I) Définition
La check-list est un outil pratique qui permet de gérer une grosse charge de travail. Grâce à elle, il est possible d’organiser facilement les tâches en fonction de leur ordre d’importance.
II) Les avantages de la check-list
Les avantages de la check-list sont nombreux. Elle permet de :
- Se concentrer sur des tâches prioritaires
- Ne pas oublier les échéances
- Ne pas oublier de tâches
- Réduire le stress
- Ne pas être débordé
- Gérer son temps efficacement
- Améliorer la productivité
III) La création d’une check-list
Il faut commencer par lister les tâches prioritaires. Ensuite, il faut affecter une priorité en face de chaque tâche. L’ordre de priorité peut aller de prioritaire à secondaire. Enfin, il faut reclasser les tâches en fonction de la priorité définie. Les tâches les plus importantes seront classées en haut de la liste.
Il est également possible d’utiliser un code couleur pour que ce soit plus clair. Grâce à la check-list établie, on pourra avoir une vue d’ensemble sur les actions à réaliser sur une journée par exemple, mais aussi s’organiser et déléguer si besoin. Attention, pour être efficace, la check-list ne doit pas être surchargée. Il vaut mieux utiliser des verbes d’action sous forme de synthèse (exemple : rédiger compte rendu réunion).
Les outils informatiques
Il est tout à fait possible de faire une check-list à la main avec un papier et un stylo. Cependant, il est préférable d’utiliser des outils informatiques, comme les logiciels ou les applications de gestion de tâches.
Ces dispositifs connectés offrent une grande simplicité d’utilisation. On peut noter une activité comme accomplie, modifier l’ordre des priorités, reporter des tâches, etc. Avec cette méthode, il est possible d’avoir sa check-list sur soi en permanence puisqu’elle sera accessible directement sur smartphone, ordinateur ou tablette.
La check-list peut être préparée la veille ou le matin avant de commencer la journée. En fonction de l’avancement du planning de travail, il faudra rayer les tâches qui sont déjà traitées. À la fin de la journée, il faudra reporter toutes les tâches non traitées au lendemain.