La dématérialisation des procédures

Depuis le 1er octobre 2018, pour les marchés publics dont la valeur est au moins égale à 25 000 €HT, la procédure de passation des marchés est obligatoirement dématérialisée.

1 - Présentation

Dès sa version de 2001, le Code des marchés publics introduisait de premières dispositions autorisant la dématérialisation des marchés publics, à égalité de valeur des procédures papier.

En 2014, des directives européennes relancèrent la dématérialisation des marchés publics, prise en compte par la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016.

Enfin, adopté en décembre 2017, le Plan de transformation numérique de la commande publique a dressé la feuille de route partagée (acheteurs et opérateurs économiques) des cinq prochaines années de la dématérialisation des marchés publics et vise à accélérer cette dématérialisation sur tous les maillons de la chaîne.

Le Plan regroupe dix-neuf actions déclinées en cinq axes : gouvernance, simplification, interopérabilité, transparence, archivage, qui dépassent très largement l’échéance du 1er octobre 2018 et s’inscrivent dans une perspective de cinq ans.

Depuis le 1er octobre 2018, pour les marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé est égale ou supérieure à 25 000 €HT, la procédure de passation des marchés est obligatoirement dématérialisée ; tous les acheteurs doivent donc être équipés d’un profil d’acheteur et publier sur cette plateforme les documents de la consultation.

2 - Les obligations de dématérialisation pour les acheteurs lors de la passation des marchés publics

Sont concernés :
– les marchés dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 €HT ;

– les étapes de la passation :

• publication des avis,
• mise en ligne des documents de la consultation (cahier des charges...),
• réception des candidatures/offres,
• toutes demandes des entreprises et des acheteurs,
•  négociations et informations (courrier de rejet, attribution, notification, etc.).
  

A. Le profil d'acheteur 

Les articles R. 2132-3, R. 2332-5 et R. 3122-10 du Code de la commande publique disposent que le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation qui permet :
– aux acheteurs/autorités concédantes de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires (candidatures et offres) ;
– de garantir la sécurité et l’intégrité des échanges : horodatage, confidentialité, intégrité, traçabilité.

En pratique, le profil d’acheteur est un site, généralement appelé « plateforme » ou « salle des marchés », accessible en ligne via un réseau internet. Il centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition des acheteurs/autorités concédantes et des opérateurs économiques.

B. La signature électronique

Seul le marché est signé. La candidature et l’offre n’ont pas à être signées.

Dans la procédure dématérialisée, la signature électronique doit remplacer la signature manuscrite afin d’éviter de « rematérialiser » le marché et de disposer d’un original signé du marché.

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite (en référence au Code civil), pour un document dématérialisé qui peut adopter différents formats : fichier texte, tableur, PDF, jpg, XML... Elle est le plus fréquemment délivrée sur un support type « clé USB » sur laquelle est implanté le certificat de signature ; elle doit être remise uniquement au titulaire du certificat par un prestataire habilité qui vérifie son identité.

La signature électronique n’est pas nécessairement visible (parfois une empreinte est apparente) dans le document ou sur le document. Un document signé à la main puis scanné n’a pas la valeur d’un document signé électroniquement.

C. Les données essentielles

Depuis le 1er octobre 2018, les acheteurs doivent publier les données essentielles des marchés publics dans les deux mois qui suivent la notification du marché :
– pour les contrats égaux ou supérieurs à 25000 €HT et pour leurs modifications ;
– sur leurs profils d’acheteur conformément à l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique.

D. Le Document Unique de Marché Européen – DUME

Le document unique de marché européen (DUME ou ESPD en anglais) est une déclaration sur l’honneur (sur la situation financière, la compétence et la capacité d’une entreprise à candidater à un marché européen) harmonisée à l’échelle européenne, prévue par les directives de 2014 relatives aux marchés publics et élaborée sur la base d’un formulaire type établi par la Commission européenne permettant de candidater à un marché public.

Ce formulaire est utilisé dans les procédures de passation des marchés publics, à la fois par les acheteurs publics (pouvoirs adjudicateurs ou entités adjudicatrices) et les opérateurs économiques de l’Union Européenne. Il permet donc de candidater à n’importe quel marché dans toute l’Union européenne avec le même document.

Depuis avril 2018, les acheteurs doivent accepter des DUME par voie électronique (eDUME) si l’entreprise en fait l’utilisation et utiliser la solution nationale « Service DUME », version dématérialisée comportant des données structurées. À terme, le « Service DUME » a vocation à remplacer les formulaires DC1, DC2 ou le projet « Marché Public Simplifié » (MPS), maintenu jusqu’en juin 2019. Il est donc appelé à devenir le seul document de candidature utilisable au niveau européen, ce qui représente une simplification importante pour les opérateurs économiques.

Le Service DUME est un service dématérialisé gratuit permettant aux opérateurs économiques d’utiliser le formulaire dématérialisé de candidature et de prouver de manière simple et conformément au droit en vigueur qu’ils remplissent les critères de sélection et n’entrent pas dans un cas prévu par les interdictions de soumissionner. Il peut être réutilisé en tout ou en partie par l’opérateur économique pour répondre à une consultation d’un autre acheteur.

La version disponible directement sur les profils d’acheteurs, appelée « service exposé », permet également aux candidats de ne plus avoir à four- nir les informations lorsque celles-ci ont déjà été transmises à une administration (documents et autres attestations), conformément au principe du « Dites-le-nous une fois ». Le service DUME a pour finalité de :
– simplifier les procédures et réduire les charges administratives en facilitant la création et la complétion des formulaires ;
– offrir à tous les acheteurs une solution mutualisée et néanmoins modulable à travers l’implémentation de services exposés (API) ;
– proposer un service accessible même aux entités ne disposant pas d’un système d’information dédié, à travers la mise à disposition d’un utilitaire en ligne ;
– permettre et accélérer la transformation numérique de la commande publique en facilitant la dématérialisation de la procédure de passation des marchés publics.

Le DUME est utilisé :
– lors de la création du dossier de consultation : on parle alors du DUME Acheteur ;
– lors de la réponse d’un candidat à un marché public : DUME Opérateur économique.

E. La facturation électronique

La facturation électronique suit des règles qui lui sont propres, qui ne sont pas celles applicables à la procédure de passation d’un marché.

L’obligation d’émettre une facture électronique est échelonnée dans le temps entre 2017 et 2020, en fonction de la taille des entreprises. L’ordonnance de 2014 relative à la facturation électronique définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures :

– 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;

– 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire;

– 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;

– 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises.

Les acheteurs ont donc l’obligation de les recevoir depuis janvier 2017. Les factures doivent être transmises sur la solution nationale Chorus-Pro.

3 - Les obligations de dématérialisation pour les entreprises lors de la passation des marchés publics

Depuis le 1er octobre 2018, les entreprises doivent, pour les marchés publics égaux ou supérieurs à 25 000 €HT :
– transmettre candidature et offre par voie électronique, sans les signer ;

– transmettre à l’acheteur les questions, les demandes d’informations, etc. par voie électronique... ;

– recevoir les informations et les décisions des acheteurs (lettre de rejet, notification, etc.) par voie électronique ;

– signer électroniquement le marché (recommandé) ; la signature est nécessaire uniquement pour l’attribution du marché.

Les administrations centrales de l’État disposent d’un profil d’acheteur unique : Place. Ce n’est pas le cas des autres administrations, bien que des profils mutualisés existent.

A. La candidature électronique aux marchés publics

Il s’agit de l’engagement de l’entreprise à disposer des capacités juridiques, techniques et financières pour se porter candidate. Depuis avril 2018, le document unique de marché européen – DUME, est disponible. Il permet :

– de fournir les attestations et certificats qui seront automatiquement transmis à l’acheteur ;

– d’indiquer que l’entreprise n’entre pas dans un des cas d’interdiction de soumissionner ;

– d’indiquer que l’entreprise remplit les critères de sélection choisis par l’acheteur.

Son autre grand avantage est de permettre la remise entièrement dématérialisée des candidatures et des offres.
Si une maquette, un modèle réduit, un prototype ou des échantillons sont demandés et ne peuvent être dématérialisés, ls peuvent être transmis sans passer par la voie électronique mais eux uniquement.

B. Le principe du « Dites-le-nous une fois »

Pour alléger les charges administratives pesant sur les entreprises, les acheteurs ne peuvent plus demander aux candidats les documents :

– qu’elles peuvent obtenir par le biais d’un système électronique de mise à disposition d’informations administré par un organisme officiel ;

– que l’entreprise met gratuitement à disposition de l’acheteur dans un espace de stockage numérique (coffre-fort numérique...) ;

– que l’entreprise a déjà remis à cet acheteur, et qui restent valables (applicable pour les procédures formalisées).

Par ailleurs, les certificats qui n’ont plus à être demandés sont déclinés par arrêté (attestations sociales, fiscales, régularité travailleurs handicapés...).

C. La réponse électronique aux marchés publics

La date et l’heure limite (heure de la fin du téléchargement) du dépôt de l’offre sont fixées dans l’avis de publicité ou dans les autres documents de la consultation. Si une offre arrive après la date et l’heure limite fixées, même pour quelques secondes et même si elle est accessible dans le profil acheteur, elle est considérée comme hors délai et doit être rejetée.

D. La signature électronique du contrat

Comme en papier, la signature n’est imposée que pour la conclusion du contrat définitif (signature de l’offre finale). Seul signe le représentant légal de l’entité ou toute personne disposant d’une délégation de signature :

– si c’est un candidat individuel, c’est la personne ayant qualité à engager la société ;

– s’il fait partie d’un groupement momentané d’entreprises (co-traitance), soit tous les membres du groupement, soit le mandataire habilité à les représenter en vertu d’un mandat express, qui est joint à l’offre.

En synthèse

Utilisation possible dans toute procédure de passation d’un marché public (nota : seul le DUME au format. xml a valeur probante).
• Pour les acheteurs :
– obligation pour l’acheteur d’être en mesure de recevoir les DUME au format. xml à compter du 1er avril 2018 ;
– recommandation pour les acheteurs de mettre à disposition un DUME comprenant les conditions de participation au marché (en ne cochant que ce qui est nécessaire) ;
– faculté laissée à l’acheteur d’utiliser un DUME dans une procédure de passation d’un marché de défense ou de sécurité ;
• Pour les entreprises :
Recommandation pour les opérateurs économiques de candidater avec un DUME*.

*Fiche rédigée à partir du site : « Le portail de l’Économie, des Finances, de l’Action et des Comptes publics » – https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation-reglementation. Consulté en mai 2019.