La note de synthèse n’est ni un résumé des différents documents du dossier, ni un commentaire de ces textes. C’est une restitution des éléments significatifs du dossier organisée de façon à répondre à la commande. La maîtrise de cette épreuve suppose, d’une part, une bonne compréhension de sa nature et de ses contours et, d’autre part, l’acquisition de certaines compétences préalables.
I. La nature et les contours de l’épreuve
A. Une épreuve de simulation
L’épreuve de la note n’est pas une épreuve qui vise à l’évaluation de connaissances de fond mais un exercice de simulation. En effet, dans l’administration, la note est un outil de communication. Cela implique et explique l’exigence de clarté : la note doit permettre de présenter de façon intelligible les éléments nécessaires à une prise de décision. Le candidat doit se mettre dans la posture d’un attaché territorial auquel est demandé la rédaction d’un support écrit à visée professionnelle.
B. Une épreuve de synthèse
Il s’agit d’une note de synthèse : elle doit donc être concise et précise :
– la concision se matérialise bien naturellement par une copie assez courte (6 pages environ) et nécessite que soient écartés tous les éléments périphériques ou extérieurs aux enjeux de la commande ;
– la précision suppose que les éléments soient restitués de façon exacte (textes juridiques, dates, dispositifs juridiques, points d’achoppement de la question, etc.), ce qui demande une prise de notes adéquate.
La note doit faire une présentation objective de la question. Cela signifie que l’auteur, ici le candidat, ne peut pas exprimer son point de vue.
MÉTHODE
Vous pouvez toutefois être amené à restituer les éléments de critique et de controverse présents dans le dossier mais en tant que tels (en soulignant que certaines réserves, limites ou interrogations ont été soulevées).
En aucun cas, vous ne devez, en tant que candidat, vous approprier ces éléments critiques ou donner l’impression que vous le faites (ce qui demande une certaine finesse rédactionnelle dans leur restitution).
C. La place du dossier et des connaissances propres
La note doit être établie avec une source unique : le dossier. Aucune connaissance extérieure n’est attendue, ni même tolérée.
Exemple : Si vous connaissez la suite d’une politique publique en projet au moment de la conception de l’épreuve, une nouvelle jurisprudence ou une expérience récente conduite dans une collectivité, vous ne pouvez pas l’utiliser dans votre travail qui doit reposer sur les seuls éléments contenus dans le dossier.
Les contours de la note sont en effet dessinés par le champ commun entre le champ du dossier et celui de la commande. C’est d’ailleurs ce qui vous amènera à exclure certains éléments du dossier, s’ils n’ont pas de pertinence eu égard à la commande.
De façon symétrique, certaines questions qui peuvent paraître importantes au traitement de la commande, mais ne trouvant pas de réponses dans le dossier, ne seront pas évoquées.
Les connaissances extérieures (organisation territoriales, droit public...) n’ont pas leur place dans les développements, en tant qu’éléments complémentaires à ceux extraits des documents. Elles ont toutefois leur utilité : elles vous permettent de mieux apprécier les documents. En effet, ne pas savoir ce qu’est une circulaire rend plus difficile sa compréhension, ou méconnaître l’organisation juridictionnelle ne facilite pas la lecture de la jurisprudence... Il se peut que vous tombiez néanmoins sur un (ou des) élément(s) inconnu(s) et il faudra faire sans ; c’est également le jeu de l’épreuve.
II. Des préalables indispensables
L’épreuve de la note suppose que soient mises en œuvre une lecture et une rédaction spécifiques.
A. La lecture
Contrairement à une idée largement répandue, la lecture attendue n’est pas une lecture en « diagonale » de tout le dossier. L’épreuve ne peut se réduire à un exercice de compréhension : c’est un exercice de restitution écrite. Or un simple survol des documents ne suffit pas à permettre une restitution fine des éléments significatifs.
1. Lecture sélective et lecture intégrale
Les modalités de lecture du dossier se présentent comme une alternance entre une lecture sélective et une lecture intégrale. Tout le dossier sera consulté mais seuls certains éléments seront lus de façon précise :
– la lecture sélective permet d’identifier un élément utile qui est lu en lecture intégrale ;
– la lecture intégrale permet de s’approprier un élément et de prendre des notes exactes. Il s’agit donc de chercher des réponses et de les examiner.
Ce basculement entre lecture sélective et lecture intégrale doit se faire de façon perpétuelle et systématique durant l’examen du dossier ; seule cette alternance permet une consultation rapide et efficace des documents.
2. S’entraîner
Il s’agit en fait de modalités de lecture que nous utilisons tous sans même y prêter attention lorsque nous faisons une recherche sur Internet, dans un code juridique ou dans un manuel de travail.
Toutefois, dans le cadre de cette épreuve, il convient de s’y entraîner très régulièrement, au moins une fois par semaine, en se chronométrant : de petits articles de presse tout d’abord, puis des articles de plus en plus longs, et enfin des documents juridiques denses. Il faut apprendre à ne pas finir de lire les phrases inutiles au traitement du sujet, à repérer des termes clés et des signes rédactionnels, à regarder le début et la fin des paragraphes, etc.
Il ne faut pas se perdre dans les documents mais les utiliser comme il se doit, c’est-à-dire comme des supports maniables.
TÉMOIGNAGE
Paroles de formateur - Je regarde toujours avec intérêt les candidats quand ils travaillent sur leur dossier. Beaucoup ont le nez collé aux pages, ne veulent pas en perdre une miette, certains surlignent en lisant avec différentes couleurs... Au début des séances de formation, ils sont crispés sur leurs documents. Ils ne peuvent ainsi avoir aucun recul et n’arrivent pas à réfléchir rapidement, ni à sélectionner les informations. Ils perdent un temps précieux. Au fil des séances, ils apprivoisent cet outil qu’est le dossier et le manipulent avec plus de recul sans chercher à tout lire... et ils progressent car la lecture conditionne toute la note !
B. La rédaction
La rédaction d’une note doit être impeccable car l’épreuve est notamment une épreuve formelle. Le style attendu est administratif : clair, exact et direct. Les effets de manche, les circonvolutions introductives, les expressions journalistes ou familières sont à écarter. Il faut aller droit au but, dans un vocabulaire riche, et un style assez soutenu compte tenu du grade auquel vous prétendez, mais l’ensemble doit rester simple et limpide. Les phrases sans fin sont à proscrire car vous risquez de perdre le fil de votre argumentation et/ou de perdre votre lecteur (et précieux correcteur) en chemin.
Une attention particulière doit être portée à l’orthographe, à la longueur des phrases et à la syntaxe. N’hésitez pas à revoir certaines règles d’orthographe et de grammaire quand vous avez une hésitation... et prenez le temps de bien relire votre copie.
Pour certains candidats, cette écriture est assez naturelle. Il reste déterminant de s’entraîner à écrire un paragraphe construit par semaine ou par quinzaine. Un paragraphe, dans une écriture technique, correspond à une idée-force : la première phrase du paragraphe justifie donc son existence. Puis cette idée est développée, voire illustrée, dans les phrases qui suivent.
IMPORTANT
Attention à l’excès d’articulations d’amorce (en effet, ainsi, pourtant, en outre, cependant...) qui segmente la lecture et dissimule mal, l’accentuant même, le manque de structuration logique du propos qui naît naturellement de l’enchaînement des idées et des arguments liés.