Après la sauvegarde, l’archivage !
Les données informatisées détenues par une organisation suivent un processus en trois étapes :
La collecte,
La sauvegarde,
L’archivage.
Il est possible de transfigurer ces étapes dans la réalité pour bien comprendre via des images.
La collecte correspondrait au moment où une nouvelle fiche arrive sur votre bureau.
La sauvegarde correspondrait à faire une photocopie de la fiche et à mettre la photocopie dans un dossier « fiches photocopiées ».
Enfin, l’archivage correspondrait à placer le dossier « fiches photocopiées » au sein d’une armoire fermée à clef.
Nous allons nous concentrer ici sur la dernière étape, l’archivage, qui a donc pour objectif de classer des données sauvegardées n’ayant pas vocation à être souvent réutilisées.
Parmi les données sauvegardées n’ayant pas vocation à être souvent réutilisées, nous pouvons tout de même distinguer trois catégories :
L’archivage courant ;
L’archivage intermédiaire ;
L’archivage permanent.
L’objectif de l’archivage est donc de pouvoir :
Remettre la main sur des données informatiques à tout moment, malgré leur ancienneté ;
Avoir un accès simple et direct à ces données ;
Respecter les obligations légales de conservation des documents (qui dépendent des documents en question et de l’activité de l’entreprise).
Lorsque plus aucun de ces trois objectifs n’est à atteindre (en général après une longue période d’archivage), les données sont définitivement supprimées.
Le plus souvent, l’archivage est semi-automatisé, c’est-à-dire que l’action d’archivage est manuelle (par exemple, lorsque l’on valide une fiche client sur informatique), mais le classement parmi les archives est automatique (la fiche va automatiquement aller se mettre dans le bon dossier, en fonction des critères préétablis par le responsable de l’infrastructure informatique).