Trois heures sont prévues : la gestion du temps impose une méthode rigoureuse de lecture et d’analyse. Le repérage des idées essentielles est primordial, la connaissance de l’actualité améliore la vitesse de lecture mais surtout le choix des informations les plus utiles. Les connaissances techniques permettent de réaliser des propositions adaptées et réalistes.
1 - Un découpage en 2 phases
La durée est découpée en 2 phases :– la préparation pour concevoir le plan au brouillon : 1 h 30 ;
– la rédaction du rapport technique sur la copie : 1 h 30.
Un plan apparent et matérialisé est obligatoire avec :– une première partie, exclusivement rédigée à partir des documents du dossier et qui vise à identifier les questions ou problèmes soulevés par le dossier ;
– une seconde partie qui apporte des réponses aux questions posées dans le libellé, à partir du dossier et des connaissances professionnelles.
2 - Une méthodologie en 5 étapes
Cinq étapes-clés permettent de découper les 3 heures de l’épreuve :
– lecture du sujet et analyse de la commande : 5 minutes ;
– lecture du sommaire et organisation du brouillon : 10 minutes ;
– lecture analytique des documents et prise de notes ciblée : 1 heure ;
– construction du plan détaillé du rapport : 15 minutes ;
– rédaction du rapport : 1 h 30.
A. Lire le sujet et analyser la commande
Le dossier, de 25 pages environ, est composé de 3 types de documents :
– des documents techniques ;
– des articles de vulgarisation du droit ;
– des exemples de mise en place.
Exemple
Libellé dans la spécialité ingénierie, informatique et systèmes d’information
Vous êtes recruté comme technicien principal territorial de 1re classe à la direction des systèmes d’information (DSI) de la ville de Techniville (2 000 agents), rattaché au chef du service études en tant que référent technologies innovantes.
Les services associés à l’informatique en nuage (ou cloud computing) se généralisent de plus en plus. Votre collectivité souhaite bénéficier des avantages liés à cette technologie mais reste vigilante sur les aspects relatifs à la sécurité.
Dans un premier temps, le chef du service études vous demande de rédiger à son attention, exclusivement à l’aide des documents joints, un rapport technique sur le cloud computing. (10 points.)
Dans un second temps et en vue d’une mise en œuvre rapide, il vous demande d’effectuer des propositions opérationnelles destinées à la mise en place sécurisée du cloud computing au sein de la collectivité. (10 points)
À partir de cette lecture, il faut s’interroger sur les motivations du destinataire, l’objet du rapport, l’actualité du sujet, ce que le candidat connaît du sujet.
Exemple (suite)
– La généralisation du cloud computing.
– Le souhait de la collectivité de bénéficier des avantages du cloud.
– Le risque sécurité à ne pas omettre.
– L’exigence de rapidité de mise en œuvre.
L’analyse permet de comprendre les orientations du commanditaire. Dans l’exemple, le candidat a carte blanche pour la mise en place de cette technologie innovante, en intégrant la sécurité.
Il doit aussi intégrer les règles de la gestion des données personnelles, telles qu’elles sont présentées dans le règlement général de la protection des données (RGPD).
L’intérêt du sujet est lié à la spécialité choisie. Les exemples auxquels les candidats ont été confrontés, dans le cadre de leur activité professionnelle, sont utiles pour enrichir la partie propositions.
B. Lire le sommaire et organiser son brouillon
Lire le sommaire permet de réaliser un premier écrémage. C’est un premier tri qu’il faut ensuite confirmer par la lecture du dossier. Il y a des documents pour la première partie et d’autres pour la seconde, dédiée aux propositions.
Une analyse minutieuse des titres, sources, dates des documents renseigne sur la teneur générale. La lecture rapide de ce sommaire permet d’organiser le brouillon. Cela permet de déduire l’ordre de lecture des documents, ce qui est affiné lors de l’étape 3.
Il faut alors distinguer sur le brouillon la première partie et la seconde partie, sans mélanger les idées car il s’agit de parties très distinctes.
1. Distinguer les 2 parties sur le brouillon
Pour la première partie, les idées à rechercher sont les suivantes :
– le contexte : il est dans le dossier ;
– le cadre technique et juridique : des commentaires ou le texte brut sont dans le sujet.
Pour la seconde partie, il faut intégrer le mode projet :
– le pilotage : un chef de projet ;
– le diagnostic de la situation : elle est énoncée dans le sujet ;
– la mise en œuvre : avec les outils techniques les agents, le budget, la commande publique, si nécessaire en intégrant les usagers.
Il est possible de construire un tableau permettant de noter les thématiques des 2 parties.
2. Utiliser le mode projet pour la partie propositions
Pour la partie opérationnelle, le mode projet est en effet à utiliser pour disposer d’une trame préétablie.
Les composantes obligatoires du mode projet permettent de construire le plan de la seconde partie :
– définition : un projet est un ensemble d’actions mises en place pour répondre à un besoin défini, dans des délais fixés à l’avance. Le projet intègre une enveloppe budgétaire déterminée et prend appui sur l’encadrement et les agents pour la mise en œuvre ;
– une évaluation tout au long du projet et a posteriori affine le projet et permet des ajustements ;
– les 3 étapes du projet : un diagnostic de la situation, le pilotage du projet avec un chef de projet, la mise en œuvre des actions trouvées grâce aux exemples du dossier et à son expertise.
Le chef de projet est chargé de constituer l’équipe projet dite comité de pilotage (Copil) mais aussi les groupes de travail. Il anime les réunions du Copil et demande à ses membres de réaliser des points d’étape.
Le diagnostic à réaliser : les moyens humains, matériels et techniques sont ceux de la collectivité citée dans le libellé. Il faut affiner le diagnostic, en faisant appel aux équipes internes ou à un prestataire extérieur. Le prestataire extérieur, un cabinet d’audit, un bureau d’études, a comme qualités d’être objectif et d’éclairer de façon plus objective. Cela permet aussi de dégager du temps pour les agents du service.
La mise en place du projet impose de prendre en compte :
– le droit, notamment les procédures marchés publics à respecter ;
– le budget dédié ;
– le calendrier de réalisation ;
– les agents, acteurs sur le terrain de la réalisation du projet ;
– l’organisation : il faut en effet une délibération de la collectivité pour lancer le projet officiellement ;
– le citoyen/usager/habitant, destinataire final de tout projet.
La phase de réalisation terminée, il est important de mesurer l’efficacité des mesures proposées.
C. Lire de façon analytique le dossier et prendre des notes
Commencer par une lecture globale des documents, en prenant comme appui le travail effectué lors de l’analyse de la commande, permet d’avoir une organisation de lecture du dossier fondée sur des choix professionnels. Il ne faut pas manquer cette étape-clé de la vision globale.
Il est nécessaire de distinguer l’essentiel de l’accessoire, comme les notes de bas de page inutiles. Il s’agit d’une lecture analytique : il est important de noter les mots-clés techniques, le droit, les exemples locaux de mise en œuvre, les coûts présentés.
Conseil
Pour la prise de notes, entraînez-vous à rédiger à la main et à main levée. Il ne s’agit pas de recopier des phrases entières, ni de faire un brouillon de votre future copie. Résumez les idées-clés dans les tableaux.
D. Construire le plan détaillé du rapport technique
1. Le plan
L’élaboration du plan consiste à intégrer les idées recensées dans un ordre logique. Il faut ensuite les regrouper en 2 sous-parties pour chacune des parties. En effet, les sous-parties du devoir sont équilibrées en termes quantitatifs.
Il est ensuite important de rédiger les 4 sous-titres et les 2 titres en commençant par les titres des sous-parties.
Les titres de la première partie visent à expliquer, ceux de la seconde à proposer des axes de mise en œuvre (verbes d’action à utiliser).
2. Choisir des titres
Les mots-clés notés au brouillon et les titres du dossier en les reformulant permettent de rédiger les titres. Ceux-ci ne répondent pas à une longueur parti- culière, ils doivent être clairs et explicites à la première lecture du correcteur.
Pour la seconde partie, utiliser des verbes d’action permet d’informer le destinataire de solutions qu’il pourra mettre en place.
Exemples
– Mettre en place une technique de désherbage.
– Élaborer un plan de circulation.
– Appliquer la méthode HACCP.
– Organiser le plan de réfection du bâti.
E. Rédiger le rapport
La copie répond à des exigences formelles :
– une page de garde de présentation ;
– une introduction ;
– une phrase de transition entre la première et la seconde parties ;
– une conclusion facultative ;
– le style, le temps grammatical à utiliser.
1. La page de garde
2. L'introduction
Elle comporte 15 lignes environ :
– une entrée en matière sur le sujet : un exemple parlant, le droit en vigueur, à choisir dans le dossier. Il peut s’agir d’un contexte général, comme une nouvelle technique innovante, ou d’un texte juridique récent illustrant l’intérêt du sujet ;
– le rappel de la commande : c’est le libellé du sujet à reprendre mais en le synthétisant ;
– l’annonce du plan : il s’agit de présenter les 2 parties du devoir. Des formules impersonnelles sont à privilégier.
Conseil
N’indiquez pas vos sous-parties, votre annonce de plan deviendrait confuse. L’efficacité prime.
Exemple
« Afin de diminuer la place de la voiture en ville et réduire les émissions de gaz à effet de serre, il s’agit dans un premier temps de faire le point sur la place de la voiture en ville, pour dans un second temps d’établir un plan d’action visant à piétonniser l’hyper-centre. »
3. La phrase de transition
Il s’agit d’une respiration dans le devoir. Le candidat avertit le lecteur qu’il a terminé sa première partie et qu’il va commencer la seconde.
Elle consiste aussi à résumer le contexte de la seconde partie dans lequel s’inscrivent les propositions. Mettre en valeur cette phrase est important : elle est attendue des correcteurs.
Exemple
« Après avoir présenté les règles à suivre pour sécuriser les aménagements cyclables, il convient de présenter la mise en place d’un aménagement adapté aux exigences de la collectivité. »
4. Le style et le temps grammatical
Le style doit être facile à lire, basé sur des phrases concises. Utiliser le jargon technique est nécessaire pour démontrer sa connaissance du sujet, tout en adoptant un style neutre, mais surtout objectif. Le candidat démontre ainsi sa capacité à être force de propositions.
Des paragraphes assurent la cohérence du propos. Le temps grammatical est le présent mais, pour la partie propositions, il est possible d’utiliser le futur ou le conditionnel.
Important
N’oubliez pas de vous accorder 5 minutes pour vous relire. En effet, le barème appliqué enlève des points pour les fautes d’orthographe : plus de 10 fautes enlèvent 1 point.
