I) Définition et enjeux
La coordination est l’une des fonctions essentielles du management des entreprises. Elle consiste à mener des actions concrètes sur l’environnement de l’organisation, pour agencer et répartir les tâches aux différents acteurs, de façon à obtenir un résultat cohérent grâce à la conjonction des efforts de tous dans le bon timing.
Selon Henri Fayol, l’un des précurseurs du management, la coordination, c’est l’action de relier, unir, harmoniser tous les actes et tous les efforts.
Ainsi, un outil de coordination peut être défini comme une méthode, un dispositif ou un instrument mis en place au sein d’une entreprise pour organiser, optimiser, harmoniser, suivre et contrôler le déroulement des activités.
Tout responsable doit mettre en place, au sein de son organisation, un ou plusieurs outils favorisant une bonne coordination du travail, car l’atteinte des objectifs qu’il fixera à ses collaborateurs en dépend.
De plus, la coordination en entreprise est indispensable pour une division impartiale des tâches, aussi complexes qu’elles soient. Des actions individuelles aux actions collectives, le mode de coordination doit être évolutif et s’adapter à l’ossature de l’organisation.
II) Les six outils de coordination d’Henri Mintzberg
Henri Mintzberg, dans son livre Le Management : voyage au centre des organisations, distingue six outils de coordination principaux. Il s’agit de :
- L’ajustement mutuel dont le principe repose sur une communication informelle, quel que soit le type d’entreprise dont il s’agit.
- La supervision directe qui permet au supérieur hiérarchique de donner directement des tâches à ses collaborateurs, avec obligation de résultat.
- La standardisation des procédés qui consiste à prédéfinir les différentes procédures, étapes et méthodes de travail afin de faciliter le rendement des collaborateurs.
- La standardisation des résultats : cela consiste à fixer en amont les objectifs à atteindre tout en laissant le travailleur définir lui-même sa méthode de travail.
- La standardisation des qualifications qui consiste à définir, pour chaque fonction ou tâche, le profil, le savoir-faire ou les qualifications requises pour que les objectifs soient atteints.
- La standardisation par les normes qui implique que toute la structure soit coordonnée selon des règles préétablies.
III) Autres outils de coordination en entreprise
Il y a d’autres outils stratégiques auxquels un chef d’entreprise ou un coordonnateur de projet peut recourir pour suivre et accompagner les performances de son équipe :
- Le tableau de bord
- Le diagramme de Gantt
- Les logiciels de coordination d’équipe
Etc.