1 - Savoir se présenter
Important : selon le ministère pour lequel vous passerez votre oral, une présentation personnelle pourra ou non vous être demandée. Renseignez-vous auprès de l’organisateur du concours mais sachez que votre convocation à l’oral vous informe parfois des modalités de celui-ci.
Il est toujours intéressant de préparer une présentation personnelle, à la fois pour mieux se connaître et pour anticiper une question de fin d’entretien du type : quels sont vos centres d’intérêt ? Pourquoi passez-vous ce concours ? Quelle est votre principale qualité et quel est votre principal défaut ?
A - Trois domaines à travailler
Si le jury demande une présentation personnelle, elle doit être brève du fait de la durée de l’épreuve. Une fourchette de 30 secondes à 1 minute maximum paraît raisonnable. Dès lors, le candidat doit avoir plusieurs informations en mémoire et en informer le jury en fonction du temps qu’il lui octroie.
Les trois domaines sur lesquels travailler sont les suivants :
- exposer quelques données personnelles et présenter son cursus scolaire ;
- résumer son expérience professionnelle ;
- expliquer les raisons de sa motivation.
B - Les données personnelles et le cursus scolaire
Le candidat peut aussi indiquer au jury son âge, sa situation familiale, voire un passe-temps. Mais de telles informations ne sont pas obligatoires. C’est au candidat de décider ce qu’il souhaite dire : par exemple, s’il a un garçon et deux filles, s’il joue du piano ou s’il fait de la course à pied.
Quant au cursus scolaire, le candidat doit indiquer son diplôme le plus élevé, de manière précise : ne pas dire qu’il a obtenu un baccalauréat général en 2013 mais un baccalauréat ES ou STMG ou un baccalauréat secrétariat...
Important : N’oubliez pas que les membres du jury sont des êtres humains ! Ils peuvent donc apprécier votre volonté de vous faire mieux connaître d’eux par ce genre d’informations. Votre précision est toujours la traduction de votre rigueur.
C - L'expérience professionnelle
Le candidat doit résumer son expérience professionnelle en quelques mots en indiquant : la ou les périodes où il a exercé son activité ; le ou les contextes ; ses fonctions. Précision, illustration, clarté sont des gages de réussite.
D - La motivation
Elle doit transparaître tout au long de l’entretien à travers la concentration du candidat, sa posture physique, son regard, son dynamisme, son rythme de paroles, sa volonté de répondre au mieux aux questions ou aux mises en situation, etc.
Ainsi, en quelques mots, il doit exprimer en quoi il aime :
- ce métier ;
- le contexte dans lequel il souhaite l’exercer.
Exemple
Mettez en avant votre goût du contact avec le public, votre désir d’assister un cadre B ou encore votre intérêt pour les technologies qui fournissent de nombreuses données rapidement si celles-ci sont bien classées et facilement accessibles. Expliquez également pourquoi vous avez choisi tel ministère et non tel autre, le service public et non le secteur privé.
2 - Savoir répondre aux questions
A - Des questions orientées vers le métier
Des questions peuvent ou non être posées sur le métier d’adjoint par les membres du jury selon l’organisation de l’oral choisie. Il convient donc de s’y préparer pour y répondre du mieux possible mais aussi pour diminuer son stress, celui-ci pouvant se révéler handicapant.
Les questions possibles portent sur deux domaines complémentaires :
- le métier d’adjoint administratif d’État ;
- la fonction publique d’État.
B - Le métier d'adjoint administratif d'État
Les questions possibles sont classiques car elles ont pour objectif principal de mesurer les compétences théoriques et les connaissances du candidat, avant la ou les mises en situation à venir.
Ainsi le jury peut demander :
- les principales fonctions d’un adjoint administratif de 1re classe ;
- les méthodes de travail ;
- les connaissances qui paraissent indispensables au candidat ;
- sa définition d’un bon adjoint administratif ;
- ce qu’il attend de son supérieur hiérarchique ;
- comment il pense s’intégrer...
Autant de questions à anticiper pour y répondre sereinement.
Attention : Si vous indiquez que vous vous intégrerez grâce à votre gentillesse, votre courtoisie, votre volonté de communiquer, il vous faudra mettre en œuvre toutes ces qualités et ne pas vous montrer « fermé » du fait du stress, ou oublier de dire au revoir !
C - La fonction publique d'État
Les questions possibles sont également des plus classiques car, comme on se renseigne sur l’entreprise dans laquelle on aimerait travailler avant un entretien d’embauche dans le privé, il est naturel que le candidat ait des connaissances sur le service public en général et sur son administration en particulier.
Il est donc nécessaire de connaître :
- le nombre de fonctions publiques et leurs caractéristiques ;
- le nombre de fonctionnaires ;
- les différentes catégories ;
- les droits et les devoirs du fonctionnaire ;
- les sanctions possibles ;
- la formation ;
- une définition du service public ;
- une définition de l’intérêt général.
Autant de questions dont les réponses ne s’improvisent pas !
Important : Si vous les apprenez, vous n’aurez aucun mal à montrer votre motivation. Dans le cas contraire, il vous sera bien difficile de convaincre les examinateurs de votre volonté professionnelle.
3 - Réussir les misses en situation
A - Les objectifs
La ou les mises en situation constituent le cœur de l’épreuve car elles permettent au jury de mesurer pleinement à la fois la capacité d’adaptation et une partie des compétences du candidat.
Important : De nouveau, renseignez-vous avant l’épreuve sur son déroulement. Ainsi certains centres accordent un temps de préparation de 15 minutes à 1 heure. Dans d’autres centres, il n’y a pas de temps de préparation : le candidat découvre le « sujet » au cours de l’entretien avec le jury.
De même, alors que la plupart des centres proposent des sujets classiques, dans certains centres, au cours de l’entretien, le candidat est interrompu par un appel téléphonique auquel il doit répondre, pour une demande de renseignements... cela est fait pour apprécier la capacité de réaction du futur adjoint administratif.
Exemple
Déroulement de l’épreuve d’adjoint dans les services déconcentrés du ministère de l’Éducation nationale. L’épreuve, d’une durée de 30 minutes, ne comprend pas de temps de préparation : le candidat répond dès qu’il a pris connaissance du sujet.
Il y a 2 types principaux de sujets :
- restitution d’une communication téléphonique. Un membre du jury simule une conversation téléphonique. Après avoir écouté le message, pris des notes, posé éventuellement des questions, le candidat restitue le message aux autres membres du jury, comme s’il s’agissait de ses supérieurs hiérarchiques. En complément, le candidat est invité à opérer un classement de documents ;
- mise en situation. Le candidat doit résoudre un problème administratif simple situé dans le cadre de l’Éducation nationale ou hors Éducation nationale. Le problème est soumis sous la forme d’une communication téléphonique ou est exposé en quelques phrases. Après avoir recherché des éléments d’information dans des documents fournis (organigramme, répertoire...) ou par téléphone (question à un membre du jury), le candidat doit apporter la solution au problème posé. L’entretien se termine par des questions sur le travail effectué pour les candidats internes, sur la motivation pour les candidats externes.
Autres possibilités : préparation d’une réunion ; organisation d’un planning ; prise de rendez-vous ; réception d’un visiteur ; réponse à une réclamation...
B - La méthode à maîtriser
Que la mise en situation ait été donnée avec un temps de préparation ou que le candidat ait à y répondre immédiatement, il lui faut, quel que soit le cas de figure, montrer qu’il est organisé et capable de s’adapter.
Méthode : Pour cela, 3 questions vous aident :
- quel est l’objectif ?
- quelles solutions puis-je trouver ?
- quelle organisation vais-je mettre en place ?
Objectif(s), solution(s), organisation sont les mots importants sur lesquels vous allez fonder votre réponse.
1) Les objectifs
Toute mise en situation, tout cas concret imposent au candidat de se demander ce qu’il a à faire. Or, beaucoup de candidats « foncent » sur les moyens et oublient de se demander à quoi ces derniers vont leur servir !
Exemple
Une restitution de conversation téléphonique doit insister sur la demande non satisfaite de l’usager, sur l’urgence d’un document à transmettre à un supérieur hiérarchique, etc.
2) Les moyens
Une fois le ou les objectifs définis, le candidat peut trouver les moyens à utiliser.
Exemple
Pour la restitution d’une conversation téléphonique, ils portent sur les paramètres à fournir :• date et heure de l’appel ;
Le dernier item est important car, selon le cas, vous pouvez proposer une solution. Ainsi vous disposez du document à transmettre ou bien vous savez auprès de qui l’obtenir.
- personnes en présence ;
- objet de l’appel ;
- contenu de la conversation ;
- solutions possibles.
3) L'organisation
Elle se fonde sur les deux premiers mots de la méthode proposée : objectif(s)/moyen(s). Il faut toujours commencer par énoncer les causes puis les moyens.
Pour réussir à l'oral : Vous ne devrez pas oublier, depuis le moment où vous entrez dans la salle jusqu’à ce que vous en fermiez la porte lors de votre départ, que vous vous livrez à un exercice de communication. Et donc que, du début à la fin de votre épreuve, il vous faut vous montrer le plus à l’aise possible, attentif aux questions des membres du jury, soucieux de communiquer avec eux, etc.
Pour ce faire :
- saluez-les en arrivant et en partant ;
- regardez-les alternativement ;
- parlez distinctement en variant l’intensité et le rythme de vos phrases ;
- ne leur coupez pas la parole même si vous avez déjà compris la question ; • souriez autant que possible ;
- soyez honnête (si vous ne savez pas, dites-le !) ;
- tenez-vous droit, les mains posées sur la table devant vous ;
- employez un vocabulaire professionnel et courant mais non familier...
En un mot, faites comme si vous étiez en situation professionnelle sous l’autorité d’un supérieur hiérarchique.