Afin d’assurer une prestation touristique réussie, l’agence de voyages se doit de préparer le voyage avec le client.
Lors de cette préparation, le client exprime ses attentes et l’agence tente de les faire correspondre avec les prestations touristiques qu’elle est en mesure de fournir.
Les attentes du client sont répertoriées au sein d’un cahier des charges que l’agence élabore.
Ce cahier des charges reprend donc l’ensemble des caractéristiques à prendre en compte afin d’éviter toute déconvenue lors de la prestation.
Parmi ces caractéristiques, nous retrouverons donc :
Le type de voyage attendu ;
Le budget ;
Le nombre de personnes participant au voyage ;
La durée du voyage (et les durées des différentes prestations incluent au sein du voyage) ;
Le lieu du voyage (et l’ensemble des lieux visités pendant le voyage) ;
Les modalités d’accompagnement ;
Les modalités de déplacements.
La préparation du voyage ne s’arrête pas à l’élaboration du cahier des charges.
Une fois ce cahier élaboré, l’agence doit se charger d’évaluer les possibilités de concrétisation des attentes fournies.
Pour cela, l’agence recherche donc les prestataires nécessaires et s’assure de leur qualité, leur disponibilité, puis de leurs tarifs.
Si les tarifs des prestataires sont trop élevés, l’agence à quatre choix, qui peuvent tout à fait être combinés les uns aux autres :
Tenter de trouver d’autres prestataires proposant des tarifs moindres ;
Négocier, à la baisse, le prix auprès des prestataires ;
Négocier, à la hausse, le prix auprès du client ;
Diminuer sa marge.
La négociation est une phase importante pour l’agence afin de rester compétitive face à la concurrence tout en conservant des marges correctes et assurer une prestation de qualité aux clients.
La préparation de voyage contient donc deux phases essentielles :
La compréhension des attentes du client via le cahier des charges ;
La concrétisation du cahier des charges via la recherche des prestataires nécessaires et la négociation.
