L’épreuve d’admissibilité du concours interne d’adjoint administratif consiste en la rédaction d’une lettre administrative répondant à une problématique exposée dans un dossier documentaire.
1 - Qu’est-ce qu’une lettre administrative ?
La lettre administrative est un document écrit, très utilisé dans l’administration, qui permet à celle-ci de communiquer avec ses différents destinataires, publics ou privés.
Ce document de communication permet d’informer, d’apporter des réponses, de décider, d’imposer des règles... En cela, c’est un moyen de communication externe à destination de tous les publics, au sens large, qui véhicule l’image de l’administration, et donc du service public.
De ce fait, la lettre administrative obéit à des codes qui nécessitent d’être rigoureusement respectés. Ces codes doivent être parfaitement connus des candidats qui se préparent aux concours, puisque cet exercice rédactionnel se retrouve dans de nombreuses épreuves écrites.
Ainsi, lorsqu’un concours prévoit la rédaction d’une lettre administrative pour l’épreuve d’admissibilité, il faut bien respecter ces règles. Leur méconnaissance a des conséquences sur la note attribuée au candidat.
La forme de la lettre administrative varie selon les destinataires à qui l’administration s’adresse. En effet, dans l’administration, on distingue, deux types de lettres administratives : certaines sont dites « en forme administrative » et d’autres sont dites « en forme personnelle ». Elles concernent toutes deux l’activité de l’administration.
La présentation de ces deux types de lettres varie selon le destinataire :
- la lettre dite « en forme personnelle » s’adresse à des personnes ou organismes privés : aux citoyens, aux entreprises privées, aux associations, mais aussi aux élus (lorsqu’on s’adresse à eux en leur qualité d’élus représentants l’autorité légale d’une administration), aux parlementaires (députés ou sénateurs).
Pour ces élus, il s’agit de marquer le caractère courtois lorsqu’on apporte des réponses à leurs interventions (par exemple, réponse à une intervention d’un maire, d’un député ou d’un sénateur) ;
- la lettre dite « en forme administrative » s’adresse à des administrations ou à des services publics.
À ces codes de présentation, il faut aussi être vigilant à la rédaction. Elle doit être correcte et utiliser un langage précis qui fait preuve d’une bonne connaissance et d’une maîtrise des règles de grammaire et de la langue française.
2 - La présentation du sujet
Il importe de bien connaître les codes rédactionnels. Dès la lecture du sujet, le candidat doit repérer la mise en situation professionnelle qui lui est proposée. Elle est généralement formulée de cette manière : « Vous êtes adjoint administratif dans le service X..., votre supérieur vous demande de rédiger une lettre... ».
Vous devez donc vous mettre en situation professionnelle, comme si vous étiez en poste dans ce service. Vous serez évalué sur votre capacité à être opérationnel et concret dans votre lettre, et à en respecter les codes rédactionnels.
Pour réaliser cet exercice, vous disposez d’un dossier, annexé au sujet. Le dossier comporte 5 à 6 documents, lesquels vous permettent d’apporter les réponses à la problématique posée dans le sujet.
Ces documents joints sont divers : extraits de textes législatifs et réglementaires (lois, décrets, circulaires...), articles de presse, extraits de sites officiels des administrations concernées, lettre d’un administré ou d’un élu, lettre à laquelle vous êtes chargé de répondre...