I) Définition
Gérer les connaissances, c'est mettre en pratique des techniques spécifiques pour gérer les savoir-faire et les savoirs au sein d'une entreprise. Ils seront alors valorisés, conservés et diffusés en interne.
Entendons par connaissances des informations valides et ayant de la valeur. Elles peuvent être explicites, c'est-à-dire concrètes et stockables. On peut dans ce cas les formaliser, les traiter sur ordinateur, les partager, etc. Les plans sont, par exemple des connaissances explicites.
Les connaissances peuvent aussi être tacites. Il s'agit dans ce cas de connaissances personnelles que l'on développe par l'expérience. Se rapportant de manière spécifique à un contexte donné, elles sont alors plus difficiles à transcrire.
En tout cas, il ne faut pas confondre connaissance, donnée et simple information.
II) Les enjeux de la gestion de connaissances
La gestion de connaissances a des enjeux stratégiques et des enjeux opérationnels.
Au niveau stratégique, une bonne gestion des connaissances contribue à la parfaite maîtrise du métier de l'entreprise, ce qui est la base absolue de toute stratégie de spécialisation. Elle permet aussi de faire efficacement face à la concurrence en conservant l'avantage de l'entreprise.
Dans cette optique, une meilleure gestion des connaissances permet de présenter une meilleure qualité des produits et services proposés aux clients et aux prospects. D'autre part, la transmission des connaissances aux successeurs assure la pérennité de l'entreprise, ce qui est aussi un signe de bonne gestion.
Au niveau opérationnel, une gestion optimale des connaissances évite de refaire continuellement les mêmes erreurs et donc de ne jamais trouver d'issu à un problème en particulier.
Et bien évidemment, le gain de temps, l'indépendance de l'entreprise malgré le départ de certains salariés ou tout simplement l'amélioration de la productivité sont d'autres atouts incontestables d'une bonne gestion des connaissances au niveau opérationnel.
III) Les modalités de gestion de connaissances
La gestion de connaissances se fait en quatre étapes à commencer par le repérage où les experts identifient les connaissances clés indispensables à la société. Les connaissances ainsi identifiées sont ensuite enregistrées. C’est l'étape de capitalisation. Ces connaissances enregistrées ont moins de risques de disparaître.
Le processus suivant consiste à transférer les connaissances de manière directe ou indirecte. Dans le premier cas, l'apprenant apprend en observant l'expert. Dans le second, l'apprentissage se fait à partir de savoirs retranscrits.
L'actualisation constitue la dernière étape de la gestion des connaissances. Elle consiste à mettre les savoirs à jour, car elles doivent évoluer en permanence.