Le système d'information
Depuis l’informatisation et l’automatisation des processus, le système d’information est présent dans tous les secteurs de l’entreprise. Il regroupe un ensemble d’éléments humains, matériels et logiciels, qui participent à la collecte, au traitement, au stockage et à la diffusion de l’information. L’efficacité du système d’information conditionne la performance de l’entreprise dès que les informations sont gérées efficacement.
À savoir
Il existe aujourd’hui des systèmes d’information par métier. Ainsi, le système d’information ressources humaines gère toutes les informations relatives au salarié (la paye, la gestion des carrières, les formations, etc.).
A) L’information
L’information est une donnée utile qui permet de prendre des décisions dans de meilleures conditions. Elle est collectée, traitée, stockée, et elle produit elle-même des informations diffusées aux salariés, aux clients ou aux partenaires de l’entreprise.
Elle est classée selon sa catégorie :
la source : interne ou externe ;
la nature : qualitative ou quantitative ;
le domaine concerné : économique, juridique, comptable, etc. ;
le sens de circulation : ascendant, descendant, transversal.
Afin d’être utilisée à bon escient, l’information doit être :
pertinente : une information inutile ou non disponible fait perdre du temps et ralentit le traitement ;
fiable : une information inexacte crée des dysfonctionnements qui génèrent des coûts
pour l’entreprise et ternissent son image de marque ;
actuelle : elle doit être mise à jour ;
précise et objective : une information insuffisante ne permet pas un travail de qualité.
B) Les méthodes de collecte de l’information
Deux méthodes sont possibles :
la méthode pull : le salarié part à la recherche des informations et supprime celles dont il n’a pas besoin. C’est une méthode chronophage qui demande un investissement important ;
la méthode push : à l’inverse, les informations arrivent directement sur les adresses courriels des intéressés. Ce processus automatisé génère un gain de temps et permet une régularité dans la mise à jour des informations. Il est toutefois nécessaire de sélectionner les informations pertinentes par rapport à la thématique traitée.
C) Les flux d’information
Un flux d’information est l’échange d’informations entre 2 ou plusieurs acteurs. L’émetteur émet un flux en direction d’un destinataire.
Les flux d’information peuvent être :
réflexifs (le destinataire répond à l’émetteur) ;
successifs ou simultanés ;
périodiques ou permanents ;
conditionnels (dépendant d’une condition).
Les échanges d’information sont souvent formalisés dans un diagramme de flux.
Un diagramme de flux
À savoir
Les acteurs internes à l’entreprise sont représentés par un cercle à trait continu alors que les acteurs externes le sont par un cercle en pointillé. Les flèches symbolisent les échanges d’informations entre les acteurs.
D) Les processus
Les différentes tâches d’une activité administrative sont regroupées dans un processus et aboutissent à un résultat.
Les processus peuvent être :
de réalisation (opérationnel) pour permettre le fonctionnement de l’entreprise (conception, fabrication, vente, etc.) ;
de support (ressources) pour assurer le fonctionnement des autres processus grâce aux
ressources mises à disposition ;
de pilotage (décisionnel) pour diriger, piloter les autres processus.
La modélisation du processus permet de comprendre le fonctionnement de l’entreprise, de cerner les acteurs intervenant dans ce processus et de définir les différentes tâches qui doivent être réalisées. En cas de dysfonctionnements (trop d’acteurs, documents inappropriés, trop d’allers-retours, redondance des informations, etc.), des améliorations sont apportées au processus existant.
Le diagramme événements-résultats représente les échanges d’informations de manière plus précise que le diagramme de flux car il met en évidence les tâches réalisées par les différents intervenants. Outre les acteurs internes et externes (représentés en colonne), les événements déclencheurs (représentés par des cercles) permettent la réalisation de la tâche et aboutissent à un résultat : les événements-résultats (représentés par des cercles).
Un diagramme événements-résultats
L'apport du numérique
A) Le développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC)
La généralisation des TIC a considérablement modifié l’organisation du travail, augmenté la quantité d’informations et le nombre d’échanges, entraîné le développement des postes de travail et leur architecture (nombre de serveurs, de périphériques, etc.) et permis l’émergence de nouveaux outils (réseaux sociaux, messageries, blogs, etc.).
Cette adaptation à cette forme de travail différente a suscité de la part des entreprises des investissements en matériel qui ont généré des coûts supplémentaires.
Pour s’inscrire dans une démarche écoresponsable, l’entreprise doit sensibiliser ses salariés et veiller à réduire son impact sur l’environnement (augmentation de la durée de vie de ses installations informatiques, réduction des consommables, etc.).
B) Les documents numériques
a) Le document
Un document est un support d’informations structuré et vecteur d’un message. Un document papier reste le support le plus couramment utilisé. Cependant, de plus en plus de documents circulent sous un format numérique, plus facile à transmettre.
b) La numérisation
Afin de dématérialiser le document, la numérisation est nécessaire. Elle consiste à transformer un document papier en document électronique. Pour réaliser cette numérisation, l’entreprise doit disposer d’un numériseur (scanner) et des logiciels appropriés.
c) La gestion électronique de documents (GED)
Elle regroupe l’ensemble des moyens matériels et logiciels permettant de gérer le cycle de vie des documents sous forme électronique. Ce nouveau processus permet non seule.
Le système informatique
Le système informatique forme un sous-ensemble du système d’information. Il permet de stocker toutes les informations nécessaires. Constitué du matériel informatique, des ressources humaines et des bases de données, le système informatique produit des flux d’informations nécessaires non seulement au fonctionnement de l’organisation mais surtout à la prise de décision.
A) Le matériel
Afin de réaliser les différentes missions qui lui sont confiées, les salariés doivent recourir aux technologies de l’information et de la communication (TIC) afin d’accéder aux informations et de les partager. Le poste de travail est donc doté d’une unité centrale (ordinateur fixe ou portable) connectée au réseau, reliée à un ou plusieurs serveurs et périphériques (imprimante, numériseur, etc.). Cette configuration permet le travail collaboratif.
B) Les réseaux informatiques
Grâce aux réseaux, les processus de travail sont modifiés. Les échanges sont simplifiés, l’accessibilité aux informations accrue, la communication facilitée (voir chapitre 3 pour la structure des réseaux).
Rappel
Grâce au cloud computing, les données sont externalisées sur des serveurs distants, permettant l’accès aux données depuis un poste équipé d’un accès internet.
Différents types de réseaux sont installés selon la finalité, permettant une communication plus ou moins étendue :
le réseau personnel ou PAN (Personnel Area Network) relie les ordinateurs entre eux sur quelques mètres ;
le réseau local ou LAN (Local Area Network) utilisé au niveau de l’entreprise (< 1 km) ;
le réseau MAN (Métropolitain Area Network) pour un espace géographique plus important, au niveau d’une ville par exemple (< 100 km) ;
le réseau étendu ou WAN (Wide Area Network) au niveau national (> 100 km). Internet représente le grand réseau WAN.
C) Les applications et progiciels de gestion intégrée (PGI)
Outre la suite bureautique classique, les ordinateurs sont équipés de PGI (en anglais, Enterprise Ressource Planning – ERP) qui gèrent l’ensemble des activités de l’organisation (gestion des ressources humaines, comptable, commerciale, etc.). Les informations stockées dans une base de données unique sont transmises, grâce à différents modules, aux utilisateurs concernés. Le recours aux PGI assure la cohérence des informations, facilite leur transmission et optimise leur traitement.