Le projet
A) Les acteurs
Un projet est piloté par un chef de projet et implique différents acteurs :
la maîtrise d’ouvrage (MOA) : client du projet qui fixe les objectifs, le budget et les délais ;
la maîtrise d’œuvre (MOE) : fournisseur du projet qui propose les solutions, la réalisation et les tests ;
le chef de projet qui pilote le projet et assume les responsabilités.
B) Le cycle de vie du projet
Afin d’aboutir à un résultat, le projet doit respecter un certain nombre d’étapes. À chaque phase, les dysfonctionnements ou erreurs éventuels sont détectés, permettant ainsi d’apporter les modifications nécessaires : expression du besoin, étude de la faisabilité, choix de la solution, conception générale et détaillée, pilotage du projet, atteinte des objectifs, contrôle.
Mot-clé
Selon la norme ISO 10006, un projet est « un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources. »
L'organisation et la planification du projet
Une démarche de projet nécessite de maîtriser tous les éléments durant la réalisation.
A) Les jalons
Le jalon est un repère destiné à déterminer la fin d’une étape afin de pouvoir en démarrer une autre. La validation du jalon est réalisée par les différents acteurs concernés et intervenant sur le projet, et ce à la demande du chef de projet.
B) Les délais
Pour organiser des événements ou planifier des activités, tout en respectant des contraintes temporelles, il est nécessaire de s’appuyer sur des outils d’ordonnancement et de planification. Ils aident à coordonner les tâches, à définir les délais, à programmer les moyens humains, matériels et financiers et surtout à contrôler l’avancement de la réalisation.
Mots-clés
Planifier consiste à recourir à un calendrier pour placer les tâches dans un ordre déterminé.
Ordonnancer consiste à organiser les tâches en respectant l’ordre d’exécution et les contraintes temporelles.
C) Les outils de suivi du projet
Pour planifier les activités tout en respectant les contraintes temporelles, des outils d’ordonnancement et de planification permettent de coordonner les tâches, de définir les délais, de programmer les moyens humains, matériels et financiers et, surtout de contrôler l’avancement de la réalisation.
a) La liste de contrôle
La liste de contrôle énumère les tâches à réaliser, les dates prévues de réalisation, les dates réelles et la personne en charge de la tâche. Cette liste permet d’effectuer un contrôle tant au niveau du temps que des acteurs concernés.
Il est possible de prévoir une colonne supplémentaire qui permette de calculer l’écart entre la date prévue et la date réelle. Ainsi, la liste de contrôle devient un réel outil, non seulement de gestion du temps mais également de planification.
b) Le planning
Qu’il soit réalisé sur papier ou grâce à l’outil bureautique (Excel), c’est le moyen le plus simple pour visualiser les tâches d’un projet et permettre d’en contrôler le déroulement. Le temps est toujours représenté en abscisse (horizontal), les autres données en ordonnée (vertical).
c) Le réseau PERT
Exemple 1
Le réseau PERT : ce schéma, tracé manuellement, permet de visualiser l’enchaînement des tâches, leur durée, les tâches pour lesquelles on dispose d’une marge de temps, celles pour lesquelles tout retard est impossible, et la durée totale de réalisation du projet. Toutes les tâches aboutissent à un résultat (inauguration d’un local, une journée portes ouvertes, la parution d’un nouveau journal, etc.).
d) Le diagramme de Gantt
Exemple 2
Le diagramme de Gantt : de même finalité que le réseau PERT, le diagramme de Gantt est une représentation graphique réalisée à l’aide du logiciel de gestion de projet GanttProject. Chaque tâche est représentée par une barre de longueur différente proportionnelle à la durée de la tâche. Les écarts entre les dates prévues et réelles de réalisation sont indiqués sur le diagramme, ce qui permet de proposer des mesures correctives pour rattraper le retard.
Le chef de projet veille au respect des délais fixés afin de rattraper les retards éventuels.
D) La qualité
La qualité vise la satisfaction de la clientèle et de ses besoins. La qualité dans une entreprise se retrouve donc à tous les échelons.
Le système de management de la qualité (SMQ) regroupe l’ensemble des actions réalisées par l’entreprise pour respecter ses objectifs en matière de qualité. Il s’agit :
de l’ensemble des procédures (processus, modes opératoires, etc.) ;
des outils de vérification (indicateurs, tableau de bord, audit, etc.) ;
de l’analyse réalisée.
Les acteurs de l’entreprise sont donc tous concernés : les cadres et les responsables qui décident des processus qualité ; les employés qui doivent appliquer les procédures mises en place et respecter les objectifs fixés.
Le non-respect des engagements qualité peut avoir des conséquences dramatiques pour l’entreprise (mauvaise image de marque, perte de clients générant une baisse du chiffre d’affaires, etc.).
Le chef de projet veille au respect de la qualité en respectant les exigences convenues dans le cahier des charges.
Les coûts du projet
Par son activité, l’entreprise génère des coûts. Ils sont une composante importante qu’elle doit maîtriser pour opérer des choix et prendre des décisions (recours à la sous-traitance, externalisation, automatisation des processus ou de certaines tâches, etc.). Dans toute démarche, la finalité est de générer des gains pour couvrir les coûts de mise en place et d’exploitation.
Les coûts sont regroupés dans 2 grandes catégories :
les coûts d’investissement : matériel informatique, coût d’étude, de test, de développement, etc. ;
les coûts de fonctionnement : charges directes et indirectes liées au fonctionnement.
Le chef de projet veille au respect des budgets définis afin de pallier les dérives budgétaires éventuelles.
La communication
Le groupe projet est constitué d’individus différents et complémentaires. Il est donc nécessaire de créer une dynamique de groupe permettant la réalisation du projet tout en respectant les objectifs de coût, de délais et de qualité.
Les différents acteurs communiquent afin d’atteindre un objectif commun. Chaque tâche est répartie entre tous les membres de l’équipe. Ils assument ensemble les responsabilités qui en incombent ainsi que les résultats obtenus.
Il est donc important de :
faciliter la collaboration en simplifiant les interactions et en permettant le recours aux outils de communication ;
susciter la motivation en repérant pour chaque membre les facteurs de motivation (confiance en soi, reconnaissance, savoir-faire, etc.) ;
responsabiliser les membres.