Régir les relations commerciales
Afin d’officialiser les transactions et assurer un suivi, des documents commerciaux sont produits.
L’entreprise vendeuse d’un produit/service élabore des documents à destination de son client.
Attention, l’élaboration de ces documents concerne en général des transactions BtoB (Business To Business), c’est-à-dire des transactions entre entreprises. Ces documents peuvent aussi être émis pour des transactions BtoC (Business To Consumer), c’est-à-dire des transactions émanant d’une entreprise et allant vers un particulier, mais c’est généralement le cas lors de sommes élevées. En effet, ces documents ne sont pas forcément nécessaires dans les achats quotidiens peu onéreux (comme acheter le pain).
Parmi eux :
1) Le devis
Il permet de mettre un prix sur les éléments demandés par le client : chiffrer ce qui est demandé et de s’accorder sur les tarifs.
Bien que ces tarifs soient souvent imposés par l’entreprise, ils peuvent, en fonction du contexte, être négociés par le client. Dans ce cas, un nouveau devis est réalisé, prenant en compte les résultats de la négociation.
2) Le bon de commande
Il fait suite au devis et récapitule le détail des produits/services qui vont être livrés par l’entreprise.
Il reprend les conditions générales de vente et détermine une date d’exécution.
3) Le bon de livraison
Une fois la commande effectuée, l’entreprise édite un bon de livraison, qui devra être signé par le client et qui servira de preuve de la bonne livraison des produits/services commandés.
4) La facture
Étape finale de la transaction, la facture est transmise au client une fois que la livraison a été effectuée. Elle permet notamment au client d’intégrer les coûts à sa comptabilité, et à l’entreprise vendeuse de justifier ses revenus.