Comment rédiger un mail professionnel en anglais ?

SOMMAIRE

• Les formules de politesse pour votre mail en anglais professionnel
• Comment construire le corps de votre mail ?
• Les erreurs à éviter dans la rédaction de vos mails
• Exemple de mail professionnel en anglais

Les formules de politesse pour votre mail en anglais professionnel

Choisir les bonnes formules de politesse n’est pas toujours une tâche facile lors de la rédaction d’un mail professionnel en anglais. Nous avons sélectionné pour vous les formules de politesse à connaître en anglais des affaires !

Comment bien choisir l’objet de votre mail en anglais ?

Afin d’attirer l’oeil de votre destinataire, il est tout d’abord important de rédiger un objet clair et accrocheur. En voici quelques-uns, afin que vous puissiez vous en inspirer pour vos prochains mails :

• Pour une demande de rendez-vous : scheduling a meeting ;
• Pour une réclamation : claim ;
• Pour une requête : request for information on… ;
• Pour une relance : second request ;
• Pour une candidature : job application.

Cette étape est à ne surtout pas négliger ! Une fois l’objet choisi, vous pouvez commencer la rédaction de votre mail en anglais des affaires.

Comment commencer votre mail en anglais ?

Votre mail doit toujours commencer par une formule de politesse, selon la relation que vous tenez avec votre interlocuteur.

Si vous ne connaissez pas le destinataire, vous pouvez utiliser ces deux formules :

• Cher Monsieur/ Cher Madame : dear Mr/ Ms ;
• À qui de droit : to whom it may concern

À noter que la deuxième formule de politesse est très formelle et ne s’utilise que dans des cas exceptionnels.

Si vous connaissez le nom du destinataire ou que vous vous adressez à un collègue proche, préférez ces formules :

• Cher Monsieur/Madame + nom de la personne concernée : dear Mr/ Ms Smith ;
• Bonjour + prénom de la personne concernée : hi/ hello ;
• Bonjour tout le monde : hi everyone.

Comment terminer votre mail en anglais ?

Lorsque vous avez terminé la rédaction de votre mail en anglais professionnel, il ne vous reste qu’une dernière petite étape. Vous devez impérativement terminer par une formule de politesse adaptée avant la signature.

Vous pouvez notamment opter pour les formulations suivantes :

• Respectueusement/ cordialement : your sincerely/ yours, faithfully ;
• Meilleures salutations : best regards/ kind regards/ best wishes.

À noter que la seconde formule s’adresse plutôt a des collègues proches.

Lorsque vous avez sélectionné votre formule, n’oubliez pas d’ajouter une virgule avant de signer.

Si vous souhaitez intégrer un remerciement, vous pouvez utiliser l’une de ces formulations en anglais :

• Merci pour votre disponibilité : thank you for your availability ;
• Merci pour votre réponse rapide : thank you for you quick answer ;
• Merci de l’attention portée à ce sujet : Thank you for your consideration regarding this matter.

N’hésitez pas à sélectionner une formule de politesse qui est en adéquation avec le degré d’intimité que vous partagez avec le destinataire.

Comment construire le corps de votre mail ?

Selon votre requête, vous allez constituer un corps de mail nécessitant différents termes de vocabulaire.

La première phrase de votre mail

Pour introduire votre mail, vous pouvez utiliser une formule d’accroche, afin de demander à votre destinataire s’il va bien, notamment :

• J’espère que vous allez bien : I hope this message finds you well/ I hope you are doing well.

Si vous écrivez ce mail suite à une recommandation, utilisez plutôt :

• Je vous contacte de la part de : I’m writing to you on behalf of ;
• Votre e-mail m’a été transmis par : your email contact was given to me by.

Pour introduire votre sujet, vous pouvez utiliser différentes tournures de phrases selon le message. En voici quelques unes pour vous aiguiller :

• Je vous contacte au sujet de : I’m writing with regard to… / regarding… / in connection with… (+ objet du mail) ;
• J’ai le regret de vous informer que : I regret to inform you that ;
• Je vous écris pour vous annoncer que : I’m writing to let you know that.

Enfin, si c’est une réponse à un précédent mail, privilégiez les formulations suivantes :

• Suite à votre demande d’information : regarding your request for information ;
• Suite à votre dernier mail : further to your last email ;
• Faisant suite à votre récent mail : following your recent email.

Le vocabulaire à utiliser pour le corps de votre mail

Ici, vous retrouverez quelques mots de vocabulaires à retenir pour rédiger correctement vos mails en anglais professionnel.

Si vous avez une requête spécifique à faire :

• Pourriez-vous : could you please ;
• Je serais reconnaissant si vous pouviez : I would be very grateful if you could… ;

S’il s’agit d’une réponse à un précédent mail ou si vous souhaitez faire une relance :

• Je me permets de vous rappeler que : I would like to kindly remind you that ;
• Suite à votre mail précédent : following your recent email.

Pour signaler votre accord ou votre désaccord, il y a plusieurs formulations possibles :

• Je suis d’accord avec… : I think the same about/ That works for me/ I completely agree with…/ That sounds good ;
• J’ai bien peur que… : I’m afraid that ;
• Il est hors de question : It’s out of the question ;
• Pour le moment, j’en doute : At the moment, I doubt that.

S’il est nécessaire d’ajouter des pièces jointes, vous devez l’annoncer afin que votre destinataire ne passe pas à côté. Voici les tournures de phrases à utiliser :

• Please find attached /enclosed ;
• Hereby attached ;
• Please find below.

Les erreurs à éviter dans la rédaction de vos mails

Apprendre l’anglais peut s’avérer compliqué, surtout lorsqu’il y a des règles, des erreurs à éviter et des particularités à retenir.

Lors de la rédaction de vos mails en anglais, évitez les faux-pas qui rendraient vos mails moins professionnels. On a listé pour vous les principales erreurs à éviter, entre maladresses, orthographe et pièges de langues :

• Veillez à orthographier et genrer le nom de votre destinataire correctement ;
• À ne pas confondre : en anglais, on dit “e-mail” et non “mail” ;
• En anglais, on utilise les guillemets hauts (“”) et non pas les guillemets bas (« ») ;
• Faites attention aux faux amis : “actually” ne veut pas dire “actuellement” mais “en fait”.

Exemple de mail professionnel en anglais

Si vous souhaitez travailler à l’étranger, savoir rédiger un mail est alors nécessaire pour votre future carrière. En suivant toutes les règles que nous venons d’énoncer, vous avez déjà des bases bien construites.

Maintenant, vous vous demandez à quoi ressemble un mail professionnel en anglais lorsqu’on utilise ces formules ? Nous avons rédigé un exemple pour vous :

Dear (name),

I hope this email finds you well. My name is (your name) and I am writing to inquire about the services offered by your esteemed company.

I have been researching potential partners for our upcoming project and your company has consistently stood out for its reputation for excellence and commitment to customer satisfaction.

To gain a better understanding of how your company could potentially meet our needs, I would appreciate it if you could provide me with some information on the following:

• A comprehensive overview of your services;
• Pricing structures and any available customization options;
• Client testimonials or case studies highlighting successful collaborations;
• Any upcoming events or developments within your company.

I would be interested in scheduling a brief call or meeting at your earliest convenience to discuss further details and address any questions I may have.

Thank you for taking the time to consider my request. I look forward to the possibility of exploring a potential partnership with your company.

Best regards,

(Your name).

N’hésitez pas à vous en inspirer en modifiant le corps du texte pour exprimer votre requête.