I) Principe
La réalisation d’un projet implique plusieurs catégories de personnes, dont le chef de projet au centre. Elle nécessite des interactions qui ne sont possibles que par la communication sous différentes formes. Ainsi, la communication dans un projet est la transmission des informations entre les parties prenantes impliquées.
Elle permet de mettre tout le monde d'accord sur une vision commune du projet et facilite le partage des responsabilités.
II) Différents types
Il existe essentiellement deux modalités de communication dans un projet. Il s’agit de :
- La communication formelle : généralement par écrit, elle est planifiée et délivrée selon une stratégie préétablie.
- La communication informelle : elle est en principe non planifiée et peut se faire à l’oral comme par écrit grâce à des outils de messageries instantanées. Lorsqu’elle est orale, elle doit être dans certains cas retranscrit en fonction de son importance dans la mise en œuvre du projet.
Dans les deux cas, la communication peut être verticale ou hiérarchique, ou bien horizontale entre des personnes de même niveau. En dehors du chef d’équipe et de ses collaborateurs, la communication dans un projet concerne un grand nombre de personnes, telles que :
- Les prestataires internes
- Le personnel de l’entreprise
- La hiérarchie de l’entreprise
- Les sous-traitants
- Les utilisateurs internes
- Les commanditaires
- Les cibles du projet
- L’environnement global du projet
III) Fonctionnement
Généralement, le message transmis qui contient les intentions d’un émetteur est codé. La communication est réussie lorsque le récepteur parvient à décoder facilement le message de l’émetteur en faisant la bonne interprétation.
Ainsi, pour réussir la communication dans un projet, il faut a priori élaborer un plan de communication spécifique au projet. Ce plan précise les détails nécessaires à une bonne communication autour du projet.
Il permet d’éviter les mauvaises interprétations et décodages erronés du message de l’émetteur par le récepteur.
Pour élaborer le plan, il faut d’abord étudier le contexte de communication, notamment les points forts et les faiblesses de la stratégie de communication. Ensuite, le plan consiste à réaliser les tâches ci-dessous :
- Définir les objectifs
- Indiquer la ou les cibles
- Définir le budget
- Définir les axes de communication
- Identifier les messages à diffuser
- Identifier les risques
- Planifier et organiser les actions
- Exécuter les actions
- Évaluer la stratégie utilisée et ses effets