Les documents numériques
Un document est un support d’informations structuré et vecteur d’un message. Un docu- ment papier reste le support le plus couramment utilisé. Cependant, de plus en plus de documents circulent sous un format numérique, plus facile à transmettre.
A) La numérisation
Afin de dématérialiser le document, la numérisation est nécessaire. Elle consiste à trans- former un document papier en document électronique. Pour réaliser cette numérisation, l’entreprise doit disposer d’un numériseur (scanner) et des logiciels appropriés.
B) La gestion électronique de documents (GED)
Elle regroupe l’ensemble des moyens matériels et logiciels permettant de gérer le cycle de vie des documents sous forme électronique. Ce nouveau processus permet non seulement de gagner en rapidité et en compétitivité mais surtout de partager l’information à bon escient et aux personnes directement concernées. La mise en place du workflow modifie le système d’information de l’entreprise car l’ensemble des tâches est informatisé.
Les différents documents sont classés sur des supports électroniques qui offrent de grandes capacités de stockage (CD, DVD, clé USB, etc.), voire sur un serveur de sauvegarde ou le cloud computing.
Le contenu documentaire
A) Le langage documentaire
Afin de permettre les échanges compréhensibles de données entre plusieurs machines, il faut recourir au langage XML (eXtensible Markup Language). C’est un langage structuré et universel.
À savoir
Il existe 3 types de langage :
de programmation (création de programme) ;
de requête (interrogation de bases de données) ;
de description (description et structure des données).
C’est un langage de balisage composé de 2 types de balises :
les balises par paires ouvrantes et fermantes, qui encadrent le contenu de la balise ;
les balises uniques, qui sont des balises par paires sans contenu.
Ces balises contiennent parfois des attributs, qui sont des informations complémentaires sur le contenu de la balise. Enfin, il est possible de rajouter des commentaires.
Exemple
B) La structure du contenu documentaire
Pour faciliter la recherche des informations, les données contenues dans les documents doivent être hiérarchisées. La recherche s’effectue selon différents procédés :
le moteur de recherche : service facilitant la recherche d’informations grâce à des mots-clés ;
le portail : site web permettant d’accéder gratuitement ou non à différents services ;
les favoris : également appelés marques-page ou signets, ils permettent de mémoriser l’information ;
la syndication : procédure informatique facilitant, via les flux RSS, l’accès à des actualités et autres informations publiées par d’autres internautes ;
la curation : sélection d’informations les plus intéressantes se rapportant aux thématiques préférées des internautes.