I) Réaliser un suivi des règlements fournisseurs
La première étape du suivi des règlements fournisseurs consiste à mettre des échéanciers de règlement en place. L'entreprise doit payer les fournisseurs périodiquement, un jour particulier par semaine. Par exemple tous les derniers vendredis de chaque mois.
Cette stratégie optimise la gestion des factures et limite le nombre de virements manuels. Elle réduit également les règlements urgents.
L'entreprise doit aussi paramétrer les conditions de règlement. En effet, des conditions spécifiques de règlements régissent chaque fournisseur. Ça consiste, par exemple les conditions de paiement :
À jours fin de mois ;
À jours date de facture ;
À la réception de la facture.
Identifier clairement ces différentes conditions et les paramétrer une fois pour toutes dans le système comptable, permet de régler les fournisseurs à temps.
Par ailleurs, les relances de paiement font partie des étapes incontournables d'un suivi rigoureux des règlements. Les relances en question consistent à vérifier auprès de chaque fournisseur, les factures en attente de paiement. En cas d’impayé, les services concernés doivent en trouver les raisons afin de résoudre rapidement les litiges.
II) Objectifs et enjeux d'un suivi des règlements fournisseurs
Garantir un bon suivi des règlements fournisseurs et payer les factures dans les délais indiqués évite premièrement les paiements prématurés. Certes, les factures seraient réglées et des ristournes sont possibles quand on paye en avance, mais payer trop tôt peut avoir des impacts négatifs sur la trésorerie et le besoin en fonds de roulement.
Payer dans les délais indiqués évite aussi de payer en retard, ce qui nuirait aux relations entre l'entreprise et le fournisseur. Il faut savoir que le retard de paiement engendre des indemnités de retard.
Cependant, certains fournisseurs ne donnent pas d'indication spécifique concernant le délai de règlement sur la facture. Dans ce cas, le délai moyen est de jours à partir de la date d'émission de la facture. D'ailleurs, la loi de modernisation de l'économie (LME), prévoit des délais maximums de paiement à ne pas dépasser :
jours fin de mois, c'est-à-dire au plus tard à la fin du mois civil pendant lequel expire le délai de jours à partir de la date d'émission de la facture.
jours à date de la facture, c'est-à-dire au plus tard dans les jours qui suivent la date d’établissement de la facture.
