Les documents commerciaux

I) Définition

Les documents commerciaux caractérisent des fichiers papiers ou numériques possédés par une entreprise. Ils permettent de traduire les différentes opérations entre l'entreprise et ses parties prenantes.

Ils représentent aussi un moyen permettant d'assurer la traçabilité, le suivi, l'historique, la conformité, des obligations, etc.

II) Les différents types de documents

Le devis ;

Le bon de commande ;

La facture ;

Le bon de livraison ;

La facture d'avoir ;

Le bon de réception ;

Les CGV, CGU, CGSU.

III) Les mentions obligatoires

En fonction du document commercial, certaines mentions sont obligatoires et doivent apparaître. Elles permettent d'identifier les personnes / parties impliquées et caractériser des faits et éléments.

  • Entité de l'entreprise, coordonnées.

  • Entité du client, coordonnées, numéro d'identification.

  • Informations relatives au produit : N°, date, quantité, référence, prix.

  • Informations relatives aux prix : TVA, remise, net commercial HT, net à payer TTC.

  • Informations permettant d'identifier les personnes : entité et identification, coordonnées, moyen de contact.

IV) Composition d'une facture et des éléments de calculs possibles

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1) La facturation

Document légal attestant de la vente et justifiant la réclamation de règlement du prix au client.

Permet de justifier un achat, demander une réclamation / intervention (SAV).

Permet la déductibilité vis-à-vis des impôts (faire passer ses achats en note de frais).

2) Les réductions commerciales

Le rabais : réduction du prix accordée exceptionnellement pour tenir compte d'un défaut de qualité ou de non-conformité à la livraison.

La remise : réduction accordée pour tenir compte de la taille de la commande, de l'importance du client (fidélité, statut, autre cause particulière).

3) Les réductions financières

L'escompte de règlement : réduction accordée lorsque le client règle avant la date indiquée.

4) Les frais de transport

Port forfaitaire : prestation de service de livraison effectuée par l'expéditeur qui le facture pour une somme forfaitaire.

Débours : le port est effectué par un transporteur / prestataire de service externe qui a été payé par l'expéditeur.

Franco de port : la livraison est gratuite pour le destinataire, mais elle est payante pour l'expéditeur. La valeur des frais de livraison est déjà incluse dans le prix des produits facturés.

L’acompte : l'acompte est un versement effectué lors de la commande. L'acompte est déduit de la somme finale à payer.

L’avoir : l'avoir pour ristourne est une réduction accordée périodiquement pour tenir compte de l'importance en volume d'achat du client.

L'avoir modificatif de facture : quand un client retourne des marchandises, on établit une facture rectificative qui doit refléter exactement la facture initiale (remise, escompte, TVA, etc.).