I) Définition
Une bonne gestion documentaire permet aux entreprises d’être en conformité avec la loi. En effet, le Code des assurances, le Code Civil, le Code du travail et d’autres textes de référence prévoient une obligation de la conservation des documents avec leur durée légale.
La gestion des documents internes a d’autres avantages :
Gain de temps, de place et de productivité.
Sécurité des données.
Meilleure organisation administrative.
II) Les différentes catégories d’archivage
La gestion des documents implique forcément leur archivage, dont les archives courantes constituent la première étape. Elles concernent les dossiers à valeur administrative actifs et souvent utilisés.
Les archives intermédiaires quant à elles, concernent les documents semi-actifs à propos d’affaires déjà traitées, mais qui doivent être conservées pour des besoins juridiques et administratifs.
La dernière étape concerne les archives définitives qui portent sur les dossiers à intérêt historique et patrimonial. Ayant une valeur de témoignage, ils garantissent la sauvegarde de la mémoire.
III) La durée légale de conservation des documents
La durée légale de conservation des documents dépend de leur nature.
IV) Le système d’archivage électronique
Le système d’archivage électronique (SAE) est une plateforme informatique destinée à conserver des documents de manière pérenne et sécurisée.
Dans ce sens, il s’agit de la dernière étape du cycle de vie du document, mais pas seulement de son stockage. Les documents versés dans un SAE ne sont pas modifiables.
Le SAE garantit la lisibilité du document dans le temps donc son intégrité étant donné qu’aucune modification n’est plus possible.
Le SAE remplit également un rôle de traçabilité de toutes les opérations réalisées (ex : les consultations). Et enfin, le SAE limite la communication des documents, conformément aux dispositifs légaux en vigueur.