1 - Le sujet
Organisation de commissions paritaires administratives (CAP)
Vous êtes affecté(e) au service du personnel à la direction d’un ministère et vous êtes chargé(e) par votre chef de service d’organiser la prochaine réunion des commissions administratives paritaires. Aujourd’hui, 30 août, vous allez recevoir une communication téléphonique de votre chef de service : vous prendrez note des informations qui vous seront communiquées, à la suite desquelles vous établirez un emploi du temps précis et concis à l’aide du calendrier joint.
Le message vous sera passé deux fois. Vous devrez ensuite le restituer avec vos conclusions ou observations devant le jury. La phase écoute-réflexion durera 15 minutes, le passage devant le jury, 10 minutes.
Transcription du message téléphonique :
« Bonjour, les prochaines commissions paritaires administratives (CAP) auront lieu le vendredi 24 septembre prochain à 10 heures. Les convocations devront être adressées aux représentants du personnel et de l’administration quinze jours avant la réunion et les dossiers devront être remis huit jours au moins avant la date fixée. Il faudra réserver la salle à l’avance pour pouvoir l’indiquer sur les convocations.
Par ailleurs, les agents doivent avoir connaissance de leurs notes et appréciations huit jours au moins avant la date de la CAP ; il convient donc que je rencontre individuellement les huit agents du service pour les leur remettre. Il est prévu que chaque entretien d’évaluation dure une heure.
On en prévoira deux par jour sachant que le lundi matin est réservé au règlement des affaires urgentes et le mardi matin à la réunion des directeurs chez le préfet, que la journée du mercredi 15 est déjà complète, que la réunion des chefs de service aura lieu le jeudi 16 après-midi et que deux nouveaux fonctionnaires seront accueillis le vendredi 17 matin. Enfin tous les représentants du personnel seront réunis pour être informés du fonctionnement des CAP et pour obtenir des réponses à leurs questions quatre jours avant la date des CAP. »
2 - Le corrigé
Méthode : Par un trait vertical, diviser la zone d’écriture du calendrier en deux pour visualiser le matin et l’après-midi de chaque journée. Neutraliser les demi- journées déjà réservées (trait de couleur, croix) :
- lundi matin (affaires urgentes) ;
- mardi matin (réunion des directeurs) ;
- mercredi 15 toute la journée ;
- jeudi 16 après-midi (réunion des chefs de service) ;
- vendredi 17 matin (accueil de deux fonctionnaires) ;
- ainsi que les samedis et dimanches.
Inscrire les activités relatives à l’organisation des CAP en respectant les délais prévus.
Calendrier
- La préparation et l’envoi des convocations pourraient être réalisés entre le 1er et le 10 septembre ; ils le seront de préférence entre le 1er et le 3 (une semaine à l’avance) ;
- la préparation et la transmission des dossiers pourraient être effectuées entre le 1er et le 17 septembre ; de préférence entre le 6 et le 10 septembre (une semaine à l’avance) ;
- en revanche, les entretiens avec les agents seront programmés de façon que les derniers aient lieu huit jours avant la CAP.
Dans le corrigé, « délai de huit jours », « délai de quinze jours » ont été pris dans le sens courant de : délai de une semaine, délai de deux semaines. (Si exceptionnellement, il s’agissait de huit ou quinze jours réels, les opérations correspondantes devraient être avancées d’un jour).Les opérations doivent être faites le plus tôt possible, quand la date n’est pas imposée. (Exemple : envoi des convocations).
