Méthode - Entretien avec le jury

1 - Se présenter

C’est par une présentation personnelle que commence généralement cette épreuve. Si rien n’oblige le jury à demander aux candidats de se présenter, les candidats au concours interne, au troisième concours et à l’examen professionnel doivent s’at- tendre à cette demande de présentation. Pour les candidats au concours externe, le jury pourra aussi leur demander de se présenter dès le début de l’épreuve ; mais il pourra tout aussi bien attendre le milieu de l’entretien, voire y consacrer les deux dernières minutes.​

A - Le déroulement classique d’une bonne présentation

Avoir préparé une présentation efficace est indispensable car ce travail permet de mieux se connaître et donc d’être plus réactif face à des questions visant à évaluer la personnalité du candidat. Cette présentation sera plus longue pour les candidats au concours interne, au troisième concours et à l’examen professionnel (5 minutes environ) que pour les candidats au concours externe (2 minutes), en général plus jeunes et ayant moins d’expérience professionnelle.

Quelle qu’en soit la durée, la présentation suit les étapes suivantes :

• le cursus scolaire ;​
• les expériences professionnelles passées et présentes ;
• les motivations du candidat.
  

B - Le cursus scolaire

Cette étape est la plus courte des trois. Il s’agit en effet d’indiquer aux membres du jury le dernier diplôme obtenu, c’est-à-dire le plus élevé. Attention : le jury n’a pas de préjugé sur le candidat en fonction de son niveau d’études. Il souhaite simplement vous situer scolairement afin de mieux vous connaître. Vous avez d’ailleurs constaté dans le tableau d’évaluation proposé que le niveau d’études n’entrait pas en ligne de compte dans la grille des critères à valider.

Par souci de cohérence, le candidat peut également justifier le choix de son cursus. Vous trouverez dans la quatrième partie de ce chapitre consacré à l’épreuve d’entre- tien une simulation totale. Voici néanmoins quelques exemples (suivis d’une analyse) très différents les uns des autres de présentation du cursus scolaire, cursus générale- ment précédé d’un rappel de l’identité du candidat, voire de quelques informations sur sa situation familiale s’il le souhaite.

2 - Mettre en avant ses expériences professionnelles

Après son cursus scolaire, le candidat expose ses expériences professionnelles.

A - Plusieurs cas de figures

Du candidat externe sans aucune expérience professionnelle au candidat interne ou à l’examen professionnel ayant déjà quelques années d’ancienneté dans la fonction publique territoriale, les cas sont variés. Mais le jury peut également découvrir en face de lui un candidat au concours externe ayant quelques années d’expérience dans le secteur privé ou un candidat au troisième concours qui possède au moins 4 ans d’expérience professionnelle.

1) Le candidat au concours externe n’ayant aucune expérience professionnelle

Ce candidat passera directement de son cursus scolaire à l’expression de ses motivations. Mais comme, en général, des stages ont été faits dans le cadre des études (stage de découverte du monde professionnel en troisième, stages professionnels en CAP, baccalauréat professionnel, stage de fin de première année en BTS), nous vous conseillons de présenter ces stages en montrant les liens possibles avec le cadre d’emplois des adjoints administratifs.

De plus, les candidats ayant eu des « jobs d’été », des « petits boulots » en attendant un emploi plus stable ont tout intérêt à en parler, même si ces emplois n’ont pas une relation directe avec le métier d’adjoint administratif. Ils traduisent en effet une volonté et un courage indéniables et sont toujours source d’enrichissement professionnel.

2) Le candidat ayant une ou plusieurs expériences dans le privé

Ce candidat ne devra pas omettre ces expériences, même s’il est déjà dans une collectivité territoriale. Il devra indiquer : son nombre d’expériences ; leur durée ; ce qu’elles lui ont apporté ; les fonctions qui ont été les siennes.

3)  Les candidats en poste dans une collectivité territoriale

Ils insisteront sur leurs missions du moment : ce que sont ces missions ; ce qu’elles leur apportent ; les qualités nécessaires pour les accomplir.

L’essentiel est que le jury perçoive les qualifications et les compétences que vous avez développées grâce à votre expérience professionnelle.
Selon la richesse de vos expériences, vous aurez des choix à faire car les 5 minutes octroyées, voire moins pour les candidats au concours externe, passent très vite.

B - Récapitulatif

Pour vous aider, voici un tableau à remplir ou à compléter en fonction de telle ou telle situation individuelle :

Une fois ce tableau rempli, ce qui nécessite une réflexion importante, vous aurez à bâtir chronologiquement la présentation de votre expérience professionnelle : pour chaque activité exercée vous indiquerez l’employeur, la durée de votre contrat, les fonctions exercées, les compétences nécessaires, ce que cette expérience vous a apporté, etc. En voici une illustration, cette présentation de l’expérience professionnelle succédant au rappel du cursus scolaire ou universitaire.

3 - Faire preuve de motivation

Après la présentation du cursus scolaire et des expériences professionnelles, prouver sa motivation constitue la troisième et dernière phase de l’entretien. Deux cas de figure sont à analyser :

• le candidat a une expérience professionnelle, qu’elle soit modeste ou riche ; 
• le candidat n’a pas d’expérience professionnelle.​

A - Le candidat a une expérience professionnelle

Dans ce cas, il finit sa présentation sur un énoncé rapide de ses motivations. Sur les 5 minutes octroyées, il ne reste en effet que quelques secondes, car lorsque la présentation de l’expérience professionnelle a permis au candidat de se mettre en valeur, l’expression de sa motivation a déjà été en partie réalisée. En un mot, il s’agit de dire les raisons pour lesquelles on souhaite poursuivre sa carrière professionnelle en tant qu’adjoint administratif.

Ainsi, la même candidate que dans l’exemple précédent pourrait terminer sa présentation en disant : « Je suis très heureuse de mes fonctions actuelles que j’aimerais poursuivre en réussissant mon concours. Mes tâches sont très variées et très enrichissantes. J’aime surtout participer au bon fonctionnement de la commune où je travaille, car la satisfaction des élus et des administrés est pour moi une belle récompense. »

B - Le candidat n'a pas d'expérience professionnelle

Ce cas de figure doit être géré différemment. Un candidat qui se présente au concours juste après avoir obtenu son diplôme, et donc sans expérience professionnelle, devra davantage insister sur ses connaissances théoriques du milieu territorial et du cadre d’emplois des adjoints administratifs afin de montrer sa motivation.

La présentation personnelle est donc « à géométrie variable » puisque personne n’a exactement le même parcours. Ajoutons qu’il est possible (mais pas indispensable) de terminer sa présentation en énonçant ses loisirs, ses hobbies. Cette possibilité s’offre dans deux cas de figure :

• ​le candidat a peur d’être un peu court dans sa gestion du temps imparti ; 
• les loisirs sont valorisants par rapport au cadre d’emplois.

4 - S'entraîner

Pour réussir sa présentation il ne suffit pas de la bâtir sur le papier. Il faut la répéter à l’oral de nombreuses fois afin de bien la maîtriser. Il peut également être utile de faire sa présentation devant des personnes (collègues, proches, etc.) qui pourront donner de bons conseils si elles en ont les compétences.

A - Gérer son temps

Ainsi la gestion du temps est essentielle. Les jurys ayant toute latitude sur le temps de la présentation, voire sur l’existence de cette présentation, il faut travailler deux présentations :

• une courte (2 minutes environ) pour tous les candidats, même si cette durée est plus probable pour les candidats au concours externe ;​
• une longue (5 minutes), uniquement pour les candidats au concours interne, au troisième concours et à l’examen professionnel.
  

Une bonne maîtrise du temps imparti est indispensable à la réussite. Certains candidats n’utilisent pas la totalité du temps que le jury leur a donné et ils s’exposent à des questions plus nombreuses. 

D’autres n’ont pas terminé leur présentation à l’issue du temps octroyé et le jury les interrompt pour passer aux questions, les pénalisant d’une part pour une mauvaise gestion du temps et d’autre part parce qu’ils n’auront pas pu entendre la fin de la présentation et notamment l’exposé des motivations.

B - Intégrer les impératifs

Voici un tableau vous proposant plusieurs découpages selon la durée de la présentation et le concours passé. Les indications de durée ne sont là que pour vous donner des repères ; ce ne sont pas des objectifs à atteindre à la seconde près.

Une fois la présentation personnelle achevée, il reste théoriquement entre 10 et 13 minutes pour l’échange entre les membres du jury et le candidat.

5 - Répondre aux questions du jury (à partir de la présentation du candidat)

Si l’échange avec le jury vise, comme le précise l’intitulé de l’épreuve, à «... évaluer l’aptitude du candidat et sa motivation à exercer les missions dévolues aux membres du cadre d’emplois, ainsi que ses connaissances de l’environnement professionnel dans lequel il sera appelé à exercer ses fonctions », il peut néanmoins avoir deux origines différentes : soit le jury partira de la présentation personnelle du candidat, soit il débutera ses questions sans tenir compte de cette présentation. Cette fiche est consacrée au premier cas de figure.

A - Les questions à partir de la présentation du candidat

Si nous entamons l’analyse de l’entretien à partir de questions que le jury énonce en se fondant sur la présentation du candidat, c’est tout simplement parce que ce cas de figure est le plus fréquent.

N’oubliez jamais en effet que cette épreuve est une épreuve de communication : le jury a en face de lui une personne qu’il souhaite découvrir pour l’évaluer du mieux possible. Les trois examinateurs recevant une vingtaine de candidats chaque jour, ils préfèrent fonder leurs questions sur ce que le candidat a dit plutôt que de poser toujours les mêmes questions à tous les candidats. (Cette préférence est souvent réservée aux candidats au concours interne, au troisième concours et à l’examen professionnel qui ont un parcours professionnel relativement important. Face à un candidat au concours externe ayant peu ou pas d’expérience professionnelle, le jury préférera souvent partir de questions identiques pour tous les candidats.)

Dès lors, ces questions seront le plus souvent des questions dites ouvertes, c’est-à- dire des questions auxquelles le candidat devra répondre en utilisant davantage sa réflexion que ses connaissances. Mais chacun sait qu’il est difficile de parler de ce que l’on ne connaît pas. Le savoir est donc très souvent nécessaire, d’autant plus qu’il fait partie des objectifs d’évaluation du jury. Selon le libellé de l’épreuve, ces questions permettront ainsi d’évaluer : aptitude, motivation et connaissances du candidat.

B - Les questions visant à évaluer les aptitudes

Il est essentiel de mesurer l’importance de l’information suivante : durant toute la durée de l’entretien, le candidat est mis en situation d’adjoint administratif de 1^re classe. Autrement dit, le jury ne s’adresse pas vraiment à un candidat, mais davantage à un futur collègue ou, pour le formateur, à un futur interlocuteur dans le cadre de ses démarches administratives. C’est donc comme si chaque candidat commençait ses réponses par : « en tant qu’adjoint administratif de 1re classe, etc. ».

Tout ce qu’un candidat dit durant sa présentation peut être objet de questions. Il faut donc anticiper, tendre des perches au jury. Si vous parlez d’un stage, il faut que vous soyez capable d’intéresser le jury en fonction des questions qu’il posera. Si vous abordez une période professionnelle, il vous faudra bien avant l’oral avoir réfléchi à des questions possibles.

Le jury teste en effet vos aptitudes, votre potentiel, votre savoir-faire, en vous mettant en situation, de manière à évaluer vos réactions. Pour ce faire, il part généralement de votre présentation, surtout si celle-ci a fait état d’expériences professionnelles, et ce dans quelque domaine que ce soit.

C - Les questions visant à évaluer la motivation

Les questions visant à évaluer la motivation du candidat à partir de sa présentation ont pour objectif de mesurer sa volonté d’intégrer la fonction publique territoriale en tant qu’adjoint administratif de 1re classe. C’est pourquoi il faut bien sûr démontrer au jury que vous avez travaillé pour réussir cette épreuve. Ce travail de préparation doit s’orienter dans deux directions en termes de motivation, il s’agit de démontrer deux volontés fortes :

• celle d’entrer dans une collectivité territoriale ;​
• celle d’exercer des fonctions d’adjoint administratif de 1re classe.
  

Dans le premier cas, il s’agira d’insister sur la proximité vis-à-vis de l’usager de la collectivité territoriale.

Si le jury ne doit pas confondre cette épreuve avec l’épreuve optionnelle de droit public, de droit civil, ou encore de finances publiques, il n’empêche qu’il se doit de poser un certain nombre de questions visant à évaluer les connaissances du candidat. Une nouvelle fois ces questions peuvent se fonder sur la présentation de ce dernier.

Deux types de questions sont possibles : celles portant sur les collectivités territoriales et celles portant sur l’actualité.

Précisons d’emblée que ces questions ne doivent pas être des questions « pointues » car elles relèveraient alors d’une autre épreuve. Elles ont simplement pour ambition d’évaluer des connaissances fondamentales pour exercer les missions d’adjoint admi- nistratif d’une part et d’autre part de mesurer la curiosité du candidat. Voici deux exemples de questions dans les deux cas de figure.

Questions sur les collectivités territoriales

- Question d’un membre du jury : dans votre présentation vous nous avez dit que vous aviez été recruté par un conseil départemental dans le cadre d’un CDD de 6 mois. Pourriez-vous nous dire quelles sont les principales compétences d’un conseil départemental ?

- Réponse du candidat : l’action sociale est la principale compétence des conseils départementaux. Ils ont de plus à gérer les collèges ; ils s’occupent également de l’entretien des routes départementales. Voilà tout ce que je sais pour vous répondre. - Question d’un membre du jury : dans votre présentation vous nous avez dit que vous habitiez dans une petite commune de 2 000 habitants. Pouvez-vous nous dire si votre commune appartient à une structure intercommunale ?

- Réponse du candidat : oui ma commune est rattachée à une communauté de communes ; c’est ce que l’on appelle un établissement public de coopération intercommunale.

- Analyse des deux réponses : ces deux réponses sont satisfaisantes car elles prouvent les connaissances du candidat sur le monde des collectivités territoriales.

Questions de culture générale sur l’actualité

- Question d’un membre du jury : dans votre présentation vous nous avez dit que vous aimiez les promenades en forêt avec votre famille et votre chien. Que pensez- vous des chiens dangereux dont on parle beaucoup ?

- Réponse du candidat : je pense qu’il faudrait davantage sensibiliser les maîtres, leur donner une formation pour éviter tous ces accidents. J’ajouterai que pour ce qui concerne les chiens dangereux ou errants, c’est la police municipale qui s’en occupe du fait des pouvoirs de police du maire. Et s’il n’y a pas de police municipale, le maire fera intervenir les pompiers.

- Question d’un membre du jury : vous avez terminé votre présentation en nous disant que vous aimiez la lecture. Quel est le dernier ouvrage que vous ayez lu ?

- Réponse du candidat : je viens de terminer un roman de Douglas Kennedy qui s’intitule Les Charmes discrets de la vie conjugale. C’est un roman qui se déroule aux États-Unis, des années soixante-dix jusqu’à aujourd’hui, et qui est une sorte d’ana- lyse sociologique de l’Amérique contemporaine.

- Analyse des deux réponses : la première est intéressante car le candidat fournit d’une part des solutions et rappelle d’autre part une partie de la législation en vigueur. La seconde est également réussie car le candidat ne se contente pas de citer un titre de roman. Il essaye également de le résumer afin d’intéresser le jury.

Mais le jury n’est pas obligé de poser des questions uniquement à partir de la présentation des candidats. Il peut également poser des questions qu’il a imaginées avant les épreuves orales, voire des questions qui ont été élaborées en réunion plénière de jury afin que chaque examinateur dispose d’un vivier de questions.

6 - Répondre aux autres questions du jury

Les questions ne tenant pas compte de la présentation du candidat ont ceci de redoutable que le candidat ne s’y attend pas forcément, alors qu’il a pu anticiper des questions entrant dans le cadre de sa présentation personnelle. Il lui faudra donc davantage improviser, se montrer plus réactif. Nous l’aiderons en fournissant dans cette fiche un panel des questions que posent en général les membres de jury :

• pour les questions théoriques visant à évaluer les aptitudes et la motivation du candidat, le jury pourra mettre ce dernier en situation ;​
• pour les questions théoriques visant à évaluer les connaissances du candidat, le jury puisera parmi six thèmes principaux.
  

A - Questions visant à évaluer les aptitudes du candidat

Ces questions théoriques sont généralement formulées sous la forme de mises en situation fictive. Le jury propose au candidat un scénario et lui demande de réagir. La difficulté est double : il s’agit d’une part de réagir vite et d’autre part de réagir en tant qu’adjoint administratif, c’est-à-dire en se projetant dans ses futures fonctions.

Afin d’anticiper sur des questions possibles voici un certain nombre de paramètres à retenir :

• n’oubliez jamais que l’on ne travaille pas seul. Un adjoint administratif de 1re classe a des collègues, mais aussi un voire plusieurs supérieurs hiérarchiques. Ces supérieurs hiérarchiques peuvent être eux-mêmes des fonctionnaires mais également des élus ;

• référez-vous, autant que faire se peut, au cadre légal dans lequel entre la situation. Il y a des textes juridiques à appliquer et, si vous ne les connaissez pas, vous pouvez toujours dire au jury que vous essaierez de les trouver ;

• pensez au fait que le service dans lequel vous « travaillez » a des objectifs. Il s’agit donc d’analyser la situation en fonction des objectifs hypothétiques du service considéré ;​

• rappelez-vous enfin qu’en tant qu’adjoint administratif de 1re classe vous êtes mis en position de fonctionnaire. Vous avez donc à la fois des droits et des obligations auxquels vous devez vous référer.​

À partir de ces paramètres, il est possible de répondre à un grand nombre de mises en situation se rapportant au cadre d’emplois des adjoints administratifs de 1re classe. En voici quelques illustrations.

B - Questions visant à évaluer la motivation du candidat

N’oubliez pas que vous devez, dans le cadre de ces questions, démontrer une forte volonté d’entrer dans une collectivité territoriale et d’exercer des fonctions d’adjoint administratif.

Les questions du jury seront donc orientées dans ce sens. Nous sommes ici à mi-chemin entre les questions de mise en situation et les questions portant sur les connaissances du candidat. Le jury a recours à cette double possibilité : il pourra évaluer votre motivation en continuant à vous mettre en situation ou en vous posant des questions portant davantage sur vos connaissances.

Exemples

Question 1 : Pourquoi voulez-vous devenir fonctionnaire ?

- Réponse du candidat : je souhaite certes devenir fonctionnaire territorial mais je souhaite également exercer un métier précis. En effet, être reçu à ce concours me donnera un statut mais me permettra surtout d’avoir un travail qui correspond à mes ambitions. En devenant fonctionnaire territorial, je bénéficierai d’un statut en termes de sécurité de l’emploi, de retraite, etc. En devenant adjoint administratif de 1re classe, je pourrai mettre mes compétences au service d’une collectivité.

- Analyse : le candidat ne tombe pas dans le piège qui consisterait à valoriser la sécurité de l’emploi. Il ne faut pas en effet oublier que les collectivités territoriales recherchent des candidats capables d’exercer des métiers et pas des personnes qui souhaitent seulement obtenir un statut.

Question 2 : Dans la fonction publique, la catégorie C correspond à des postes d’agent d’exécution. Pensez-vous qu’un adjoint administratif de 1re classe n’est qu’un agent d’exécution ?

- Réponse du candidat : la frontière me paraît assez floue entre agents d’exécution et agents capables de prendre des initiatives. Cela peut dépendre de la situation, du service, dans lequel on se trouve. Le secrétaire de mairie d’une commune de moins de 2 000 habitants ne pourra pas se contenter d’être un agent d’exécution. En revanche, un agent administratif chargé de l’accueil dans une collectivité de taille plus importante aura certainement moins l’occasion de prendre des initiatives. Pour ce qui me concerne, j’espère que, après avoir acquis de l’expérience, je pourrai prendre des initiatives, des responsabilités plus importantes. Mais il me faut d’abord faire mes preuves.

- Analyse : cette double réponse est parfaitement recevable car le candidat fournit à la fois une réponse théorique générale et une réponse particulière le concernant qui met en évidence sa motivation.

C - Questions visant à évaluer les connaissances du candidat

1) Les questions de culture générale

Elles portent le plus souvent sur l’actualité. Il faut donc, pour s’y préparer, se tenir au courant de l’actualité. Écouter la radio, regarder les informations à la télévision, lire un quotidien, autant de manières différentes mais complémentaires de développer ses connaissances.

Une bonne manière de concilier actualité générale et actualité territoriale consiste à lire La Gazette des communes, hebdomadaire qui fournit un grand nombre d’informations pour les élus, les fonctionnaires territoriaux, les administrés, et donc un grand nombre de questions pour les examinateurs !

Parfois, les jurys posent une ou deux questions de culture générale qui sont éloignées de l’actualité du moment. Mais les questions qui seront posées ne seront jamais des questions d’érudition. En voici quelques exemples transposables en fonction du moment auquel ces pages seront lues.

2) Les questions sur les collectivités territoriales

Elles peuvent se regrouper en six catégories :

• la fonction publique territoriale ;​
• la décentralisation ;
• l’organisation administrative des collectivités ; 
• les compétences des collectivités territoriales ; 
• les budgets des collectivités ;
• les scrutins locaux.
  

On retrouve ici les principaux champs d’interrogation de l’épreuve optionnelle de droit public. Mais les questions dans le cadre de l’épreuve d’entretien sont moins spécialisées. Dès lors, un candidat qui aura travaillé le programme de l’épreuve de droit public, même s’il passe l’une des deux autres épreuves optionnelles, sera bien armé pour affronter ce type de questions.

Une bonne manière de se préparer consiste, notamment pour les candidats au concours externe, à étudier précisément sa commune, son conseil départemental, son conseil régional, voire l’établissement public de coopération intercommunale (EPCI) dans lequel sa commune est intégrée.

En se rendant sur le site internet de ces différentes collectivités, tout candidat retirera un grand nombre d’informations qu’il pourra utiliser comme autant de connaissances ou de paramètres selon les questions auxquelles il aura à répondre.

Voici en guise d’illustration un certain nombre de questions possibles. Cherchez par vous-même les réponses afin de vous entraîner à ce type d’exercice.

D - Récapitulatif : les principaux champs de questions possibles

À partir de toutes les questions posées ci-dessus, voici un tableau qui vous permettra de renforcer à la fois vos capacités de réaction, de réflexion, et vos connaissances afin d’anticiper les attentes du jury.