I) Définition
Gérer et animer une réunion est un exercice délicat car le manager ou la personne qui réalise cette réunion doit se montrer efficace, organisée et structurée. Les réunions d’équipes sont un facteur de motivation pour les salariés. Les réunions permettent de faire des points projets et d’informer sur des informations importantes.
II) Préparer la réunion
- Définir l’objectif de la réunion
- Préparer un plan de réunion
- Choisir les participants
- Déterminer le lieu, l'heure et la durée
- Convoquer les participants
III) Déroulement de la réunion
- Accueillir les participants
- Annoncer l’objectif de la réunion
- Définir les règles de fonctionnement
- Introduire la réunion
- Donner un temps suffisant pour exposer les faits et parler
- Utiliser le questionnement pour favoriser les échanges
- Réguler les tensions s’il y en a
- Reformuler les points importants à retenir
- Conclure sur les points à retenir
- Annoncer les prochains objectifs ou prochaines réunions s’il y en a
- Remercier les participants
- Inviter les participants après à donner leur avis sur la réunion
Les outils pour réaliser une réunion
Lors de la réalisation d’une réunion, le manager peut utiliser différents outils et supports pour :
- Stimuler les participants
- Les faire interagir avec les sujets abordés
- Rendre la réunion plus dynamique
- Permettre de visualiser facilement des informations
- Interagir avec des participants non physiquement présents
Une réunion peut donc être soutenue par des outils non numériques :
- Papier, feuille, stylo
- Questionnaire papier à remplir
- Dossier support, rapport
Ou bien par des outils numériques :
- Logiciel de présentation : PowerPoint, Prezi, Google Slides
- Logiciel de visioconférence pour les participants à distance
- Outil de planification de projet : diagramme de Gantt
- Tableurs numériques : Google Spreadsheet, Excel
- Logiciels de collaboration : Microsoft Teams, Skype Entreprise