La tâche de l’adjoint administratif varie beaucoup selon la taille de la collectivité territoriale.
Certains adjoints administratifs gèrent, avec deux mi-temps, toutes les activités de deux communes alors que, dans des conseils régionaux, un adjoint administratif est chargé du secrétariat d’un service.
1 - Les missions
Les adjoints administratifs sont chargés de tâches administratives d’exécution qui supposent la connaissance des règles administratives et comptables et de leur application. Ils peuvent être chargés d’effectuer différents travaux de bureautique et être affectés à l’utilisation des matériels de télécommunication. Ils peuvent égale- ment effectuer des enquêtes administratives et établir des rapports nécessaires à l’instruction de dossiers.
Les adjoints administratifs assurent aussi les fonctions d’accueil et les travaux de guichet, la correspondance administrative et les travaux de comptabilité. Ils peuvent participer à la mise en œuvre de l’action de la collectivité dans les domaines économique, social, culturel et sportif. Ils peuvent de plus être chargés de la constitution, de la mise à jour et de l’exploitation de la documentation ainsi que de travaux d’ordre.
Ils peuvent aussi centraliser les redevances exigibles des usagers et en assurer eux-mêmes la perception. Dans une commune de moins de 2 000 habitants, il peut leur incomber le secrétariat de mairie. Ils peuvent se voir confier la coordination de l’activité d’adjoints administratifs territoriaux.
2 - Les métiers
L’appellation « adjoint administratif » correspond à un cadre d’emplois, ce n’est pas
un métier : les exemples des métiers suivants vous en convaincront.
A - Pilotage, management et gestion des services publics
- Secrétaire de mairie : met en œuvre, sous les directives des élus, les politiques déclinées par l’équipe municipale. Organise les services de la commune, élabore le budget et gère les ressources humaines.
- Assistant de direction : apporte une aide permanente à un directeur de service ou de structure en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.
- Assistant administratif : participe à l’organisation pratique d’un service ou d’une équipe. Assiste un ou plusieurs responsables. Suit et gère l’organisation des dossiers. Peut accueillir des visiteurs.
- Agent de gestion administrative : recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers.
- Chargé d’accueil : accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité et de l’établissement d’enseignement auprès des usagers.
- Gestionnaire des assurances : négocie et gère le portefeuille d’assurances.
- Assistant comptable et budgétaire : assure ou supervise la procédure comptable et budgétaire de la collectivité ou d’un grand service et vérifie les données comptables. Réalise les documents comptables et budgétaires correspondants.
- Agent de gestion financière, budgétaire ou comptable : assure le traitement comptable des dépenses et recettes courantes, la tenue de régies d’avance ou de recette. Assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.
- Assistant ressources humaines : exploite et analyse des informations liées à la gestion des ressources humaines de la collectivité et en effectue la synthèse. Traite les informations en les organisant dans le cadre de procédures administratives ou législatives définies. Assure, éventuellement, les relations avec le personnel, notamment dans les activités de gestion administrative.
B - Politiques publiques d’aménagement et de développement
- Contrôleur du service public de voyageurs : assure le contrôle de l’exécution
du service. Contrôle la validité des titres de transport. Assiste les voyageurs.
- Agent de gestion locative : gère les rapports bailleurs/locataires depuis la demande jusqu’au congé. Assure, vis-à-vis des locataires dont il est chargé, tous les actes courants de la gestion locative. Accueille et répond aux demandes des locataires.
C - Animation et services à la population
- Agent d’accueil social : accueille le public des services sociaux. Accompagne la première demande sur le plan administratif. Identifie et qualifie la demande sociale et oriente vers les services ou les professionnels concernés.
- Responsable des sites de distribution : anime, coordonne et assure la gestion de plusieurs lieux de restauration. Informe les différents acteurs (production, distribution, direction du service, mairie, directeurs d’école, usagers, services municipaux).
- Officier d’état-civil : instruit et constitue les actes d’état-civil (naissance, mariage, adoption, décès, etc.). Délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres. Assure l’accueil physique et téléphonique du public.
- Conservateur de cimetière : gère les cimetières, les concessions et les espaces funéraires. Veille au contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l’enceinte des cimetières. Prépare le règlement et veille à son respect.
- Conseiller funéraire : accueille et informe les familles sur les choix en fourni- tures et prestations nécessaires. Prévoit l’organisation des obsèques et assure la liaison avec les différents officiants cultuels ou civils. Effectue les démarches administratives et informe les familles sur les démarches post-obsèques.
- Gardien de cimetière : effectue l’ouverture et la fermeture du cimetière. Veille au respect du règlement. Tient à jour le registre du cimetière. Renseigne les familles. Représente la collectivité lors des opérations dans le cimetière.
- Agent de bibliothèque : accueille le public et entretient les collections (réception, équipement, petites réparations). Contrôle la qualité de la conservation. Gère les opérations de prêt et de retour et inscrit les usagers. Peut participer à l’acquisition et à la promotion des collections.
D - Sécurité, prévention et médiation
- Opérateur de vidéoprotection : assure la sécurisation préventive et curative des lieux, des espaces et des bâtiments publics dotés d’équipements de vidéo- protection. Visionne et exploite les informations en vue d’informer les partenaires chargés d’intervenir sur les sites.
- Agent de médiation et de prévention : conduit une médiation préventive par une veille dans les espaces publics. Intervient sur les situations de dysfonctionnement en matière de biens et d’équipements publics. Régule les conflits par le dialogue et intervient en interface entre les publics et les institutions.
- Agent de surveillance des voies publiques : fait respecter la réglementation relative à l’arrêt et au stationnement des véhicules ainsi qu’à l’affichage du certificat d’assurance sur le pare-brise. Constate les infractions au code de la santé publique (propreté des voies publiques). Participe à des missions de prévention aux abords des établissements scolaires, des autres bâtiments et lieux publics.
Plus de détails sont disponibles sur le site du CNFPT, dans le répertoire des métiers territoriaux où est analysé chaque métier en termes de savoir-faire et de savoirs.
