I. Définition
Au sein d’une entreprise, il peut exister différents types de réunions. Toutes n'ont pas le même objectif et toutes ne concernent pas les mêmes interlocuteurs de l'entreprise. Pour être efficace, la réunion doit être bien préparée en amont.
Les réunions peuvent se faire en présentiel mais aussi en distanciel.
II. Les différents types de réunions
Il existe plusieurs types de réunions :
La réunion d’information : elle permet de faire passer un message ou de donner des informations à ses salariés. Elle est ascendante lorsque ce sont les salariés qui informe la direction, ou descendante quand c’est la direction qui informe. Son but est exclusivement informatif.
La réunion de négociation : elle a pour but la négociation des salaires ou des conditions de travail. Le CSE est convoqué et elle doit avoir un compte-rendu et un procès-verbal.
La réunion de projet : elle permet de connaître l'évolution d’un projet en échangeant sur ce dernier. Elle est essentielle à la réussite du projet.
La réunion de résolution de problèmes : elle intervient lorsqu’il y a un dysfonctionnement au sein de l’entreprise, d’un groupe, d’un projet… Son but est de trouver une solution ou de débloquer une situation.
III. Les différentes étapes pour organiser les réunions
Voici les différentes étapes à suivre pour organiser une réunion :
Connaître la raison de la mise en place de la réunion et quels en sont les objectifs.
Définir l’ordre du jour et le déroulé de la réunion avec les grands thèmes à aborder.
Prévoir la durée de la réunion (réunion, temps de partage, pauses…).
Prévoir le lieu, la date et l’heure (au sein de l’entreprise, à l’extérieur, salle, amphi, bureau…).
Connaître les besoins en matériel (supports écrits ou digitaux, vidéoprojecteur, ordinateurs…).
Sélectionner et informer les participants.
IV. Organiser une réunion à distance
Les réunions peuvent aussi se réaliser à distance (éloignement géographique, déplacements professionnels de plusieurs participants…). Elles sont soit en visio soit téléphoniques.
On utilise en général des outils comme Zoom, Teams, Skype… Pour l’organisation, ce sont les mêmes que pour une réunion en présentiel, en insistant sur les détails techniques. En effet, pour les besoins en matériel, il faut en plus s’assurer que chaque participant est muni d’un ordinateur avec le logiciel de visio choisi, d’une webcam, d’un micro, etc., et que la connexion Internet est suffisante pour chacun.
Pour l’organisateur, il faut réserver un créneau horaire sur le site du logiciel et créer un lien à envoyer aux divers participants.