Organiser les actions de sauvegarde et d’archivage
Il existe deux types de sauvegarde :
Incrémentale : sauvegarde de l’activité depuis la dernière sauvegarde (nous allons ajouter une petite sauvegarde à celle complète).
Différentielle : sauvegarde de la base de données comprenant la somme des sauvegardes incrémentales (nous allons indiquer les modifications et sauvegarder le tout, une fois les modifications comprises).
L’archivage est nécessaire pour les documents comptables et commerciaux, ils peuvent/doivent être conservés sur des durées différentes en fonction du type de document.
Aujourd’hui, les sauvegardes et archivages électroniques sont la norme.
Quelques notions à garder en tête lors de la sauvegarde et l’archivage de documents
Stockage à distance : l’entreprise peut externaliser son stockage en réalisant des contrats avec des fournisseurs de Cloud. Les documents sont ainsi stockés au sein d’infrastructures externes et ne sont accessibles que grâce à internet.
Numérisation : la signature électronique d’un document dématérialisé permet la garantie de l’intégrité et l’authentification de l’auteur.
Les services de partage de fichiers : au sein du réseau de l’entreprise, peuvent se trouver plusieurs applications permettant l’échange de documents, tels que le courrier électronique ou des outils comme Google Drive/Dropbox.
EDI : représente l’ensemble des échanges de données informatisées réalisés grâce à des partenaires externes à l’entreprise.