L’ensemble des documents nécessaires aux échanges internationaux forme une « chaîne documentaire ».
Nous vivons aujourd’hui au sein d’une économie mondialisée, réglementée et dématérialisée.
Cela induit donc que les imports-exports entre sociétés de diverses nationalités s’intensifient, qu’ils doivent donc être réglementés, et que cette documentation peut être numérique.
La numérisation de la documentation est une des nombreuses facettes des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).
Ainsi, l’ensemble des activités de l’entreprise sont tracées via des e-documents, en allant de la prospection de la clientèle au suivi des ventes en passant par les accords commerciaux et les factures.
La chaîne documentaire numérique permet :
La réduction des coûts de gestion ;
La rapidité de création et d’échanges des documents ;
La sauvegarde numérique des documents ;
La sécurisation et l’authentification des documents ;
La chaîne documentaire numérique possède des inconvénients :
Certains documents doivent demeurer en format papier, il faut donc pouvoir également gérer une chaîne documentaire non numérisée ;
Nécessite un investissement conséquent dans une infrastructure informatique ;
Nécessite des salariés en mesure d’utiliser et manipuler des documents numériques (et des informaticiens pour administrer la chaîne documentaire en elle-même).
Dans le cadre des entreprises internationales, nous pouvons distinguer trois grandes familles de documents présents au sein de la chaîne documentaire :
La documentation logistique (bon de commande, bon de livraison, etc.) ;
La documentation commerciale (contrat de vente, facture, etc.) ;
La documentation réglementaire (certificat de conformité, facture douanière, etc.).