Note ou rapport : ce sont deux termes différents mais pour un objectif identique : aider à la décision un élu local, en prenant en compte le droit applicable et les moyens humains et financiers mais aussi les contraintes financières, techniques et managériales.
I. Qu’est-ce qu’une note ou un rapport avec propositions ?
A. Une aide à la décision pour un élu local
Une note ou un rapport avec propositions est un outil d’aide à la décision qu’un directeur général de collectivité territoriale adresse à un élu local. Celui-ci dispose alors d’une vision globale d’une question d’actualité territoriale, comme la mise en place de la dématérialisation ou la fusion d’un EPCI pour créer une commune nouvelle. Il a alors à sa disposition des solutions opérationnelles et une méthodologie pour mettre en œuvre cette dématérialisation ou gérer la commune nouvelle ainsi créée.
Les correcteurs de l’épreuve analysent la pertinence des informations retenues mais aussi celle des recommandations faites, en termes de fiabilité juridique, de viabilité financière et technique. Ils accordent une grande importance au positionnement managérial.
C’est pourquoi la lecture de la copie doit laisser transparaître la bonne connaissance de la réalité territoriale et de ses contraintes. La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation nécessite certes une phase technique mais aussi managériale, qu’il ne faut pas négliger, compte tenu de l’intérêt de sa mise en place.
B. Un outil concis, clair et opérationnel
Une note comprend deux parties rédigées avec soin et concision. Le style doit être sobre mais efficace. Il s’agit d’aller à l’essentiel, pour faciliter le travail de décision de l’élu.
La note est opérationnelle car elle reprend des aspects fondamentaux pour l’élu local : le cadre juridique applicable, le contexte global du sujet, une démarche opérationnelle qui se traduit par l’application de la démarche de projet.
C. Un outil professionnel
C’est une note de 5 à 7 pages qui répond précisément à une commande. Le dossier documentaire permet d’extraire les enjeux principaux et une partie des solutions ; il faut toutefois des apports de connaissances professionnelles, extérieures au dossier.
Ces apports doivent constituer une plus-value et éclairer l’élu. Le correcteur apprécie la pertinence des recommandations, et leur logique d’ensemble dans le contexte de la réforme territoriale récente, mais aussi des perspectives offertes par le nouvel acte de la décentralisation, issu de la loi n° 2022-217 du 21 février 2022.
TÉMOIGNAGE
Paroles de candidate - J’ai compris, car j’avais aussi passé le concours d’attaché en externe, que la note avec propositions n’était pas une note de synthèse classique. J’ai dû me déconditionner de certains réflexes pour
en acquérir d’autres. J’ai dû apprendre à faire des propositions et je me suis servie de mon expérience professionnelle de cadre territorial.
II. En quoi consiste l’épreuve ?
La note n’est ni un résumé, ni une dissertation. Il s’agit de mettre en relation différents documents, d’en extraire l’essentiel et de construire un plan cohérent pour que le cadre territorial destinataire soit en possession des informations utiles à sa prise de décision. Il y a en effet une partie propositions qui permet de proposer des solutions juridiques, techniques, organisationnelles et managériales.
Des compétences majeures sont demandées pour réussir l’épreuve : il faut en effet passer le cap du seuil d’admissibilité. Ce seuil d’admissibilité est fixé par le jury plénier du centre de gestion organisateur du concours et de l’examen. Il peut donc dépasser la barre de 10.
A. Se positionner comme cadre supérieur d’une collectivité territoriale ou d’un établissement public local
L’esprit de l’épreuve est lié au positionnement de l’attaché territorial et de l’attaché principal. Membre de l’équipe dirigeante, il élabore les politiques publiques et doit rendre compte aux élus, décisionnaires. Il est force de propositions. En effet, l’élu a besoin de mettre en place des réglementations nouvelles, le plus souvent à budget constant, en veillant à faire adhérer le personnel, et toujours dans le respect d’un calendrier contraint.
B. Savoir gérer le temps pour analyser des problématiques locales
La gestion du temps impose une méthode rigoureuse de lecture et d’analyse ; 4 heures sont prévues. Le repérage des idées essentielles est primordial, la connaissance de l’actualité améliore la vitesse de lecture mais surtout le choix des informations les plus utiles. La compréhension de l’actualité territoriale permet de fournir des propositions adaptées et opérationnelles.
C. Utiliser le mode projet dans la partie opérationnelle
Pour la partie opérationnelle, le mode projet est à utiliser. Les composantes obligatoires du mode projet permettent de construire le plan de la seconde partie.
Un projet est un ensemble d’actions mises en place pour répondre à un besoin défini, dans des délais fixés par une collectivité locale. Ce projet intègre une enveloppe budgétaire déterminée et prend appui sur l’encadrement et les agents pour la mise en œuvre. Une évaluation tout au long du projet et a posteriori affine le projet et permet des ajustements. Il y a quatre étapes du projet.
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1. La constitution de l’équipe projet
Une équipe est nécessaire. Une composante organisationnelle et humaine est en effet indispensable. Le chef de projet est chargé de constituer l’équipe projet dite comité de pilotage ou Copil, mais aussi les groupes de travail thématiques ou par territoire. Le plus souvent, il a une lettre de cadrage de la direction qui définit ses objectifs. Il anime les réunions du Copil, et demande à ses membres de réaliser des points d’étape.
MÉTHODE
Il faut adapter le choix des équipes au sujet de la note. Par exemple, le DRH est chef de projet sur un sujet ressources humaines mais un binôme avec le directeur des services informatiques peut être utile pour intégrer les logiciels métier paie ou de gestion prévisionnelle des métiers et des compétences.
2. Le diagnostic à réaliser
Le diagnostic est d’abord celui de l’existant. Les moyens humains, matériels et techniques sont ceux de la collectivité citée dans le libellé. Une commune, un département, une région ou une intercommunalité n’ont pas les mêmes recettes fiscales ni les mêmes marges de manœuvre humaines et techniques. C’est à prendre en compte absolument.
Il faut ensuite affiner le diagnostic, en faisant appel aux équipes internes ou à un prestataire extérieur. Le prestataire extérieur, comme un cabinet d’audit ou un bureau d’études, a comme qualités d’être objectif et d’éclairer les élus de façon plus distanciée. Cela permet aussi de dégager du temps pour les agents. Pour la prévention des risques psychosociaux, l’appel à un cabinet extérieur pour l’étude préalable est une plus-value, car les entretiens menés avec les agents sont alors plus objectifs. Pour la mise en place de la dématérialisation, cela se conçoit davantage pour la partie mise en œuvre.
TÉMOIGNAGE
Paroles d’un élu correcteur - Les copies oublient la réalité territoriale, il y a parfois des contradictions entre la première partie qui présente un contexte très contraint pour les finances publiques locales et la seconde qui fait des propositions ayant un coût non négligeable. Pensez aux coûts induits par exemple par un audit. Il faut cependant rester innovant.
3. La mise en œuvre du projet
La mise en place du projet impose de prendre en compte :
– le droit, notamment les modes de gestion à envisager et les procédures de marchés publics à passer ;
– le budget décidé en comité de pilotage, les subventions de l’État, de l’Union européenne à solliciter ;
– le calendrier de réalisation ; il a pour limite le mandat des élus locaux de 6 ans ;
– les agents, en les intégrant à des groupes de travail et en proposant un manage- ment participatif, mais aussi en intégrant dans le plan de formation les actions nécessaires à l’amélioration de leurs compétences professionnelles ;
– l’organisation : il faut en effet une délibération de la collectivité pour lancer le projet officiellement ;
– le citoyen, destinataire final de tout projet directement ou indirectement, en lui demandant son avis en amont du projet (référendum ou réunion publique) ou en aval, via un plan de communication dédié.
4. L’évaluation des actions
La phase de réalisation terminée, il est important de mesurer l’efficacité des mesures que vous proposez. De surcroît, conduire une évaluation est une étape obligatoire pour obtenir des financements publics. C’est également un moyen de faire évoluer le projet, en procédant à des modifications, et pour définir des indicateurs pertinents et choisir des critères. Veillez à définir des indicateurs facilement identifiables et pertinents. De la même manière, la question de savoir comment vérifier ces informations doit être posée.
MÉTHODE
Les questions classiques à poser sont l’efficacité, la pertinence des actions menées, l’efficience au regard des moyens, les conséquences immédiates et à long terme des actions, les impacts positifs ou négatifs, la viabilité et la pérennité des mesures.
Plusieurs indicateurs quantitatifs et qualitatifs possibles sont à adapter au sujet de la note :
– taux de satisfaction des citoyens, via des questionnaires sur Internet ;
– évaluation du coût final du projet et bilan sur les écarts constatés à proposer ;
– motivation des agents, via l’entretien professionnel annuel ;
– qualité du service dématérialisé, à partir des usages des différents acteurs ;
– fréquentation des services publics ;
– turn-over des agents dans les services ;
– absentéisme des agents publics ;
– nombre et domaines des contentieux ;
– présence de critères environnementaux dans la commande publique.
D. Savoir construire un plan problématisé et opérationnel
Il est important de faire une démonstration. Le plan en deux parties principales n’est pas descriptif : il sert à comprendre des enjeux complexes, que vous devez présenter de façon simplifiée. Il sert aussi à mettre en place la démonstration.
L’exigence de titres analytiques et opérationnelles, titres de surcroît apparents, répond à cette nécessité d’expliquer, en prenant du recul sur les idées et en sélectionnant les solutions les plus appropriées.
E. Faire des propositions réalistes
Il s’agit de faire des propositions opérationnelles, prenant comme référence les objectifs et les contraintes des collectivités territoriales.
Elles doivent être argumentées, fiables en droit et viables financièrement. Elles intègrent les enjeux managériaux. Elles doivent être réalistes.
Le futur attaché prend en compte le droit, se positionne comme manager et est soucieux des deniers publics.
Exemple : Recruter une équipe entière n’est pas adapté mais mutualiser du personnel l’est davantage, notamment dans le cadre intercommunal.
Les causes des difficultés de mise en place et les possibles facteurs de facilitation sont à présenter.
Le dossier évoque des pistes de solutions ; elles sont à exploiter mais le candidat doit veiller à faire appel à d’autres options. Il doit être précis dans l’expression de la mise en œuvre des actions préconisées.
« Le candidat doit repérer les enjeux. Il doit formuler des solutions appropriées, solutions ajustées aux éléments du contexte. Les propositions sont en adéquation avec les compétences et moyens des collectivités, leur organisation et leur fonctionnement. » - Extrait de la note de cadrage
TÉMOIGNAGE
Paroles de correctrice - La partie consacrée aux propositions est souvent abstraite, elle ne tient pas assez compte des réalités locales, des interrogations des élus. Par exemple, choisir d’externaliser la gestion d’un équipement culturel est une solution à envisager, tout comme la mutualisation des services supports (achats, ressources humaines) au sein d’une intercommunalité.
III. Comment réussir l’épreuve ?
A. S’entraîner régulièrement
L’idée est de penser en mode projet les questions qui vous sont posées. C’est en s’exerçant que cela devient un rituel, applicable à des sujets multiples.
Cela peut en effet concerner une méthode managériale innovante à mettre en place mais aussi la création d’une commune nouvelle, née de la fusion de plusieurs communes. Ces sujets sont différents mais ils ont un point commun, l’actualité territoriale.
Il faut envisager les points de vue techniques, juridiques, financiers et humains pour réussir. Un comité de pilotage politique et technique et des groupes de travail permettent d’analyser les objectifs et les étapes du calendrier de mise en place.
B. Réaliser une veille territoriale
Il faut être à jour des textes juridiques les plus récents pour ne pas omettre une proposition essentielle, utile à l’élu local.
La lecture hebdomadaire des revues spécialisées vous donne des pistes de solutions innovantes. En effet, le contexte budgétaire contraint conduit à s’interroger sur la mutualisation des services, l’externalisation de la gestion du service public, un management centré sur les objectifs.
Pour en savoir plus sur ces sites :
Legifrance : foucherconnect.fr/24rcattache02
Service public local : foucherconnect.fr/24rcattache03
Les sujets 2022 par spécialité :
Spécialité administration générale : « La gestion dématérialisée de la relation aux usagers dans les collectivités territoriales »
Spécialité gestion du secteur sanitaire et social : « Le soutien à l’autonomie des personnes âgées »
Spécialité analyste : « La création d’une plateforme de mobilité servicielle, également dénommée MaaS (Mobility as a Service) »
Spécialité animation : « Les tiers-lieux centrés sur la jeunesse, et l’évolution de la médiathèque municipale en ce sens »
Spécialité urbanisme et développement du territoire : « La prévention et la lutte contre la pollution lumineuse »
