De quelle façon sont organisés les événements au sein du secteur touristique ?
L’organisation d’un événement touristique possède des similitudes avec l’organisation d’un séjour touristique. En effet, l’organisation d’un événement touristique nécessite également :
L’élaboration d’un cahier des charges ;
La définition d’un budget ;
Une analyse de la faisabilité financière et organisationnelle ;
Une veille permettant de dénicher les prestataires offrant les meilleurs rapports qualité/prix ;
Une phase de négociation avec l’ensemble des parties prenantes ;
La mise en place d’une organisation journalière et une anticipation de l’ensemble des détails logistiques.
Nous retrouvons également des étapes qui ne sont présentes que dans l’organisation d’un événement touristique (et non lors de l’organisation d’un voyage) :
Création de partenariats et négociation des modalités ;
Préparation de l’opération de communication (Que souhaite-t-on communiquer lors de cet événement ? Quels sont les objectifs ?) ;
La définition d’une équipe de pilotage projet, qui assurera son bon déroulé sur l’ensemble de la chaîne ;
La préparation du jour J de l’événement (Qui seront les intervenants ? Quelles seront les activités ? Comment sera gérée l’animation ? Comment garantir le respect des normes sanitaires en vigueur ? Comment garantir la sécurité des participants ? Que faire en cas d’imprévu ?).
En effet, la préparation rigoureuse de l’événement est cruciale pour sa réussite. Cette préparation dépendra du contexte, elle peut radicalement changer en fonction du lieu, du nombre de participants, des activités proposées, des objectifs de communications des organisateurs, etc.
À l’issue de l’événement, l’équipe chargée du pilotage établira un compte-rendu aux organisateurs et partenaires afin d’en évaluer ses retombées.
Ce compte-rendu se portera à la fois sur l’aspect quantitatif :
Combien d’argent a été généré ?
Combien de participants ont été présents ?
Combien de médias ont-ils relayé l’événement ?
Etc.
Ainsi que sur l’aspect qualitatif :
Recueil des avis des participants ;
Analyse des avis extérieurs face à l’événement ;
Etc.