S’agissant, de l’en-tête, de l’introduction, de la première partie principale et de la conclusion, reportez-vous aux développements concernant la note sur dossier, qu’il est essentiel de connaître pour réussir l’épreuve. La méthodologie à appliquer est identique. En revanche, la seconde partie principale, constituée d’une note de propositions incluant vos idées personnelles, nécessite une approche particulière.
1 - L’analyse du sujet
Après avoir étudié la méthodologie de la note sur dossier, vous savez maintenant que vous devez :
- résister à l’impulsion de vous précipiter sur le dossier documentaire et plutôt lire le sujet deux fois (une première fois pour prendre connaissance du thème abordé, puis une seconde fois pour en surligner les termes principaux). Utilisez des couleurs différentes pour repérer les expressions ou les mots importants de la première et de la seconde consigne du sujet. Lorsque vous lirez les documents, changez de surligneur en fonction de l’idée exprimée : s’agit-il d’une information utile pour la note sur dossier ou pour la note de propositions ?
- rédiger l’en-tête de notre rapport sur une première feuille de brouillon, à la suite duquel vous rédigerez, le moment venu, votre introduction puis votre très brève conclusion ;
- noter le thème du sujet de votre première partie (note sur dossier) sur une deuxième feuille de brouillon, et le thème du sujet de votre seconde partie (note de propositions) sur troisième feuille de brouillon ;
- prendre connaissance du sommaire du dossier et classer les documents sur une ligne du temps, par ordre chronologique, puis lire les titres des documents, dans votre sommaire réaménagé, pour noter au brouillon les termes qui vous semblent pertinents. Sur cette base, formulez déjà quelques questions qui vous guideront plus tard dans la construction de votre plan ;
- numéroter les paragraphes de chacun des documents.
2 - La lecture du dossier documentaire
La lecture du dossier documentaire (selon votre ordre chronologique) suit la même méthodologie que celle utilisée dans le cadre de la note sur dossier (à laquelle vous vous reporterez), à savoir :
- surligner les idées importantes au fur et à mesure de la lecture d’un document ;
- noter au brouillon les références des paragraphes où se situent des idées importantes, immédiatement après avoir terminé la lecture d’un document.
3 - La construction du plan
A - La répartition des idées
Comme toujours, votre plan comportera deux parties principales, elles-mêmes subdivisées en deux sous-parties équilibrées :
- la première partie traitera de la première consigne donnée dans le sujet. Son titre devra bien entendu inclure le thème abordé. Les deux sous-parties correspondront aux deux parties principales d’une note sur dossier et leur contenu devra être structuré de manière logique (raisonnement progressif) ;
- la seconde partie sera constituée de votre note de propositions dont le thème ressort de la seconde consigne du sujet. Son titre devra lui aussi inclure ce thème pour montrer immédiatement au correcteur que vous avez bien saisi le sens du travail qui vous est demandé. Les deux sous-parties seront toujours articulées de la même manière, pour formuler un plan d’action.
Votre trame de plan administratif se présentera donc de la manière suivante :
Exemple
Introduction (annonçant le plan)
I – Titre de votre note sur dossier (incluant le thème défini dans la première consigne du sujet)
I – A
I – B
Transition (pour passer de la théorie à la pratique)
II – Titre de votre note de propositions (incluant le thème défini dans la seconde consigne du sujet)
II – A – Objectif, situation, actions (OSA)
II – B – Mise en œuvre, indicateurs, évaluation (MIE)
Conclusion (brève)
MÉTHODE : Encore une fois, s’agissant de la première partie, reportez-vous à la méthodologie de la note sur dossier.
Concernant la note de propositions qui constitue la seconde partie principale de votre plan, les idées que vous avez retenues de votre lecture active du dossier documentaire seront complétées de vos propres idées (contrairement au travail qui vous ai demandé pour la première partie de votre copie). L’ensemble de ces idées (fournies et personnelles) doit être réparti dans les deux sous-parties de votre note de propositions selon le plan suivant :
II – A – Objectif, situation, actions (ce titre – fourni à titre indicatif et dans un but pédagogique – peut être adapté en fonction du sujet)
II – A – 1 – L’objectif doit être « SMART » :
Spécifique (S), c’est-à-dire répondre à un besoin clairement identifié (amélioration d’un service rendu aux administrés, réalisation d'une infrastructure, adaptation à une nouvelle réglementation, etc), par exemple « Réduire les délais de traitement des demandes d'urbanisme de 60 jours à 45 jours d'ici à la fin de l'année ».
Mesurable (M) en fonction des attentes des usagers ou des élus, selon des indicateurs précis pour évaluer le succès de l'action menée (par exemple, « Atteindre 95 % de demandes d'urbanisme traitées dans le nouveau délai de 45 jours »).
Atteignable (A) en tenant compte des contraintes budgétaires, des ressources humaines disponibles, ainsi que des processus administratifs en place. Par exemple, toujours dans le domaine de l’urbanisme, « Avec l’optimisation du traitement des dossiers par le personnel, cet objectif est réalisable avec les ressources actuelles ».
Réaliste (R), c’est-à-dire prendre en compte la législation en vigueur, les moyens administratifs de la collectivité, et les priorités définies par les élus (par exemple, « Un objectif de réduction de 25 % du temps de traitement est réaliste sans demander de nouveaux recrutements ».
Temporellement défini (T), en tenant compte des cycles budgétaires et électoraux précis (par exemple, « Le nouvel objectif de réduction des délais sera atteint avant la fin de l'exercice budgétaire »).
II – A – 2 – La situation doit être analysée dans le cadre de la collectivité :
État des lieux des ressources existantes, des processus actuels, et des contraintes administratives (règlements, législations). Par exemple, il pourrait être proposé de réaliser un audit interne des services d'urbanisme pour comprendre les délais actuels, la charge de travail, et l’utilisation des outils numériques.
Analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces :
- forces : personnel qualifié, bons outils informatiques, coopération interservices ;
- faiblesses : procédures administratives longues, manque de formation sur les nouveaux logiciels ;
- opportunités : informatisation des procédures, accès à des subventions ;
- menaces : changements législatifs imprévus, opposition de certains groupes d'intérêt.
· Identification des obstacles, c’est-à-dire savoir anticiper les difficultés spécifiques au secteur public local, telles que les délais pris par les processus décisionnels (conseils municipaux ou départementaux) ou les contraintes réglementaires.
II – A – 3 – Les actions à entreprendre doivent être explicitées :
Lister les actions, à savoir les démarches administratives, les processus d’amélioration des services concernés et les projets spécifiques répondant aux besoins des usagers. Par exemple :
- action 1 : formation du personnel des services d’urbanisme à un nouveau logiciel de gestion des demandes ;
- action 2 : informatisation des démarches pour permettre un dépôt en ligne des demandes, via le site internet de la collectivité ;
- action 3 : réorganisation du traitement des dossiers pour prioriser les demandes simples.
Déléguer les responsabilités à un service ou à un responsable administratif précis. Par exemple, le service informatique est chargé de la gestion de la mise en place du nouvel environnement dématérialisé (formulaire de dépôt d’une demande d’urbanisme sur le site internet de la collectivité, puis logiciel utilisé par le service de l’urbanisme), tandis que le service d'urbanisme est responsable de la formation des agents.
Définir des délais réalistes, tenant compte des échéanciers liés aux décisions politiques (sessions du conseil municipal, par exemple) et aux processus administratifs. Par exemple, « le déploiement du logiciel doit être finalisé avant la fin du trimestre, suivi de la formation des agents dans les deux mois suivants ».
Définir les ressources nécessaires dans le cadre des budgets votés, des subventions, et des ressources humaines disponibles, tout en envisageant les aides financières de l’État, ou les partenariats possibles avec d'autres collectivités. Par exemple, « utiliser le budget d'investissement pour financer le logiciel et sa maintenance, et recourir à des subventions régionales pour la formation du personnel ».
II – B – Mise en œuvre, indicateurs, évaluation (comme indiqué précédemment, ce titre – fourni à titre indicatif et dans un but pédagogique – peut être adapté en fonction du sujet)
II – B – 1 – Mise en œuvre du plan
Lancement des actions dans le respect des règles administratives et d’une bonne coordination entre les différents services de la collectivité. Cela peut aussi impliquer de travailler avec des partenaires externes (entreprises, associations, autres collectivités). Par exemple, une collectivité pourrait faire appel à un prestataire informatique pour lancer le projet de dématérialisation des demandes d’urbanisme.
Communication interne (services et élus) et externe (usagers, associations), via des bulletins municipaux et des campagnes sur les réseaux sociaux pour informer, par exemple, des changements dans les démarches administratives.
Gestion des risques administratifs, politiques et juridiques (changements législatifs, recours citoyens, ou difficultés techniques). Par exemple, il conviendrait de prévoir un mécanisme de recours des usagers dans le cas où la dématérialisation des demandes d’urbanisme poserait des problèmes d’accès (problème de réseau informatique, illettrisme électronique, etc).
II – B – 2 – Établir des indicateurs de suivi et de performance pertinents
Indicateurs de progrès (satisfaction, gains financiers, délais). Par exemple, dans le cadre du service de l’urbanisme, pourraient être retenus le taux de satisfaction des usagers du service, le nombre de dossiers traités dans les délais, la réduction des délais de traitement.
Points de contrôle, tels que des rapports réguliers présentés aux élus ou aux comités de direction pour rendre compte de l’avancement à chaque étape du plan d’action. Par exemple, un rapport trimestriel sera présenté au conseil municipal sur les progrès du projet d’informatisation des demandes d’urbanisme et sur la réduction des délais de traitement.
Fréquence de mise à jour (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle, pluriannuelle, etc).
II – B – 3 – Suivi, évaluation et ajustement
Évaluation régulière de l'impact des actions sur les services publics locaux, la satisfaction des administrés et les performances administratives. Cette évaluation peut inclure des consultations citoyennes, des enquêtes publiques ou des audits internes.
Ajustements en fonction des retours des usagers, des élus, ou des agents, ainsi que des évolutions législatives ou budgétaires.
Clôture et bilan final impliquant toutes les parties prenantes (usagers, élus, agents), sous la forme de rapports publics ou de présentations aux instances délibératives.
Vous serez peut-être surpris de constater que les deux sous-parties de votre note de propositions comportent trois idées. Rappelez-vous que le plan administratif (deux parties principales subdivisées en deux sous-parties équilibrées) ne précise pas le nombre des idées qui constituent les sous-parties : il doit simplement être équivalant (en l’occurrence, trois).
MÉTHODE : Bien entendu, cette structure de plan « prête-à-l’emploi » peut être adaptée en fonction de votre ressenti face à tel ou tel sujet. Cela étant, contrairement aux plans des notes sur dossier dont le déroulé doit varier en fonction du thème abordé, tout en conservant la structure du plan administratif, un plan d’action doit nécessairement inclure un certain nombre d’informations opérationnelles, au risque de n’être qu’une autre note sur dossier. C’est le piège dans lequel tombent de trop nombreux candidats qui ne saisissent pas le sens du terme « opérationnel » et se perdent en conjectures théoriques sans jamais rien proposer de concret et de réaliste. Ce canevas de note sur propositions présente ainsi l’avantage de vous donner un cadre. Si vous le suivez ou tout au moins vous en inspirez, vous serez certains de ne pas faire de « hors sujet » dans cette seconde partie de votre copie.
B - Les autres clés pour réussir votre note de propositions
Comme pour la note sur dossier, la finalité de la note de propositions se doit d’être professionnelle. Mais, outre l’éclairage qu’elle apportera au décideur ou au supérieur hiérarchique, elle doit aussi présenter un caractère opérationnel, comme si vous étiez en situation réelle et non pas seulement de concours.
MÉTHODE : Appliquez donc tous les conseils donnés en matière de note sur dossier, en ajoutant le plan d’action tel que défini précédemment, dans lequel vous inclurez des exemples pratiques et concrets.
La phrase de transition entre la note sur dossier (prière partie principale de votre devoir) et la note de propositions (seconde partie principale) est plus importante qu’il n’y paraît. En effet, elle articule votre devoir pour rendre cohérent l’exposé de vos réponses respectives à la première et à la seconde consigne du sujet. Elle assure la continuité et la progressivité de votre raisonnement en passant de la théorie à la pratique. Elle montre ainsi à votre correcteur que vous êtes capables d’endosser les responsabilités confiées à un rédacteur principal qui doit non seulement appliquer correctement les procédures de travail lui incombant mais également être force de propositions, d’encadrement, de pilotage, c’est-à-dire tout ce que l’on attend d’un cadre. Du reste, elle est particulièrement scrutée par les correcteurs qui sanctionneront son absence.
MÉTHODE : Pour la construire, il convient de formuler un lien logique entre votre première partie et la seconde sous la forme « Après…, il convient désormais de mettre en œuvre un plan d’action pour… » en utilisant les formulations respectives des deux consignes du sujet.
Par exemple, pour le sujet des concours 2023 (voir 1 – Présentation de l’épreuve), la phrase de transition pourrait être rédigée de la manière suivante : « Après avoir présenté les difficultés de recrutement des communes, il convient désormais de mettre en œuvre un plan d’action pour limiter les difficultés de fonctionnement des activités périscolaires de la commune d’Admiville et assurer ainsi le maintien de l’offre dans ce domaine ».
Cette technique simple est toujours efficace dans la mesure où les sujets sont toujours construits de manière logique : autant utiliser à votre avantage cette logique. Par ailleurs, si elle paraît simpliste, cette technique présente un avantage crucial en situation de concours : elle vous permet de ne pas perdre un temps précieux que vous pourrez utiliser soit pour relire votre copie, soit pour approfondir votre recherche d’idées personnelles.
S’agissant de l’introduction, de la conclusion, de la rédaction des développements, reportez-vous aux conseils donnés pour la note sur dossier. La seule différence consiste à pouvoir introduire des idées personnelles lorsque vous vous référez à la note de propositions dans votre introduction et votre conclusion.