Les différentes formes de transmission des documents
- Papier
- Numérique (EDI : échange de données informatisées)
La plupart des entreprises utilisent désormais le format numérique. La loi impose aux entreprises de conserver (archiver) leurs documents.
La CNIL (commission nationale de l’informatique et des libertés) a déterminé trois types d’archives :
- 1) Archives courantes :
Documents renouvelés régulièrement, sans importance juridique. - 2) Archives intermédiaires :
Documents administratifs ayant des durées de conservation réglementées. - 3) Archives définitives :
Documents ne pouvant être détruits
Il convient alors d’établir des processus d’archivage.
L’entreprise peut décider de gérer l’archivage :
- Elle-même (internalisation)
- En faisant appel à un prestataire (externalisation)