
L'e-procurement centralise et fluidifie les échanges entre l'entreprise et ses fournisseurs. Cet outil réduit ainsi le coût parce qu'une transaction dématérialisée coûte jusqu'à cinq fois moins par rapport à une transaction standard.
L'e-procurement optimise également les processus achat. Il fait gagner du temps en libérant le service concerné, des tâches répétitives et chronophages. Une meilleure maîtrise des dépenses est aussi à prévoir parce que le système de reporting intégré consolide les données et offre une vision claire et en temps réel, des dépenses.
En fin de compte, les solutions e-procurement optimise la gestion et la stratégie achat. Elles sont indispensables pour la transformation digitale de tout le processus achat.