Étape 3 : l’élaboration du devoir
Un sujet de cas pratique peut vous demander de rédiger différents types de documents : des documents administratifs (qui comportent un formalisme administratif) ou des documents généraux (sans formalisme particulier).
Il existe un formalisme dans la présentation des documents administratifs ; il faut respecter cette forme dans le concours.
a. La rédaction d’une note, d’un rapport, d’une note de service
Le sujet peut demander au candidat de rédiger une note, un rapport, une lettre, une note de service. Ces documents obéissent à des règles de présentation. Ils sont présentés avec différents éléments :
– en haut à gauche : le timbre. Il précise le nom de la direction et du service d’où émane le document ; le numéro de téléphone et le courriel du rédacteur ; l’indication « affaire suivie par... » ;
– en haut à droite : le lieu et la date ;
– la formule « note (ou rapport) à l’attention de Monsieur le... », suivie éventuellement d’un sous-couvert (écrit « S/C de...) ;
– l’objet de la note (ou du rapport) ;
– la mention « Ref » (référence) indiquant les textes réglementaires sur lesquels se fonde le contenu exposé ;
– la mention « PJ » indiquant que des pièces sont jointes à la note.
b. La rédaction d’un courrier
Le sujet peut aussi demander de rédiger d’autres types de documents comme un courrier. Il peut avoir une forme personnelle (lorsque l’administration écrit à un particulier ou à une entreprise de droit privé) ou administrative (lorsque l’administration écrit à une autre administration ou un autre service public) :
– la lettre en forme administrative : d’un service public à un autre service public ;
– la lettre en forme personnelle : d’un service public à un particulier ;
– la circulaire : document d’information et d’exécution, d’une autorité supérieure vers une autorité chargée de son application ;
– la note de service : d’une autorité supérieure vers des services chargés de l’exécution. La note de service s’adresse à un grand nombre d’agents ;
– la note : elle s’adresse à une personne bien identifiée.
Attention au respect des règles de l’anonymat. Le candidat ne doit mentionner aucun nom propre si le sujet n’en mentionne pas. Ainsi, la mention « affaire suivie par... » ne peut être suivie que par les lettres X ou Y ou par 3 points.
De même, la mention « À..., le... » ne doit pas indiquer le nom d’une ville si le sujet ne le précise pas. Même un nom inventé constitue un signe distinctif : tout signe distinctif exclut le candidat du concours.
Étape 4 : la rédaction
a. La mise en forme et la présentation
1. Quelques conseils préalables
La mise en forme de la réflexion doit être soignée. En effet, la qualité du travail préparatoire doit être correctement perçue par le correcteur. Pour mieux gérer le temps, voici quelques conseils :
– la rédaction du cas pratique se fait directement sur la copie, sans faire de brouillon préalable ;
– les notes prises permettent de ne plus consulter le dossier (en dehors des renvois que vous avez pu noter sur votre grille de prise de notes) ;
– si vous devez rédiger une note, le plan doit être annoncé dès l’introduction et être suivi dans le développement ;
– il est utile de connaître votre vitesse d’écriture pour calibrer votre temps de rédaction :
– si le temps vient à manquer, vous devrez accroître l’effort de synthèse et laisser de côté les éléments les moins importants ;
– évitez d’accélérer le rythme de l’écriture pour éviter de perdre de la cohérence dans les enchaînements et de multiplier les erreurs de syntaxe ;
– la dernière partie du devoir (souvent la dernière question) peut contenir des propositions, solutions envisagées ou suggestions. Elle ne doit pas être bâclée. Dans les sujets qui demandent des propositions, la qualité de celles-ci est plus fortement notée que la seule synthèse des informations relevées dans le dossier.
Attention
Le jury repère souvent par l’écriture, par les fautes d’orthographe et par les phrases mal construites (surtout en fin de devoir) que le candidat a rencontré des difficultés pour gérer son temps. Alors, entraînez-vous !
2. La lisibilité
Faites des phrases courtes, c’est-à-dire de trois lignes maximum : au-delà, elles deviennent illisibles. (Ou faites des phrases de 20 à 25 mots maximum, selon les règles de la lisibilité.)
Évitez l’accumulation de subordonnées qui s’enchaînent de façon excessive. Il faut donc éviter l’accumulation de « qui » et de « que », en tout cas renoncer impérativement à un troisième « qui » ou « que » dans une même phrase.
Faites des paragraphes courts : le paragraphe est une unité de raisonnement. Il doit être court pour être compris rapidement par votre lecteur. Dans une unité de raisonnement longue, il convient de veiller à choisir un découpage. Dans ce cas, il faut débuter le nouveau paragraphe par un mot de liaison afin de ne pas rompre la structure et la logique de l’ensemble.
3. Les liaisons
Les phrases de liaison, charnières entre les phrases construites de façon classique (sujet + verbe + complément), permettent de structurer le texte à rédiger. Elles sont importantes pour bâtir le fil conducteur, et donc pour permettre au lecteur de bien apprécier le raisonnement du rédacteur.
Les mots de liaison permettent de relier les idées. Le rédacteur enchaîne intérieurement son raisonnement, mais il oublie souvent de reproduire cet enchaînement à l’écrit. Les « en effet », « en outre », « par ailleurs », « d’une part... d’autre part » ont leur utilité dans la compréhension du raisonnement.
Il est aussi possible d’utiliser des liaisons subtiles : ces liaisons sont réalisées par une modification de la phrase, en plaçant un nom ou un verbe en tête de phrase. Cette méthode apporte beaucoup de cohérence au texte et un meilleur style, plus tonique et moins monotone :
– utilisation de noms communs en tête de phrase : par exemple, « Ils désirent intro- duire cette nouvelle technique au sein des services ». On aurait pu écrire : « Cette nouvelle technique pourrait, selon eux, être introduite au sein des services » ;
– utilisation d’adjectifs en tête de phrase : par exemple, « Ils pensent que ce procédé est le seul valable en période de crise ». On aurait pu écrire : « Seul ce procédé est valable en période de crise » ;
– remplacement du mot d’enchaînement « cela » : par exemple, « Ils ont dû revoir ces procédures, cela leur a permis de mettre en place de nouvelles méthodes ». On aurait pu écrire : « Ils ont dû revoir ces procédures. Cette démarche leur a permis de mettre en place de nouvelles méthodes ».
Utilisez une incident et ou des enchâssements pour alléger un texte. L’incidente ou l’enchâssement est un élément secondaire, inséré entre deux virgules, ou en fin de phrase, après une virgule qui complète une information. C’est un procédé purement rédactionnel qui permet d’éviter les « qui » et les « que » et qui offre des textes plus percutants. Attention toutefois de ne pas exagérer leur longueur, car ils nuisent alors à la compréhension de la phrase devenue trop longue.
Placez bien les mots au point d’harmonie dans la phrase : l’équilibre de la phrase tient en effet à un point d’harmonie qu’il faut trouver. Souvent, le mot fort se situe vers la fin de la phrase.
4. La ponctuation
La virgule
Souvent oubliée dans les écrits professionnels, elle est pourtant généralement grammaticalement obligatoire et, parfois, elle donne du sens. Elle est utilisée :
– dans les phrases juxtaposées : « Le dossier a été transmis au service concerné, ensuite il conviendra... » ;
– pour opérer une inversion dans la phrase : « Pour permettre aux agents concernés de choisir, il leur sera transmis un guide expliquant... » ;
– pour une énumération : « Le dossier doit comporter une demande manuscrite, une copie de... » ;
– pour donner du sens et mettre en valeur les idées fortes par rapport aux idées secondaires.
Exemples
« Les informations recueillies, abondantes et concrètes, ont permis de préciser... » « Cette étude reste très imprécise, comme cela a déjà été souligné. »
Derrière un mot de liaison placé en début de phrase, la virgule constitue un élément fort du raisonnement.
Exemple
« De plus, on peut ajouter que... »
Dans le corps du texte, le mot de liaison peut ou non être placé entre deux virgules, selon l’effet que l’on veut donner.
Le point-virgule
Le point-virgule permet d’améliorer la présentation d’un texte. Il complète un texte qui comporte déjà des virgules.
Exemple
« Le dossier devra comporter un plan indiquant le circuit, l’espace réservé aux spectateurs, les zones de sécurité ; l’imprimé ci-joint, son annexe A, son annexe B et son annexe C ; l’attestation d’assurance. »
On utilise le point-virgule à la fin de chaque ligne d’une l’énumération.
Exemple
« - la commande ; - un devis ;
- une facture. »
5. L’expression : style et syntaxe
« Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement » (Boileau) : la qualité de l’écriture traduit la cohérence et la pertinence du raisonnement ; elle constitue un élément important dans l’appréciation de la note, sans présumer du fond. Pour cela :
– employez un ton neutre dans les notes de synthèse, plus personnel et direct dans les notes administratives (mais non directif), surtout lorsqu’elles sont assorties de propositions (dans l’administration, le « je » est souvent employé, il peut donc l’être dans les notes assorties de propositions ou dans les lettres) ;
– évitez un style général, vague, confus, maladroit, introduisant des lieux communs... ; ou inversement, un style emphatique, ampoulé, abusant des superlatifs... Un vocabulaire précis met en valeur une pensée organisée et objective (par exemple, « promulguer une loi » est différent de « publier une loi »). La technicité du vocabulaire est adaptée en fonction du destinataire de la note ;
– prêtez attention au rythme : les phrases longues permettent d’exposer et de nuancer la pensée mais peuvent perdre le lecteur, la ponctuation est alors essentielle. Les phrases courtes rendent le propos plus incisif et affirmatif, et soutiennent l’intérêt ;
– évitez les formules exclamatives et interrogatives, qui introduisent un élément aléatoire et favorisent le développement parfois non maîtrisé d’appréciations personnelles. La rédaction de la note doit proscrire les sous-entendus, les euphémismes et l’ironie ;
– donnez l’intitulé précis des sigles lors de leur première mention, sauf pour les plus connus (comme la SNCF) ;
– limitez les énumérations s’appuyant sur un style télégraphique : rédigez en faisant des phrases.
Méthode : Relisez votre devoir : une syntaxe mal construite ou des fautes d’orthographe et de syntaxe peuvent fortement pénaliser le travail réalisé, indépendamment de la qualité de l’analyse ; attention notamment à la concordance des temps, aux accords, à la ponctuation et aux majuscules.
b. L’introduction (si le sujet demande une note)
Une étape essentielle
L’introduction permet au lecteur de repérer tout de suite si le rédacteur a bien compris le sujet et s’il est pertinent dans la façon dont il le traite. Pour cela :
– soyez bref et concis dans la rédaction de votre introduction (évitez de dépasser 15 à 20 lignes). Ne commencez pas à traiter le dossier dès l’introduction ;
– ne posez pas de questions, évitez les phrases interrogatives (la note est là pour apporter des réponses) ;
– soyez précis, évitez les considérations trop générales, historiques ou philosophiques : la note est un document de travail opérationnel, non une dissertation ;
– n’évoquez pas l’intérêt de la question posée : la note est demandée car elle répond à un besoin, donc elle présente un intérêt au moins pour la personne qui vous en a fait la demande ;
– choisissez bien la première phrase qui accroche l’attention du lecteur en situant le sujet dans son contexte. Si la note répond à une commande précise, on peut adopter un style très administratif : « vous m’avez demandé de faire un point sur... » (C’est plutôt le cas dans les notes administratives avec mise en situation) ;
– précisez le contexte et les enjeux essentiels, rappelez les faits qui ont motivé la note : ne présumez pas que le destinataire de la note connaît bien le sujet ;
– présentez la problématique qui reprend, en les articulant entre eux, les questions et problèmes se rapportant au sujet, sous une approche donnée. Dans une note, elle correspond à la question soulevée par le sujet, nécessitant de rédiger la note ;
– annoncez très clairement le plan en évitant des formules trop « académiques » (« nous verrons dans une première partie..., puis nous aborderons dans une seconde partie...) ; adoptez plutôt un style impersonnel (« la présente note exposera..., puis développera... » ; « il convient de présenter les enjeux..., puis de définir un plan d’action pour... »). La phrase d’annonce du plan est la dernière phrase de l’introduction.
Mettre en évidence les trois points
Bien construire l’introduction permet de mettre en évidence les trois points qu’elle doit comporter :
– le thème : c’est « l’accroche » qui présente le thème traité et suscite l’intérêt ;
– la problématique : c’est la présentation des enjeux, ce qui motive la note (le lien entre le « thème » et la « commande » passée dans le sujet) ;
– l’annonce du plan suivi dans la note.
c| La rédaction du contenu
Le cas pratique peut demander de rédiger d’une note, de répondre à des questions sous forme d’une fiche, ou de rédiger différents documents selon les questions posées.
Si le cas pratique consiste à rédiger une note répondant à des questions, l’organisation du plan doit tenir compte de ces questions. Une note comporte une introduction, un développement et une conclusion. Le plan comporte des titres apparents, et éventuellement des sous-titres.
1. Les titres
Le plan doit être apparent
Il doit comporter des titres rédigés pour les parties et des sous-titres. Cela permet au destinataire de trouver rapidement l’information qu’il attend et de faire une lecture sélective. Le plan apparent n’est pas indispensable dans les notes courtes (une page ; ce qui peut être le cas lorsque le sujet demande une fiche et une note brève par exemple).
Les titres doivent être simples
Il ne faut pas chercher à tout prix l’originalité : des titres simples permettent tout de suite de voir où le rédacteur veut en venir (mais évitez les titres trop généraux comme « constat », « problèmes », « la réglementation », « les solutions » qui sont trop passe-partout).
Les titres doivent être dynamiques, porteurs de sens et complémentaires
Les titres doivent être dynamiques, porteurs de sens (n’hésitez pas à reprendre des formules contenues dans le dossier si elles sont pertinentes) et complémentaires, plutôt que des titres passe-partout ou exagérément longs.
Les titres doivent être « parlants »
Ils doivent aussi être « parlants » : le lecteur doit repérer rapidement l’information dont il a besoin. De plus, ce document est ainsi opérationnel, et montre bien la logique du rédacteur dans son élaboration.
Les sous-titres éclairent et précisent les titres
2. La structure générale de la note
apparent de préférence, montre votre logique de raisonnement. De plus, il per- met de convaincre le lecteur sur l’intérêt du thème et des arguments que vous avez développés. Donc, entraînez-vous à structurer vos notes.
En situation professionnelle, la note peut comprendre une ou plusieurs parties (elle est en principe courte, et peut même être très courte, une page par exemple comme une simple lettre) ; elle peut aussi comporter des annexes.
En situation de concours ou d’examen professionnel dans lesquels une note est demandée, une présentation en deux ou trois parties s’impose généralement (des annexes peuvent aussi être demandées dans les notes assorties de propositions).
Si le cas pratique ne demande pas expressément une note mais de répondre à des questions, alors vous pouvez présenter votre devoir sous la forme d’une fiche. La fiche ne nécessite pas de présentation administrative. Toutefois, elle doit reprendre les questions posées (dans l’ordre indiqué dans le sujet) et y répondre clairement.
Comme dans la note, le contenu sera développé de façon précise (la fiche et la note sont des documents de travail qui doivent être opérationnels : donc clairs et précis, et ciblés sur la commande passée dans le sujet).
d. L’argumentation
Un cas pratique traite une situation professionnelle concrète, il convient donc d’être opérationnel. Souvent, le sujet demande la rédaction de différents documents (un par question posée).
Dans l’argumentation, il convient donc de bien se situer dans le cas (et ne pas rester sur des généralités).
e. Les propositions
Le cas pratique peut aussi demander au candidat de faire des propositions (ou suggestions ou orientations). Dans ce cas, elles doivent être concrètes. Elles peuvent faire appel aux connaissances générales des candidats.
Attention
Si le sujet ne demande pas de propositions, n’en faites pas : vous pourriez être hors sujet (répondez bien à la commande).
F. La conclusion
Beaucoup de candidats pensent que la conclusion n’est pas une obligation. Attention toutefois car de nombreux jury y accordent des points dans la grille de notation et apprécient ainsi sa qualité. Si vous ne faites pas de conclusion, vous risquez de perdre des points. De plus, la conclusion permet au jury de voir que vous avez bien maîtrisé le temps, et que vous avez achevé votre devoir dans le délai imparti. Dans une fiche, la conclusion n’est pas nécessaire.
g. La relecture
Souvent conseillée, rarement effectuée... la relecture permet pourtant d’éviter des fautes d’orthographe, des oublis de mots et des erreurs de syntaxe qui peuvent peser significativement sur l’appréciation du lecteur (et donc du jury) :
– évitez les ratures ou l’excès de blanc correcteur ;
– ne revenez pas sur le fond de votre devoir.
Les corrections, notées clairement et lisiblement, sont permises s’il n’y en a pas trop.
h. La gestion du temps
Il importe de gérer le temps. L’entraînement permet de gérer ce temps étape par étape. Ce tableau permet de trouver ses repères, sachant que chaque candidat peut avoir des repères un peu différents selon ses pratiques. Le tableau ci-dessous permet de repérer le temps nécessaire pour chacune des étapes de l’étude du sujet et de la rédaction du devoir. Il concerne les épreuves à réaliser en 4 heures, ou 3 heures selon le concours.
