I) Définition
On appelle document commercial tout document qu'une entreprise émet conformément aux articles R. et R. du Code du Commerce.
Il en existe de différentes sortes :
Devis ;
Factures ;
Bons de commande ;
Bons de livraison ;
Conditions générales de vente.
II) Factures
Faisant partie des documents commerciaux obligatoires, les factures ont une valeur commerciale, comptable et juridique. Elles détaillent un achat / vente de produits ou de services en mentionnant leur nature, leur quantité et les conditions de la transaction.
Toute structure juridique (association, société, etc.) peut éditer des factures.
Les factures servent de preuves en cas de contrôle par l'administration fiscale. Le contrôle en question peut avoir lieu durant le délai légal de conservation des factures (uniquement dans leur forme originale) qui est de ans.
Les factures sont également des pièces comptables qui ouvrent droit à une réduction de TVA.
III) Devis
Le devis est édité par le professionnel avant la conclusion de la transaction avec un client. Il comporte les informations concernant l'offre, particulièrement le prix.
Utilisé essentiellement dans le cadre d'une prestation de services, ce document commercial vaut offre de contrat. Sa signature par le client implique l'accord de ce dernier concernant les conditions mentionnées.
Le devis sécurise la relation commerciale en servant de preuve en cas de litiges au moment de régler la facture. C'est également un gage de sérieux pour le prestataire. Enfin, il relève d'une obligation légale d'informations précontractuelles avec diverses mentions obligatoires.
IV) Bons de commande
Le bon de commande est un document commercial non-obligatoire. Utilisé lors d'une vente de biens en dehors des transactions électroniques, ce document est établi par le vendeur et signé par l'acheteur. Dès la signature du bon de commande, le vendeur est légalement tenu de livrer la marchandise. L'acheteur quant à lui, doit réceptionner la marchandise et en régler le prix.
Le bon de commande comporte diverses mentions obligatoires :
Numéro et date ;
Identité de l'entreprise vendeuse ;
Identité du client acheteur ;
Les éléments d'informations précontractuelles pour un client consommateur ;
Les mentions obligatoires propres aux conditions générales de vente pour un client professionnel.
Quels qu'ils soient, au-delà de leur utilité fiscale, les documents commerciaux servent de preuve en cas de litige. Les différentes informations obligatoires mentionnées (date, adresse du client, etc.) sont cruciales pour la traçabilité des transactions.