Analyser la situation
Il s’agit d’identifier le problème ou les éléments à améliorer : à quels besoins correspond le projet ? Pourquoi faire ce projet ?
Les outils mobilisables sont la recherche documentaire et les outils de recueil de données (questionnaires, entretiens, observation), mais aussi :
le remue-méninges ou brainstorming est une technique de recherche d’idées originales fondée sur la communication réciproque dans un groupe, par des associations libres de chacun de ses membres. Elle peut être utilisée lors d’une réunion afin de déterminer les causes de la situation, mais également les professionnels, les partenaires et les usagers pouvant être sollicité lors d’un projet ;
le CQQCOQP est un moyen mnémotechnique qui permet de se poser toutes les questions nécessaires se rapportant à un problème. Cette méthode permet de faire le tour d’un thème, il n’y a cependant pas forcément de réponses à toutes les questions : Comment ? Qui ? Quoi ? Combien ? Où ? Quand ? Pourquoi ?
la carte mental heuristique sert à organiser les idées produites sur un sujet lors du remue-méninges, ainsi que leurs relations, ou bien à organiser une action, par exemple, dans le cadre de préparation d’un projet ;
le diagramme cause-effet ou diagramme d’Ishikawa permet d’ordonner les causes dans différentes catégories et de trouver plus facilement, par la suite, des situations adaptées. Il peut être utilisé comme document de synthèse d’une analyse de la situation ;
le schéma d’analyse des champs de forces permet de recenser et de présenter les forces qui peuvent influer sur un comportement ou un projet, soit de façon positive, soit de façon négative, de façon à rétablir un équilibre ou développer les forces motrices ;
le schéma AFOM, pour « atouts, faiblesses, opportunités et menaces » (SWOT en anglais), est utilisé pour présenter les résultats d’analyse de manière synthétique, et sous forme connue, afin de faciliter la compréhension des lecteurs ou des participants à une réunion. Il sert de point de départ pour élaborer une stratégie, pour corriger un problème, pour inciter à changer un comportement ou pour mettre en place une action. Il permet également de déterminer si le contexte est favorable ou non à un changement, à la mise en place d’une action ou d’un projet.
Choisir les priorités et définir les objectifs
Il s’agit de déterminer les principaux axes du projet et de le cadrer : quel est l’objet du projet ? Dans quel contexte s’inscrit-il ? Quelles sont les priorités ? Quel est le but à atteindre ? Quelle est la population visée ?
Un des outils mobilisables est le cahier des charges. Il permet au maître d’ouvrage ou commanditaire de faire savoir au maître d’œuvre ou chef de projet ce qu’il attend de lui lors de la réalisation du projet. C’est un document contractuel à respecter lors d’un projet, sous peine de pénalités.
Concevoir le projet
Il s’agit d’organiser le projet : qu’y a-t-il à faire ? Qui fait quoi ? Quand le projet doit-il être mené à son terme ?
Les outils mobilisables sont le document descriptif du projet, la fiche de synthèse ou le dossier complet (pour communiquer), le cahier des charges (pour piloter), ainsi qu’un planning ou un échéancier.
Réaliser le projet
Il s’agit de mettre en place les actions relatives au projet : quel est l’avancement du projet ? Les prévisions sont-elles suivies et les délais respectés ?
Les outils mobilisables sont le travail en équipe, les fiches de suivi des activités, les bilans intermédiaires, le cahier de bord et les grilles de suivi.
Évaluer le projet
Il s’agit de vérifier si le problème est résolu, d’évaluer la nouvelle situation : les objectifs sont-ils réalisés ? Les besoins sont-ils satisfaits ? Les améliorations sont-elles sensibles ? Les étapes sont-elles correctement menées ? Faut-il mettre un nouveau projet en place ?
Les outils mobilisables sont les fiches d’appréciation collective du projet, les fiches d’évaluation, les synthèses écrites et les outils de recueil de données (questionnaires, entretiens, consultation des statistiques).