I) Le budget prévisionnel d'un projet
Il s'agit de l'ensemble des dépenses estimées : coûts directs (peuvent être modifiés) et coûts indirects (ne peuvent être directement modifiés). Les coûts regroupent les ressources humaines, logistiques et matérielles.
II) Évaluer le coût du projet
1) Les coûts indirects
Il s'agit de l'ensemble des ressources non-compressibles du projet : factures, consommables, loyer, etc. Une partie de ces dépenses est affectée au projet (dépend du temps d'utilisation estimé).
2) Les coûts directs
Ce sont les ressources mobilisées directement par le projet.
Main d'œuvre interne
Ressources humaines externes
Achats divers (matériel, équipements, transport, assurances, expertises, etc.) : les frais sont collectés lors des appels d'offres faits aux prestataires et aux fournisseurs.
Frais annexes : déplacements, restauration, frais d'hôtellerie, location de foyers
III) Préparer le budget
1) Lister les coûts
Il faut commencer par préparer un document de budget prévisionnel et y lister les coûts prévus.
Ce document va servir de référence pour la durée du projet : il permet la comparaison entre les frais prévus et le coût réel.
Les éléments sont listés et classés par rubriques.
Prévoir une marge d'erreur (3 à 5 % du montant total)
2) Présentation du budget
Afin de présenter un budget, il faut le faire sous forme de tableau (utiliser un tableur comme Excel).
Les items du budget sont regroupés en catégories et il faut calculer le sous-total de chaque catégorie afin de faciliter la lecture du tableau et la répartition des coûts indirects.
Il faut mentionner les dates de début et fin prévisionnelles du projet pour que le budget soit valable.
Pour les ressources internes : on peut calculer leur coût journalier. On se base sur le salaire brut qu'on multiplie par le nombre de jours où les employés concernés sont mobilisés par le projet.
3) Compléter le budget
Évaluation d'autres frais possibles : licences pour les logiciels, les serveurs (test ou production).