I. Définition
L’organisation d’un événement dans une entreprise est confrontée à plusieurs contraintes, qu’il s’agisse d’un événement externe ou d’un événement interne.
Tous ne se gèrent pas de la même manière et certains ont des processus de mise en place différents.
Il y a une contrainte importante de temporalité, c’est-à-dire que chaque étape d’organisation doit être réalisée à un moment précis en amont de l'événement.
Il existe quatre étapes pour cette organisation :
la prise de décision ;
l’organisation en amont ;
l’organisation pendant ;
l’organisation après.
II. La prise de décision
La prise de décision se fait généralement six mois avant. Il faut déterminer l’objectif de l'événement, créer une équipe et la former.
En fonction de l’objectif, il faudra trouver le type d'événement correspondant :
Si l'objectif est de faire connaître l’entreprise, il faut partir sur un salon, une soirée…
Pour communiquer des résultats ou de nouvelles perspectives à ses salariés, l’événement correspondant est un séminaire d’entreprise.
Pour renforcer la cohésion des équipes, il faut organiser un team building…
Pour communiquer avec les associés ou les actionnaires, on prévoira une assemblée générale.
Il faut aussi déterminer quelles seront les retombées de cet événement et surtout établir un budget prévisionnel.
III. L’organisation de l'événement en amont
En général, cette étape commence quatre mois avant.
Pour mettre sur pied cet événement, il faut réaliser les étapes suivantes :
Déterminer la date, la durée et les horaires. Bien prendre en compte les emplois du temps des personnes concernées par cet événement.
Déterminer les personnes qui feront partie de cette organisation : le staff, les personnes sur le terrain (services, accueil…) et les partenaires extérieurs qui seront contactés.
Trouver le lieu de cet événement : au sein de l’entreprise, à l'extérieur (stand, local, hôtel…).
Lister toutes les tâches inhérentes à cette organisation (qui est invité, créer les invitations, prendre une assurance spécifique, décider du déroulé de l'événement…).
Les ordonner par ordre chronologique.
S’il y a besoin, trouver le transport adéquat, aussi bien pour les invités que pour les organisateurs, pour se rendre sur le lieu de l'événement. Si l'événement a lieu à l’étranger, pensez à vérifier les passeports des personnes concernées.
Réservez les hôtels, les restaurants, tous les services et prestations annexes à l'événement.
Un mois avant, faire de la communication et de la publicité sur cet événement sur les réseaux…
IV. L’organisation durant l’événement
Avant le début de l'événement et l’arrivée des participants, il faut faire un dernier brief d’équipe, vérifier et tester le matériel utilisé (vidéoprojecteur, ordinateurs, micro…), les salles, les stands…
À l’arrivée des invités, il faut que l’accueil soit parfait : distribution de badges si besoin, dispatcher et orienter les participants, servir une collation…
Durant l'événement, il faut vérifier que le déroulé se passe bien et que le planning est respecté.
V. Après l'événement
Après l’événement, il reste plusieurs étapes :
Évaluer les résultats et voir s’ils coïncident aux attentes prédéfinies.
Remercier les intervenants, les salariés…
Ranger si nécessaire.
Faire une enquête de satisfaction pour le suivi de l’opération auprès des invités.