I) Définition
Comme son nom l’indique, l’outil de gestion de projet permet à une entreprise la planification de son travail et l’amélioration de la gestion de ses tâches. C’est un logiciel qui peut être différent en fonction des projets et des domaines d’activités.
II) Fonctionnalités des outils de gestion
Les outils de gestion se caractérisent par les diverses fonctionnalités qu’ils offrent.
1) Collaboration
Les outils de gestion de projet permettent d’affecter les tâches, d’organiser les tableaux de bord et d’ajouter des commentaires. Ils peuvent même être utilisés pour effectuer des approbations et des vérifications.
2) Évaluation
Les outils de gestion de projet évaluent et effectuent le suivi de la croissance et de la productivité. Ce sont les rapports de gestion des ressources qui rendent cela possible.
3) Documentation
Il est aujourd’hui possible d’éviter de perdre des fichiers grâce aux outils de gestion de projet. En effet, ils offrent des fonctions de gestion de fichier : versionnage, stockage et révision des fichiers.
4) Planification/Calendrier
Avec les outils de gestion de projet, le travail peut être planifié et délégué en un endroit. Cela se fait grâce à des modèles, des dossiers, des tâches, des sous-tâches, des flux de travail et des calendriers.
III) Choisir un outil de gestion de projet
Pour choisir un outil de gestion de projet, il faut tenir compte des différents volets qu’il implique.
1) Les outils de gestion de projet collaboratifs
Les outils de gestion de projet offrent les fonctionnalités collaboratives suivantes :
La gestion des tâches
La gestion des plannings
La gestion des documents
L’accès à des flux d’informations
La gestion des temps
Les tableaux de bord
2) Les outils de gestion de projet agile
La gestion de projet de type agile est une pratique habituelle en entreprise, surtout pour le développement informatique. Les outils de gestion de projet agile sont indispensables aux chefs de projet qui souhaitent gérer un portefeuille de projets. Plus globalement, ils permettent un meilleur management des projets.
3) Les outils de gestion de projet gratuits
Plusieurs outils de gestion de projet proposent des versions gratuites. Les seules limites de ces versions reposent généralement sur l’automatisation de diverses actions, la capacité de stockage de fichiers et sur le nombre d’utilisateurs. C’est pourquoi les entreprises avec de grands projets doivent privilégier les versions payantes.