Légende de la leçon
Vert : définitions
Introduction
La DPAE (déclaration préalable à l’embauche du salarié) est la première formalité à accomplir lors du recrutement d’un nouveau collaborateur. Elle a remplacé la DUE (déclaration unique d’embauche). C’est une étape obligatoire et elle doit être faite au plus tôt huit jours avant l’embauche à l’Urssaf (Union de recouvrement de la Sécurité sociale et des allocations familiales).
Elle est obligatoire pour toutes les embauches, quels que soient les types de contrats (hors stages, Chèque emploi service ou bénévolat…) ou la forme juridique de l’entreprise.
I. Les avantages de la DPAE pour le salarié et l’employeur
Cette déclaration permet l’ouverture des droits sociaux aux salariés.
Elle génère automatiquement leur suivi médical. Ainsi, le nouveau collaborateur va se voir attribuer un numéro de Sécurité sociale si c’est son premier emploi et sera intégré à la CPAM avec l’ouverture de ses droits pour le remboursement de ses frais médicaux.
La DPAE garantit une sécurité de prise en charge à l’employeur en cas d’accident du travail du salarié.
Elle permet à l’employeur de respecter les règles du travail et d’être en conformité en cas de contrôle de l’administration.
Elle apporte une transparence totale dans les embauches de salariés et évite à l’employeur d’être sanctionné pour travail dissimulé.
II. Les modalités de déclaration
Cette déclaration se fait majoritairement en ligne sur net-entreprises.fr via un formulaire à remplir. Toutefois, l’employeur peut aussi la faire par courrier avec accusé de réception en imprimant le formulaire Cerfa no 14738*01.
Pour les grandes entreprises, si l’employeur a réalisé plus de 50 déclarations d’embauche dans l’année précédente, il est dans l’obligation de faire ces déclarations par voie dématérialisée, sous peine de sanction.
III. Les mentions obligatoires
La DPAE doit obligatoirement comporter :
- l’identité de l’entreprise avec son numéro Siret, son adresse et son code NAF ;
- l’adresse de la CPAM dont dépend l’entreprise ;
- la définition précise du poste, c’est-à-dire le type de contrat (CDI, CDD…), la durée, la période d’essai, etc. ;
- l’identification du salarié : nom, prénom, adresse, numéro de Sécurité sociale, date et lieu de naissance ;
- la date et l’heure à laquelle le salarié commence son emploi au sein de la société.
IV. Obligations
L’employeur se voit dans l’obligation de remettre en main propre au nouveau salarié la copie de cette DPAE ou au moins son accusé de réception reçu via le site de l’Urssaf.
À savoir
Lors d’un contrôle des autorités compétentes, cette DPAE peut être demandée à l’employeur.
En cas de non-déclaration du nouveau collaborateur, l’employeur risque, selon l’art. L.1221-11 du Code du travail, une amende de 1 071 euros par salarié non déclaré.