I) Définition
Un acheteur peut faire un appel d’offres pour demander des prix à différents fournisseurs pour un même produit.
Il est possible de distinguer deux types d’appel d’offres : les appels d’offres ouverts (tous les fournisseurs peuvent répondre) et les appels d’offres restreints (seuls les fournisseurs sélectionnés peuvent répondre).
II) Les étapes
L’acheteur prend la décision de faire ou non un appel d’offres. Les étapes pour faire un appel d’offres sont :
L’identification d’un besoin
L’élaboration du cahier des charges
La création de lots
La définition des critères de sélection
La diffusion de l’appel d’offres
La réception des offres
L’analyse des offres
L’évaluation des soumissionnaires
La sélection du prestataire
La contractualisation
III) Le processus
1) Le cahier des charges
Le cahier des charges est un contrat qui comprend :
Les besoins
Les fonctionnalités du produit ou du service
Les exigences
Les contraintes
Il est présenté sous la forme d’une étude préalable de l’ensemble du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives particulières.
2) Les lots
Les lots sont des ensembles de produits qui proviennent de la même fabrication.
3) Les critères de sélection
Les critères de sélection sont choisis via des méthodes d’analyse des offres. Les thématiques sont :
Le coût
La langue
Les fonctionnalités
L’accompagnement
Les caractéristiques des fournisseurs
Les techniques
4) Le dépouillement des offres
Le prix n’est pas le seul critère de choix pour sélectionner un fournisseur. Les autres critères de sélection sont aussi intégrés dans le choix et dans l’attribution d’un marché.
Afin de choisir un fournisseur, il faut porter son attention sur les points suivants :
La qualité des produits proposés
Le prix des produits (ainsi que les possibles remises)
Les frais de transport, d’emballage et de livraison
Les conditions de paiement